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Embora nenhum de nós esteja ansioso para participar de reuniões, felizmente existem vários aplicativos on-line e móveis úteis, como Concordo Agreedo: escreva e gerencie seus minutos da reunião de negócios gratuitamente on-lineHá várias semanas, estou procurando um site ou aplicativo fácil de usar que me permita manter e armazenar as atas das reuniões. A abordagem tradicional de documentos de texto não é mais produtiva ... consulte Mais informação , que facilitam a tarefa de planejar reuniões. Todas as reuniões bem-sucedidas começam com uma agenda bem pensada, que inclui uma meta e um objetivo claramente definidos para cada item da agenda. Uma agenda bem desenvolvida pode ajudar você e os membros da sua equipe a manter o foco e, talvez, reduzir a quantidade de tempo que você encontra.
Eu uso regularmente MyCommittee MyCommittee é a melhor ferramenta online para criar agendas e minutos onlineAs ferramentas e os recursos online para organizar reuniões eficazes são amplos, variados e extremamente úteis. Com sites como o MyCommittee.com, você pode reduzir a necessidade de troca de e-mails e encaminhamento de documentos para reunir ... consulte Mais informação para desenvolver agendas e levar minutos para a maioria das reuniões que organizo e facilito. Mas também descobri um aplicativo para iPad bem pensado chamado Expectativas para Reuniões (gratuito), projetado para criar e compartilhar agendas de reuniões. Embora o aplicativo não tenha sido projetado para levar alguns minutos, ele inclui um recurso que pode ser usado rapidamente para esse fim.
Configuração básica
corresponder às expectativas possui uma interface de usuário limpa que economiza alguns toques ao adicionar dados. Para configurar uma agenda, basta tocar no botão + na parte superior esquerda da barra de menus. Existem campos de entrada para o título obrigatório, local, data e hora da duração da reunião.
Há também um "objetivo”Que não deve ser esquecido. Uma reunião bem pensada deve ter um objetivo claramente definido que comece com algum tipo de verbo de ação - por exemplo "avaliar a estratégia de marketing atual ”.
O Meeting Expectations também inclui um recurso de Participantes que se conecta à lista de contatos do seu iPad. Sem dúvida, as pessoas com quem você se encontra provavelmente estarão ou devem estar na sua lista de contatos. Se um participante não estiver na sua lista, você poderá adicionar novos contatos no aplicativo. Esse recurso não só economiza tempo, como reduz a necessidade de digitar nomes e endereços de email, como também é útil para compartilhar rapidamente a agenda com os participantes por email.
Definindo itens da agenda
Atender às expectativas é realmente uma economia de tempo quando se trata de desenvolver uma agenda. É claro que você adiciona itens da agenda usando o campo de entrada, mas o aplicativo economiza alguns toques com base na configuração. Depois de digitar sua entrada e tocar no Feito No botão, o aplicativo adiciona o item à lista, mas, felizmente, não fecha o teclado.
Nota - normalmente, os itens da agenda devem começar com um verbo de ação, por exemplo Revise, avalie, discuta, faça brainstorming, relate e analise.
Você pode continuar adicionando itens da agenda, cada um dos quais atribuído 15 minutos por padrão. Neste ponto, não se preocupe em definir durações de tempo para cada item da agenda.
Atender às expectativas também inclui um pequeno recurso bacana para adicionar pausas para almoço e café à sua agenda. O tempo padrão para esses itens é 45 e 15 minutos, respectivamente, mas os horários podem ser ajustados.
Os itens novos e importantes da agenda também devem incluir o nome do participante responsável por esse item, bem como uma breve descrição do motivo pelo qual o item foi adicionado à agenda. Os desenvolvedores do Meeting Expectations entenderam claramente a importância de definir itens da agenda.
Você pode tocar em um item da agenda e adicionar o nome do membro da equipe responsável por esse item, além de uma breve descrição e notas referentes ao que será coberto durante essa parte da agenda. Em uma pitada, esse recurso também pode ser usado por alguns minutos. Suas descrições de agenda ficam ocultas enquanto você é o editor de agenda do aplicativo, mas serão exibidas na página inicial salva e no documento enviado por e-mail.
Como você verá, as expectativas de reunião calcularão automaticamente o tempo de duração da reunião com base no tempo alocado para cada item da agenda. Este é um pouquinho agradável, e é claro que os itens e horários da agenda podem ser editados. Os itens também podem ser facilmente movidos ou excluídos. A capacidade de ajustar os horários também pode ser feita durante a reunião. Portanto, se você exceder o tempo para um item específico, poderá ajustar outros itens da agenda para que a reunião termine dentro do cronograma.
Compartilhando sua agenda
Quando você termina de configurar sua agenda, todas as suas entradas são bem formatadas na página inicial do aplicativo. No entanto, certifique-se de tocar no Salve antes de fechar o aplicativo, ou todos os seus dados não salvos serão excluídos.
Atender às expectativas facilita o compartilhamento de sua agenda por e-mail. O email real incluirá toda a entrada da agenda, incluindo data e hora, e itens e notas da agenda da reunião. Infelizmente, no entanto, você deve inserir manualmente os endereços de email dos participantes no campo “Para” do email que o Meetings Expectations cria. Isso salvaria algumas etapas se o aplicativo fizesse isso por você.
No entanto, enviar sua agenda aos participantes alguns dias ou uma semana antes da reunião é uma ótima maneira de colaborar e obter informações adicionais para a agenda.
Você também pode salvar os itens de data e agenda no aplicativo Calendário no seu iPad.
Outras características
Outro grande economia de tempo no Meeting Expectations é a capacidade de clonar reuniões salvas. Isso significa que você não precisa digitar novamente os itens da agenda de reuniões anteriores, mas simplesmente editar esses itens para a próxima reunião. Esse é um recurso especialmente útil para reuniões recorrentes e agendadas regularmente, que apresentam itens de agenda antigos e novos.
Você também pode salvar agendas como rascunhos não programados e, é claro, todas as suas agendas são arquivadas.
No geral, o Meeting Expectations é um aplicativo móvel bem projetado e que economiza tempo. Seria ainda melhor como um aplicativo de desktop. Atender às expectativas substitui a necessidade de usar modelos do Microsoft Word ou outros aplicativos puramente baseados em texto. Este aplicativo faz com que suas agendas pareçam profissionais.
Atender às expectativas está em sua primeira versão, portanto, espero que isso aconteça com recursos adicionais, incluindo a capacidade de salvar agendas para Dropbox e como PDFs. Alguns outros desejos incluem a capacidade de adicionar nomes às notas da lista de participantes, em vez de precisar digitá-las manualmente. Essas são solicitações menores, especialmente porque existem apenas alguns outros aplicativos móveis semelhantes na iTunes App Store.
Deixe-nos saber o que você pensa corresponder às expectativas. Você experimenta ou já usa outra solução semelhante?
Bakari é um escritor e fotógrafo freelancer. Ele é um usuário de longa data do Mac, fã de música jazz e homem de família.
