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A maioria dos usuários modernos de computadores pode achar difícil imaginar viver no tempo em que o tamanho dos discos rígidos do computador estivesse dentro da faixa de alguns megabytes. Mas os usuários desde os primeiros dias dos computadores conheciam tão bem a limitação do espaço de armazenamento que aprenderam a ser muito seletivos na escolha de quais arquivos manter e quais arquivos jogar fora.
Graças ao luxo do espaço de armazenamento praticamente ilimitado que temos hoje, os usuários de computadores desenvolveram a atitude “salve tudo agora, pense neles mais tarde”. O problema é que, para algumas pessoas “demais coisas para fazer” - como eu (e talvez a maioria de vocês) - “mais tarde” talvez nunca aconteça.
Então, um dia, a centésima vez em que você se mexer no (s) disco (s) rígido (s) para esse arquivo específico que você realmente precisa, sem uma pista sobre a identidade do arquivo, você deseja ter feito algo anteriormente na organização do arquivo departamento.
O agrupamento e a pesquisa
A solução mais comum para problemas de organização de arquivos é agrupar os arquivos semelhantes em pastas. Por exemplo: todos os arquivos relacionados ao Projeto X iriam para a pasta “Projeto X”, enquanto todos os arquivos MP3 iriam para a pasta “Música”.
Os problemas surgem quando você precisa decidir onde colocar os arquivos do Projeto X que também são um MP3. E na maioria das vezes, é muito mais complicado que isso.
Para ajudar a aumentar a eficácia do uso de pastas como um meio de organizar arquivos, você pode tentar o Smart Folder.
- Vá para o Finder e depois para o menu Arquivo> Nova pasta inteligente (ou Command + Option + N)
Você também pode criar uma pasta inteligente fazendo uma pesquisa na janela do Finder.
- Defina as regras da pasta escolhendo as opções disponíveis lá.
- Clique no botão de adição (+) para adicionar mais regras.
- Clique no botão de menos (-) para excluir uma regra.
Algumas coisas que você pode definir, por exemplo: o local do arquivo, o tipo de arquivo, a última data de abertura, a última data de modificação, nome etc.
Não se esqueça de clicar no botão "Salvar" depois que todas as regras forem personalizadas e marque a caixa "Adicionar à barra lateral" para colocar a pasta inteligente na barra lateral para que você possa acessá-las facilmente.
Dessa forma, você pode definir o conteúdo da pasta inteligente como arquivos PDF criados em uma semana e ter a palavra "cobrança" no nome. Quando um arquivo PDF tiver mais de uma semana, ele sairá automaticamente da pasta inteligente.
Se você não precisar mais da pasta inteligente, clique com o botão direito do mouse e escolha “Remover da barra lateral” no menu pop-up.
A marcação
Os usuários de Mac podem melhorar a usabilidade das pesquisas no Smart Folder e no Spotlight adicionando tags aos arquivos. Você pode atribuir várias tags a um arquivo ou pasta e ir além dos arquivos de agrupamento dentro das pastas.
A maneira tradicional de fazer a marcação é adicionando comentários do Spotlight na janela de informações do arquivo. Você pode acessar as janelas de informações do arquivo clicando com o botão direito do mouse no item e escolha “Obter informações” no menu pop-up ou selecione o item e pressione Command + I.
Mas marcar um arquivo ou pasta por vez é uma atividade tediosa e demorada. Sem mencionar chato. A maneira mais simples é usar TagIt.
É um pequeno aplicativo que o ajudará a marcar vários arquivos facilmente. O TagIt também facilita o processo de busca de arquivos com base em suas tags. E como bônus, você também pode atribuir classificações ao (s) arquivo (s) ou pasta (s).
Você pode pesquisar tags diretamente do Spotlight usando a string de pesquisa "tag: the_name_of_the_tag" sans quote.
Poucos cenários possíveis de uso de tags em arquivos e pastas são:
- Atribua a tag "Em andamento" a algo em que você está trabalhando no momento e altere a tag para "Concluído" depois de concluir o projeto.
- Atribua os nomes do cliente como tags ao arquivo.
- Use as classificações como o nível "Importância".
- Adicione os nomes dos membros da equipe.
- Adicione o número da revisão.
E adicionando tags às regras da Pasta Inteligente, você pode organizar seus arquivos e pastas muito melhor.
E se você? Qual método você usa para organizar arquivos? Compartilhe usando a seção de comentários abaixo.
Um escritor indonésio, músico autoproclamado e arquiteto de meio período; quem quer fazer do mundo um lugar melhor, um post de cada vez, por meio do blog SuperSubConscious.
