5 maneiras de realizar reuniões com eficiência e parar de perder tempo

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Todo mundo odeia reuniões, mas todos sabem que são essenciais ao mesmo tempo. Então, como você torna as reuniões mais eficientes, em vez de uma grande perda de tempo? Esses sites e aplicativos podem ajudar.

As ferramentas deste artigo são mais adequadas para reuniões pessoais. Embora você possa usá-los também para equipes remotas, é melhor usar o melhores ferramentas de reunião online gratuitas para colaborar com sua equipe As 6 melhores ferramentas gratuitas para reuniões on-line para colaborar com sua equipeEquipes pequenas não precisam de aplicativos empresariais caros para colaboração. Aqui estão seis ferramentas fantásticas que você pode usar para gerenciar os dados, a comunicação e muito mais da sua equipe. De graça. consulte Mais informação . Desde videoconferência até gerenciamento de projetos, há algo para todos nessa lista.

Alface Conheça (Web): Encontre quando você pode se encontrar, sem necessidade de inscrição

É irritante se inscrever em um novo serviço para todas as pequenas tarefas. O Lettuce Meet é um aplicativo da web simples para descobrir a data e a hora mais convenientes para que todos se encontrem, solicitando as preferências de cada um.

É terrivelmente simples. Inicie uma reunião desejada com seu nome e objetivo, adicione as datas em que você pode se reunir e escolha horários em todos os dias em que estiver livre. Envie o URL exclusivo do Lettuce Meet para qualquer pessoa que possa adicionar sua própria disponibilidade de maneira semelhante. Todos os espaços livres de todos os participantes (indicados em verde) se sobrepõem, mostrando os melhores horários para o encontro.

Alface Meet é um daqueles simples ferramentas de colaboração sem inscrição Mais de 10 ferramentas de colaboração sem inscrição que você pode usar em 10 segundosA colaboração online pode economizar você e sua equipe tempo e dinheiro. Colaborar rapidamente pode economizar um pouco mais. Essas ferramentas estão prontas para serem usadas quando você estiver. Não é necessário registro. consulte Mais informação que ajudam você a fazer as coisas sem pular os aros. Na sua própria empresa, é mais fácil usar o Google Calendar ou o Microsoft Outlook. Mas quando é uma reunião com pessoas externas, como clientes ou clientes, uma ferramenta sem complicações como Lettuce Meet é um caminho mais neutro.

Você costuma suportar longas e inúteis reuniões? Isso geralmente acontece porque a pessoa que lidera a reunião não se preparou bem o suficiente. Esta Lista de Verificação de Reunião da Equipe garantirá que a reunião ocorra sem problemas tanto para o líder quanto para os participantes.

A lista de verificação é dividida em tarefas para antes, durante e após uma reunião. A parte “Durante” está cheia de pequenos detalhes que você deve prestar atenção, porque essas são as coisas que muitas vezes atrapalham as reuniões. Por exemplo, “um tópico será discutido de cada vez” e “cada item da agenda será encerrado em voz alta” parecem triviais, mas eles ajudarão a garantir que a reunião seja um sucesso.

Você pode imprimir a lista de verificação inteira para levar consigo para a reunião. A Lista de Verificação da Reunião da Equipe o incentiva a clicar em todos os botões da lista de verificação e enviá-la por e-mail a todos os participantes, pois declarar suas metas em voz alta cria um pouco de pressão social para ajudá-lo a executar. É semelhante a ter um grupo idealizador para atingir metas Como um grupo idealizador pode ajudá-lo a alcançar mais objetivosO termo “grupo idealizador” está sendo muito discutido atualmente na esfera do desenvolvimento pessoal, mas o que exatamente eles são, eles funcionam e como você pode criar seu próprio grupo? consulte Mais informação .

Toda reunião precisa de uma agenda fixa. Se você não possui isso, está indo para uma discussão sinuosa, onde nada é feito e todo mundo perde seu tempo. Para aprender a definir a agenda da reunião, use esses modelos gratuitos como guias.

A lista de modelos gratuitos da Smartsheet abrange vários cenários de reunião: reunião informal, reunião de negócios, reunião do conselho, reunião da equipe, reunião simples, reunião semanal e assim por diante. Você pode usar esses modelos no Microsoft Word, Google Docs ou qualquer processador de texto que você goste que suporte o formato de arquivo DocX.

Embora os modelos sejam uma boa espinha dorsal para definir a agenda, leia também Harvard Business Review's dicas sobre como criar uma agenda de reuniões. Possui alguns truques excelentes, como listar tópicos como perguntas que a equipe precisa responder, em vez de títulos genéricos e abertos.

Por fim, se você não encontrar o que precisa nos modelos de agenda acima, confira nossa lista de outros 15 modelos de agenda de reuniões para o Word 15 modelos de agenda de reuniões grátis para Microsoft WordEsses modelos gratuitos de agenda de reuniões para o Microsoft Word podem ajudar você a começar bem qualquer tipo de reunião. consulte Mais informação .

Concordo (Web): faça atas de reuniões, compartilhe-as e atribua tarefas

Uma pessoa em cada reunião deve receber minutos. “Atas da reunião” é basicamente uma lista de qualquer coisa digna de nota que aconteceu. Podem ser tarefas, informações, discussões de tópicos ou mais. O AgreeDo ajuda você a separar isso facilmente e de graça.

É fácil criar uma conta, marcar uma reunião e convidar participantes. Cada item pode ser marcado como um dos quatro tipos: informações, decisão, tarefa ou tópico. Isso torna mais fácil para alguém que leva alguns minutos anotar as coisas rapidamente agora e depois transformá-las na categoria certa.

As tarefas podem ser atribuídas aos participantes adicionando seu email, e você também pode definir um prazo. Você também pode adicionar um anexo a cada reunião. Os participantes também podem adicionar comentários à ata.

A versão gratuita do AgreeDo restringe você a quatro reuniões por mês e três participantes e um anexo por reunião. A versão premium pode aumentar esses limites conforme suas necessidades.

É uma boa prática encerrar cada reunião, analisando suas atas e garantindo que todos concordem com elas. Se o AgreeDo não é sua xícara de chá, você pode usar modelos de atas de reuniões Os 12 melhores modelos de atas de reuniões para profissionaisA ata do formato da reunião captura o essencial. Use um desses modelos de atas de reuniões para aplicar rapidamente o formato MOM. consulte Mais informação para Microsoft Word ou Google Docs.

Não se trata apenas de levantar-se (eBook): Guia gratuito para reuniões diárias da manhã

Aplicativo de gerenciamento de projetos Qlutter tem tudo a ver com tornar o trabalho eficiente. Eles montaram um e-book gratuito que ensina suas próprias práticas de como realizar uma reunião diária eficiente e eficaz.

Em oito capítulos, o ebook fala sobre os benefícios das reuniões da manhã, como integrar sua equipe com a ideia e como administrar a reunião. É um pequeno livro de 44 páginas, mas, no final, você se sentirá melhor equipado para realizar reuniões diárias na forma de reuniões de stand-up ou scrum.

Você precisará se inscrever no boletim informativo da Qlutter se quiser o livro, após o qual poderá obtê-lo no formato PDF, mobi ou epub. É mais fácil enviá-lo diretamente para o seu Kindle.

Baixar: Não se trata apenas de levantar-se (e-book) [não está mais disponível]

O que fazer quando você não está liderando a reunião

Portanto, agora você tem ferramentas fáceis para organizar a reunião, criar uma lista de verificação para mantê-la no caminho certo, definir uma agenda e levar minutos. Você sabe até como realizar uma reunião diária com eficiência. Mas tudo isso é inútil se você não estiver liderando a reunião.

Caso a reunião tenha sido convocada pelo seu chefe, e eles tendem a permitir que as reuniões percam o rumo, você precisa fazer algo a respeito. Comece enviando este artigo no oito regras que um chefe deve conhecer para reuniões eficientes Farto de reuniões ineficientes? Envie estas 8 regras para seu chefeSe uma reunião é bem organizada, não há motivo para não melhorar a produtividade, o senso de propósito e o moral. Aqui estão algumas regras a serem seguidas para reuniões eficazes. consulte Mais informação . Faça isso educadamente ou envie-o anonimamente.