7 modelos mentais para fazer seu trabalho

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Steve Jobs teve seu famoso "campo de distorção da realidade".

A verdade por trás da superpotência é menos mágica, mas não menos poderosa. Foi seu próprio modelo mental que o ajudou a reformular o mundo e emboscar os outros com suas idéias que mudavam o mundo.

Steve Jobs viu as coisas de maneira diferente.

Modelos mentais são os espetáculos invisíveis através dos quais vemos o mundo. Em termos mais simples, são “leis” que construímos internamente que nos ajudam a entender o mundo. Os modelos mentais são gerados pela experiência, alimentados pela observação e aprimorados pela razão.

Mas, como qualquer lente, os modelos mentais podem ficar míopes ou embaçados. Por isso é tão importante trabalhar continuamente nos modelos mentais que adotamos para nós mesmos.

Por que os modelos mentais são importantes?

Um modelo mental arraigado, mas defeituoso, pode evitar ondas de pensamentos corretos. Por exemplo, o viés de confirmação nos torna cegos para formas alternativas de interpretar informações. O modelo mental certo, que nos ajuda a remover os filtros em torno de nossos pensamentos, pode nos tornar tomadores de decisão mais inteligentes.

A realidade é composta de círculos, mas vemos linhas retas.

- Peter M. Senge, a quinta disciplina: a arte e a prática da organização de aprendizagem

Em resumo, podemos invadir a maneira como pensamos lançando o modelo mental certo ou uma bomba de modelos mentais em nosso cérebro animal.

Modelos mentais e ferramentas de implementação

Pense nas ferramentas como paletas para ajudá-lo a pintar seus "pensamentos". Eles podem nos ajudar a encontrar novas abordagens para velhos modelos de pensamento. Em alguns casos, eles podem nos ajudar a criar modelos mentais inteiramente novos.

Então, vamos integrar alguns modelos mentais em nossas rotinas diárias e ganhar impulso para melhor gerenciamento de tempo, determinação e auto-reflexão.

1. Abaixe a energia de ativação

Imagine-se saindo da cama.

Este evento simples, feito na hora certa, inicia o seu dia. A "energia de ativação" para esta atividade é baixa porque é um hábito.

Usar a energia de ativação como modelo mental nos leva de volta à aula de química, onde aprendemos que as reações energeticamente desafiadoras exigem uma grande quantidade de energia de ativação.

Qualquer hábito ou tarefa produtiva segue o mesmo modelo. Quanto mais complexo o trabalho, maior será a energia de ativação necessária para iniciá-lo e sustentá-lo. Além disso, quanto maior for o seu desejo de procrastinar.

O truque para superar essa barreira é diminuir a energia mental necessária para iniciar uma tarefa. Além disso, você pode redesenhar o trabalho alterando as condições que o impedem desde a primeira etapa. Por exemplo, você pode dividir uma tarefa complexa em etapas simples e pequenas.

Lembre-se de que tudo se resume a exercitar apenas uma coisa - nossa músculo da força de vontade Como trabalhar o músculo da força de vontadeAlgumas pessoas não têm o problema da força de vontade. O que diferencia essas pessoas produtivas? Como se vê, há muitas pesquisas sobre o assunto, e a resposta acaba sendo bem simples consulte Mais informação . Então, jogue tudo nele. Até o relógio.

Utilizando-o como modelo mental

Uma das ferramentas mais simples para ajudar a diminuir a energia de ativação é o timer no seu telefone. Quando algo estiver te impedindo, diga a si mesmo para trabalhar nele dois minutos e não mais.

Vamos emprestar outra idéia de Shawn Achor e seu livro A vantagem da felicidade (CA). Ele sugere que "devemos identificar a energia de ativação - o tempo, as escolhas, o esforço mental e físico de que necessitam - e reduzi-la".

Reduzir essa energia de ativação em até 20 segundos oferece benefícios que podem ocorrer em cascata durante o dia.

2. Dobre o tempo com a lei de Parkinson

Esta é a lei de Parkinson e apenas diz que a quantidade de tempo que você precisa para concluir uma tarefa é a quantidade que você levará. Para ser mais produtivo, estimule seu cérebro encurtando o tempo necessário. É uma observação e não uma regra rígida. Mas agradeça a Cyril Northcote Parkinson na próxima vez que você estiver trabalhando com um prazo apertado. Mesmo assim, ele o usou em um contexto muito específico - o Serviço Civil Britânico.

O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão.

isto não significa que você procrastine e use o pânico de última hora para concluir uma tarefa. Em vez disso, sempre que você precisar fazer algo, experimente prazos mais curtos.

Utilizando-o como modelo mental

Não permita que prazos externos aumentem a pressão no último minuto. Planeje e defina seus próprios micro-prazos para o seu projeto. Os prazos finais devem ser o mais curtos possível. Você também pode ajustar seu foco com o conceito de bloqueio de tempo.

Use um cronômetro simples para prazos de hora em hora ou uma notificação do Google Agenda para projetos mais longos. Usar Zapier com Google Calendar para configurar alertas no Slack, Email ou SMS à medida que o prazo se aproxima.

3. Faça uma coisa de cada vez com tarefas únicas

Pense em um cérebro multitarefa como um disco rígido fragmentado.

O cérebro como nosso disco rígido continua funcionando, mas é um uso ideal de seus recursos? A multitarefa abre várias portas para as distrações. Como este Estudo da Microsoft mostra, a queda na produtividade pode chegar a meio dia!

o tarefa única vs. debate multitarefa Single- vs. Multitarefa: o que é melhor para produtividade?A multitarefa é um método comum para aumentar a produtividade. Acontece que não é necessariamente a bala de prata para a produtividade. A chave é saber quando multitarefa. consulte Mais informação pode ter terminado, mas muitos ainda usam o último como um distintivo de honra. Adote o hábito de tarefas únicas, concentrando-se em um grande objetivo. Tire isso do caminho e passe para o próximo. Por fim, use a atenção plena para desligar o computador e o telefone quando terminar o trabalho do dia.

Utilizando-o como modelo mental

Existem várias maneiras de executar uma única tarefa. Alguns exigem ajustes nos nossos hábitos, enquanto outros precisam de guarda-costas mentais mais fortes. Aqui estão algumas idéias e ferramentas para se concentrar em uma coisa de cada vez.

Feche o seu email.

Configure seu computador com as ferramentas certas para ajudar no trabalho focado 3 maneiras de parar a multitarefa e manter o foco para ser mais eficiente e produtivo [Windows]No MakeUseOf, escrevemos inúmeros artigos sobre como fazer multitarefas. No entanto, a multitarefa mexe com seu cérebro. Pesquisas mostram que as pessoas que fazem muitas tarefas múltiplas são "mais suscetíveis à interferência de ... consulte Mais informação .

Sempre abra uma guia do navegador ou defina limites com extensões do Chrome, como XTab.

Bloquear notificações e distrair sites sociais com aplicativos como Liberdade e Autocontrole.

Planeje suas tarefas com ferramentas como Any.do ou OneTask (Mac).

4. Invista com o princípio de Pareto

Vilfredo Pareto nunca viu o princípio se tornar tão universal em sua vida.

O economista italiano acabou de notar que 80% da riqueza e da terra eram controlados por apenas 20% da população. A regra prática “80-20” encontra aplicação em muitas áreas de nossas vidas, mas geralmente é mal utilizada. A observação simplesmente afirma que 80% dos resultados podem ser atribuídos a 20% das causas.

Hoje, em nosso Zen de produtividade, dizemos que 20% de nossos esforços criam 80% de nossos resultados. As porcentagens são enganosas, pois a linha entre esforços e resultados nem sempre pode ser tão clara. Mas a verdade é que a maioria das coisas na vida não é tão uniforme - para concluir o trabalho, devemos aprender a focar no que mais importa.

Utilizando-o como modelo mental

Siga as observações do Princípio de Pareto para aliviar o estresse da produtividade 4 maneiras de eliminar o estresse da produtividadeCom algumas mudanças bem direcionadas, você pode aumentar sua produtividade aos trancos e barrancos. Aplique esses métodos simples à sua vida e o resultado é o que você esperaria - trabalhe melhor com menos esforço. consulte Mais informação . Procure os "poucos vitais" no barulho dos "muitos triviais". Aqui estão algumas experiências de Pareto:

• Eu o uso para percorrer vários artigos on-line, mas leio apenas os dois melhores.
• Você pode priorizar sua lista de tarefas, classificando cada item de acordo com o esforço e os resultados.
• Agrupe seus e-mails em categorias básicas. Usar respostas enlatadas para as respostas de email mais comuns que oferecem o menor benefício.
• Faça uma auto-análise com um modelo simples e um rastreador de tempo para encontrar suas atividades fundamentais contra suas distrações. Jared Dees compartilha uma Modelo 80/20 para produtividade pessoal.

5. Priorize com a matriz Eisenhower

Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente.

Em poucas palavras, essa é a famosa citação que levou à Eisenhower Decision Matrix. Qualquer decisão com base no tempo pode ser colocada em um dos quatro quadrantes da matriz.

• Urgente e importante (tarefas que você deve executar imediatamente).
• Importante, mas não urgente (tarefas que você pode agendar para mais tarde).
• Urgente, mas não importante (tarefas que você deve delegar para outra pessoa).
• Nem urgente nem importante (tarefas que você pode eliminar).

Ao decidir entre urgência e importância, você pode não apenas priorizar suas tarefas diárias, mas também seus objetivos de vida.

Utilizando-o como modelo mental

Use a Eisenhower Matrix não apenas para decidir sobre as metas que importam, mas também para eliminar tarefas que não importam.

James Clear nos pede para esclarecer nossos objetivos porque pode ser difícil eliminar atividades que desperdiçam tempo, se você não tiver certeza do que está trabalhando. Ele oferece uma modelo de planilha da Eisenhower Box.

O Eisenhower.me ofereceu o vídeo acima e um prático Bloco de notas Eisenhower para atingir seus objetivos. Há um aplicativo online se você não gosta de caneta e papel.

este gráfico colorido da Xerox (PDF) usa cores para destacar a importância relativa das tarefas. Importante, mas não urgente é a área mais produtiva para gastar seu tempo.

Matriz Prioritária da Affluence.com tem aplicativos para Windows, Mac, iOS e Android.

6. Resolver problemas com o pensamento lateral

Pense fora da caixa. Observe o problema de diferentes ângulos e resolva-o de maneira indireta.

Porque poderia ser sua habilidade de sobrevivência mais importante no local de trabalho de amanhã, onde a inovação será o mantra. Edward de Bono disse o melhor:

Inteligência é algo em que nascemos. Pensar é uma habilidade que deve ser aprendida.

O pensamento lateral é de imensa importância nas sessões de brainstorming em grupo ou em qualquer projeto colaborativo. Nossas mentes tendem a pensar em linhas retas exatamente quando precisamos ver os problemas sob nova luz e encontrar soluções elegantes.

Utilizando-o como modelo mental

O pensamento lateral é um dos modelos mentais mais difíceis de usar, porque você precisa se treinar para isso. Mas os benefícios são enormes - de melhor criatividade a maior atenção. A boa notícia é que o pensamento lateral pode ser aprendido.

Comece um hobby criativo ou brinque com quebra-cabeças de pensamento lateral. Desenvolva o hábito de olhar as coisas de maneira diferente. Usar mapas mentais visuais 8 MS Word Templates que o ajudam a refletir e mapear suas idéias rapidamenteOs modelos gratuitos do Word não são apenas sobre documentos bonitos, currículos perfeitos e páginas de rosto. Eles também podem ser vitais para o brainstorming e mapas mentais. Aqui estão oito modelos do Word para suas necessidades de ideação. consulte Mais informação para explorar todo o seu cérebro e conectar todas as sementes de um pensamento. Encontre aplicativos como Estratégias oblíquas ou Oflow se soltar.

7. Preveja com uma estrutura de minimização de pesar

Graças a este modelo de metal, você pode sentar na sua poltrona e encomendar qualquer coisa de um livro e um trator.

Como Jeff Bezos diz, o curto prazo pode te levar à complacência. Para trabalhar nas coisas que importam, você só precisa se projetar para o futuro e pensar em como será uma vida de “sem arrependimentos”.

O Regret Minimization Framework é para os grandes objetivos cabeludos da sua vida. Isso pode ajudá-lo a esclarecer seus objetivos, colocá-los na caixa "Importante, mas não urgente" de Eisenhower e estabelecer outras estruturas para planejar o caminho a seguir.

Utilizando-o como modelo mental

A melhor ferramenta para iniciar seu próprio Regret Minimization Framework é educar-se. Para mim, começou com uma lista de baldes. Para você, poderia ser qualquer outro exercício de busca da alma.

E se diário Como iniciar um hábito de registro no diário com 7 modelos simplesSe você tem um modelo de diário, você tem uma grande vantagem: não precisa descobrir o que escrever! Os modelos economizam tempo e também reduzem o atrito da partida. consulte Mais informação ? Um exercício de auto-questionamento durante um mês pode trazer à tona desejos reprimidos e ajudá-lo a encontrar maneiras de minimizar os arrependimentos futuros.

Você é um pensador independente?

Charlie Munger é conhecido por usar uma tela de modelos mentais para avaliar oportunidades de investimento. Se puder, pegue uma cópia do Almanaque do pobre Charlie para a educação de uma vida em 500 páginas.

A maneira de vencer é o trabalho, o trabalho, o trabalho e a esperança de ter algumas idéias.

Quais são os pequenos sistemas em seu mundo que ajudam você a se manter equilibrado e produtivo? Qual é o único modelo mental que realmente funciona para você acima de tudo? E qual é o que está te segurando?

Crédito de imagem: Huza via Shutterstock, Alison via Shutterstock