Como aumentar sua produtividade com as sessões de atolamento e o Google Agenda

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Parece que algumas dicas de produtividade levam tanto tempo para serem implementadas que você imediatamente se sente desanimado ao ler sobre elas. Jam sessions são diferentes.

Talvez as únicas jam sessions que você conhece tenham relação com músicos colaborando de forma criativa e espontânea. Mas também há jam sessions relacionadas à produtividade. Vamos mostrar como você pode adicioná-los ao seu dia.

O que é uma Jam Session e como ela aumenta a produtividade?

Para fins de produtividade, uma jam session é uma bloco de tempo designado Bloqueio de tempo - a arma secreta para melhor focoVocê está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Experimente o bloqueio de tempo. Essa tática de gerenciamento de tempo pode ajudar a mantê-lo no caminho certo, mantendo afastadas distrações, procrastinação e multitarefa improdutiva. consulte Mais informação por se concentrar apenas nas prioridades. A duração de uma jam session varia, mas geralmente é entre 60 e 90 minutos. Planeje ter pelo menos duas, talvez três, jam sessions em um dia.

As sessões de atolamento fornecem poder de produtividade de nível superior, forçando você a colocar energia em suas tarefas mais importantes. Em outras palavras, não inicie uma jam session antes de decidir quais são suas prioridades.

Além disso, verifique se as responsabilidades que você assume são realmente cruciais para alcançar as metas. Por exemplo, se você é proprietário de uma empresa, seus objetivos provavelmente se concentram na lucratividade. Se você é alguém ansioso para progredir na escada corporativa, provavelmente trabalha duro no desenvolvimento da carreira.

A natureza sensível ao tempo das sessões de jam também funciona como motivador. Muitas pessoas usam temporizadores de contagem regressiva durante cada um. Uma rápida olhada no tempo decrescente no relógio pode ser suficiente para mantê-lo no caminho certo.

No entanto, as jam sessions não funcionarão bem se você não entender como colocar seus princípios em ação. Confira as sugestões acionáveis ​​abaixo. Eles se relacionam com técnicas e ferramentas que você já usa ou pode aprender facilmente.

1. Marque-se como "ocupado" sem fornecer detalhes

Você sabia que é possível indicar que você não está disponível no seu Google Agenda sem fornecer detalhes sobre o motivo?

Quando você adiciona um novo evento ao seu calendário, clique no ícone Mais opções botão.

Verifique se o seu evento está sendo exibido como Ocupado para qualquer pessoa que possa ver sua agenda.

Esse recurso é útil se você quiser experimentar jam sessions em particular por um tempo, sem que ninguém saiba o que está fazendo.

2. Adicione sessões de atolamento ao seu calendário pessoal do Google

Os Calendários compartilhados do Google atendem a seus propósitos. No entanto, eles podem se tornar caóticos à medida que o número de usuários com acesso aumenta. É por isso que é inteligente indicar os horários das suas sessões de jam em um Google Agenda particular.

Para criar um novo Google Agenda que somente você pode acessar, acesse o Google Agenda e concentre-se no menu à esquerda.

Procure o Meus calendários seção, em seguida, localize o sinal de mais acima. Está diretamente à direita da Adicionar calendário de um amigo opção.

Clique no sinal de maise selecione Novo calendário.

A partir daí, você abrirá uma caixa de configurações na qual poderá indicar um nome para o calendário. Se desejar, faça um calendário apenas para jam sessions. Então clique Criar calendário.

Depois disso, você verá uma caixa cinza na parte inferior da tela. Confirma a criação do calendário e tem um Configurar link nele. Clicar no link abre um grande painel de opções.

Você pode tornar o calendário acessível apenas para você. No entanto, lembre-se de que as jam sessions são blocos de tempo ininterruptos. É por isso que você pode compartilhar o calendário com um cônjuge, chefe ou assistente. Em seguida, o indivíduo pode consultar e saber quando seu tempo está fora dos limites.

Deseja adicionar jam sessions a um calendário privado existente, em vez de criar um novo?

Considerar usando um sistema de código de cores Como otimizar o Google Agenda com configurações personalizadasVocê ajustou as configurações padrão do Google Agenda para atender às suas necessidades? Apenas alguns cliques podem ajudar você a ser mais organizado e economizar tempo. consulte Mais informação . Clique na área do calendário reservada para uma jam session. Isso abre uma caixa de eventos. Você pode digitar um nome e hora, além de selecionar o calendário apropriado, se tiver vários. No entanto, em vez de clicar no azul Salve  botão, escolha Mais opções à esquerda dele.

Em seguida, você pode escolher uma cor para o evento, marcar-se como disponível ou ocupado e muito mais. O uso de cores específicas para jam sessions permite verificar rapidamente a indisponibilidade.

3. Priorize seus itens da lista de tarefas

Se você gosta de algumas pessoas, escreve listas de tarefas desorganizadas sem classificar tarefas de acordo com a prioridade. Felizmente, existem muitas maneiras de organizar responsabilidades em ordem de importância.

Lembre-se, esse é um princípio fundamental das sessões de jam: concentre-se apenas nas mais urgentes tarefas que o aproximam de seus objetivos Como executar tarefas em lote com o Google Calendar para aumentar o foco e a produtividadeMultitarefa não funciona. Mostraremos como superar os custos de troca agrupando várias tarefas semelhantes. Isso disparará seu foco e produtividade. consulte Mais informação .

Achando difícil a priorização? Tente anotar todas as suas tarefas primeiro. Você pode ter 20 ou mais, e tudo bem.

Em seguida, reduza o conjunto de tarefas às três a cinco principais coisas que você deve fazer. Essas tarefas são as coisas a serem resolvidas durante uma jam session.

4. Tornar as tarefas mais otimizadas com o Chunking

Chunking, ou bloqueio de tempo Como bloquear o tempo no Google Agenda para um dia de trabalho produtivoVocê luta com o gerenciamento do tempo? Mostramos como bloquear o tempo no Google Agenda para aumentar o foco, reduzir o estresse e aumentar a produtividade. consulte Mais informação , é uma estratégia de aumento de produtividade que você pode aplicar a uma jam session. Isso poderia envolver a divisão de grandes tarefas em segmentos menores. Como alternativa, você pode usá-lo para combinar tarefas semelhantes em uma.

Fazer uma apresentação do PowerPoint é um exemplo de uma tarefa substancial. Você pode não terminar em uma jam session. No entanto, você pode depender da fragmentação e segmentar esse item de tarefa em vários. Crie entradas para finalizar sua escolha de design de slide, inserir texto, adicionar imagens e assim por diante.

Como alternativa, talvez seja hora de comprar material de escritório em breve, mas você ainda não escolheu um revendedor. Não escreva um item da lista que diz "Pesquise preços de suprimentos" e outro que leia "Compre suprimentos". Em vez disso, combine os dois em um único item da lista de tarefas: “Determine os preços dos suprimentos e compre as peças necessárias Itens."

Usar o chunking para dividir grandes tarefas faz com que você se sinta menos sobrecarregado.

Por outro lado, converter responsabilidades menores semelhantes em uma reduz a sua lista de tarefas e a torna mais específica.

O Chunking também direciona suas sessões de jam. Isso ajuda a segmentar sua lista de tarefas, tornando seus itens de ação mais visíveis.

5. Adicionar itens da lista de tarefas pendentes que definem expectativas para outros

As jam sessions tornam-se inúteis se você se distrair. No entanto, talvez você não esteja acostumado a ignorar todas as informações de outras pessoas por períodos designados.

Nesse caso, as pessoas com quem você interage provavelmente não estão acostumadas a não responder a você.

É por isso que sua lista de tarefas por um dia com uma jam session planejada deve permitir tempo para definir as expectativas. Você pode configurar os respondedores automáticos de e-mail ou mensagem de texto que descrevam o tempo que você ficará indisponível. Se você é uma pessoa em demanda, considere designar uma pessoa de contato alternativa na sua ausência.

Por fim, coloque o telefone no modo avião para garantir uma jam session produtiva e sem distrações.

6. Compreender a mudança de prioridades

Uma das principais regras de uma jam session é que você coloca apenas energia nas prioridades.

No entanto, você também deve ter em mente que seus objetivos podem variar. Devido a prazos urgentes e solicitações inesperadas, às vezes é necessária uma nova priorização.

Sua jam session é um bloco de tempo orientado a tarefas. Considere as coisas que planeja realizar durante a sessão como sujeitas a alterações quando suas necessidades o fizerem. Use a mesma mentalidade ao organizar e reorganizar sua lista de tarefas.

O que você realizará em sua primeira jam session?

Talvez você queira experimentar jam sessions por um tempo ou apenas aprendeu sobre elas lendo este artigo. Em ambos os casos, você agora entende por que as sessões de jam valem a pena e como elas podem ajudá-lo a ter sucesso. Use as dicas acima para tornar as jam sessions parte de sua rotina diária.

O que você reservará para esta semana? Conte-nos na seção de comentários abaixo.

Crédito de imagem: leungchopan /Depositphotos