Digitalize e gerencie seus recibos, economize espaço, papel e tempo

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Os recibos de papel são facilmente perdidos e difíceis de encontrar quando você mais precisa deles. Felizmente, a digitalização resolve esses dois problemas. Armado com um smartphone, armazenamento em nuvem e suas próprias proezas organizacionais, você também pode resolver o problema de recebimentos extraviados.

Esteja você registrando seus impostos ou solicitando uma garantia, os recibos são vitais. Algumas empresas fornecem recibos de e-mail opcionais, a maioria não. Embora você sempre mantenha esse pedaço de rolo até o mais seguro possível, um backup digital pode salvar vidas - mesmo se você estiver apenas pagando seus impostos.

Scanners para smartphone

Hoje em dia, praticamente todo mundo tem um smartphone e todo smartphone tem uma câmera. Existem alguns aplicativos excelentes disponíveis para digitalizar papel para arquivo, independentemente do sistema operacional que você usa. De fato, as lojas de aplicativos são absolutamente geléia embalada com aplicativos de digitalização e concorrência acirrada é sempre bom para os consumidores.

Os aplicativos a seguir são criados em primeiro lugar com a digitalização em mente e os documentos são salvos na memória do seu smartphone. É provável que ofereçam a melhor qualidade, considerando seu único objetivo, e alguns até oferecem recursos úteis de exportação, compartilhamento e colaboração.

iOS, iPhone e iPad

Eu sempre tive um pouco de fraqueza por TurboScan (US $ 1,99), um aplicativo de scanner de orçamento que oferece excelentes resultados TurboScan - ou por que seu próximo scanner custará US $ 1,99 [iPhone]Eu tive um scanner uma vez. Ocupou uma enorme quantidade de espaço na mesa da minha infância por volta de 1998, conectado via porta paralela e a relação qualidade / velocidade era ruim para dizer o mínimo. Foi o ... consulte Mais informação . Permite criar PDFs de várias páginas, bem como JPEGs. Embora a interface não tenha muito o que falar, detecção de borda e verificação geral a qualidade (com configurações de contraste ajustáveis) são excelentes, e há um recurso "SureScan 3x" que mescla três exposições, especialmente úteis em luz baixa.

Eu também consegui pegar CamScanner + (US $ 4,99) enquanto estava à venda e, depois de usá-lo várias vezes, ficou satisfeito com os resultados. O aplicativo permite que você envie por fax suas digitalizações diretamente (mediante taxa), marque entradas, colabore, identifique texto e até defina uma senha para proteger seus documentos particulares. Há um versão gratuita disponível que usa anúncios e marcas d'água em suas verificações, entre outras limitações.

Um dos aplicativos mais cheios de recursos vem na forma de Scanner Pro (US $ 6,99) com um preço premium adequado para corresponder. O aplicativo possui recursos como detecção de borda em tempo real para melhor enquadramento, sincronização do iCloud para manter seu digitalizações copiadas em backup e sincronizadas com seus dispositivos e upload direto para o Dropbox, Google Drive e Evernote. Se você precisar de um aplicativo que faça tudo, provavelmente o Scanner Pro.

Android

Os usuários do Google também podem fazer uso de CamScanner + (US $ 4,99) ou o mais popular versão gratuita, que possui um conjunto de recursos robusto semelhante. Como é de se esperar, o teste gratuito marca d'água nas varreduras recebidas e limita alguns dos recursos mais úteis dos aplicativos, mas a qualidade fornecida pelo CamScanner é excelente Digitalize documentos no seu telefone com o CamScanner para AndroidVocê pode usar este aplicativo útil para digitalizar qualquer documento diretamente do seu telefone. consulte Mais informação .

Outra boa alternativa ao CamScanner + é Scanner de documentos móvel (US $ 4,99) também conhecido como MDScanner. Com suporte para várias páginas, detecção de borda e uma variedade de opções de processamento para destacar textos, imagens ou desenhos do quadro branco, o aplicativo é uma adição altamente capaz ao seu escritório móvel. Como sempre, você pode conferir o versão gratuita que se baseia em publicidade, marca d'água e uma digitalização em lote limitada.

telefone do Windows

Na pressa de dominar o cenário dos aplicativos de digitalização móvel, os desenvolvedores do CamScanner chegaram à loja Windows Phone gratuitamente CamScanner Para Windows phone. Pelo que sei, o aplicativo não tem nenhuma limitação e nem custa um centavo - o preço que você o pagamento está em recursos, pois nem tudo disponível nas versões iOS e Android está funcionando aqui ainda. Ainda assim, é gratuito e gera um PDF de aparência saborosa.

Devido à (falta de) popularidade da plataforma, os usuários do Windows Phone não têm muita escolha quando se trata de outros aplicativos. Existe o Handyscan gratuito, mas ele não parece melhor que o CamScanner, então você está melhor com o primeiro.

Armazenamento na núvem

Um dos benefícios de digitalizar seus recibos para PDF ou formato de imagem é poder armazená-los na nuvem, prontos para serem acessados ​​sempre que você precisar. Felizmente, existem alguns aplicativos que combinam armazenamento, organização e até captura de documentos - e todos eles são gratuitos para inicialização.

A plataforma de armazenamento em nuvem do Google é um ótimo lugar para guardar seus recibos, desde que você não se preocupe em colocar seu histórico de compras nas mãos do Google. Os aplicativos iOS e Android possuem um recurso de digitalização de documentos que permite capturar, fazer upload e organizar rapidamente seus recibos e outros documentos. A melhor parte disso é que você pode usar vários dispositivos executando sistemas operacionais diferentes para capturar tudo e armazenar (ou acessar) tudo no mesmo local.

Desculpe os usuários do Windows Phone, o Google ainda não se incomodou em criar um aplicativo para sua plataforma - e parece que eles não serão lançados em breve.

O Evernote é uma ótima alternativa ao Google Drive, se você já usa o serviço de anotações. Além de ser gratuito para uma conta básica (tamanho máximo de nota de 10 MB, limite de upload de 60 MB por mês), o iOS As versões para Android e Android contêm um excelente scanner de documentos, ideal para salvar instantâneos recibos. Você pode anexá-los a uma nota ou caderno de sua escolha, marcá-los e até abri-los em Skitch para anotação.

Infelizmente, as versões Windows Phone e Blackberry não incluem a digitalização de documentos, mas permitem que você faça um snap e faça o upload do seu dispositivo - então é isso.

Quando se trata de digitalizar, os usuários do Windows Phone têm um truque bastante útil na manga - um aplicativo dedicado chamado Office Lens digitaliza recibos, documentos e quadros diretamente no OneNote. O aplicativo requer que você faça login com uma conta da Microsoft e permite salvar imagens no "modo de documento" e "modo de quadro branco" diretamente na nuvem. Você pode acessá-los por meio do aplicativo OneNote incorporado do WindowsPhone ou de uma edição para desktop semelhante.

Digitalize com mais inteligência usando um scanner de documentos

Se você está constantemente decepcionado com os resultados da digitalização portátil, considere um scanner de documentos. Nós temos mostrou-lhe como fazer um no passado Como criar seu próprio scanner de documentos para smartphoneVocê já tentou tirar uma foto de um documento com a câmera do seu smartphone, esperando convertê-lo usando o software OCR em um documento PDF ou Word posteriormente? Talvez você tenha tentado tirar ... consulte Mais informação , e se você digitalizar muitos recibos, pode valer a pena reservar um tempo para criar os seus.

Mantendo o dispositivo parado e deixando muita luz entrar, uma caixa de digitalização pode melhorar bastante a qualidade de suas digitalizações e reduzir as distorções causadas pela correção de borda.

Usar IFTTT Para uma organização mais inteligente

IFTTT é uma ferramenta de automação infinitamente útil O melhor guia IFTTT: use a ferramenta mais poderosa da Web como um profissionalIf This Then That, também conhecido como IFTTT, é um serviço gratuito baseado na Web para que seus aplicativos e dispositivos funcionem juntos. Não sabe como criar seu applet? Siga este guia. consulte Mais informação que usa uma combinação de gatilhos e ações. O IFTTT pode ajudá-lo a organizar os recibos de várias maneiras, mas o principal benefício que posso ver é usá-lo para organizar seus recibos digitais, para que apareçam ao lado dos digitalizados.

Se você é um usuário do Gmail, pode configurar vários gatilhos, como adicionar um determinado marcador a uma mensagem, linhas de assunto ou e-mail de remetentes designados. Se você já configurou seus filtros para que os emails de compras sejam automaticamente rotulados à medida que chegam à sua caixa de entrada, todo o processo pode ser incrivelmente simples.

É então um caso simples de escolher sua ação - armazenar em uma pasta designada do Google Drive, salvar no Dropbox, salvar um novo no seu bloco de notas “Receipts” do Evernote, para adicionar uma nova nota à sua conta do OneNote - a escolha é sua e razoavelmente ilimitada em naquela.

Sério sobre digitalização?

Por fim, se você estiver realmente sério sobre a digitalização, considere um scanner móvel de empresas como Doxie ou Flip-Pal. Ao contrário dos robustos modelos de mesa de antigamente, esses modelos (especialmente os da Doxie) são projetados para serem leves e móveis. O modelo básico de cada empresa começa em US $ 149, embora se você digitalizar muito a taxa de inscrição não seja um problema.

Quais são as suas dicas para ficar em cima de sua pilha de recibos de papel? Adicione seus próprios mecanismos de enfrentamento nos comentários abaixo.

Créditos da imagem: Receitas de supermercado Via Shutterstock