Faça a ata funcionar: Como fazer anotações eficazes durante uma reunião

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É uma habilidade que poucas pessoas aperfeiçoaram; os minutos da reunião perfeita.

É uma história familiar em um mundo imperfeito. Você está trabalhando em um projeto de importância crítica no trabalho. Este é um caso interdepartamental, com toda a dolorosa política interdepartamental que vem com isso. Como o prazo não se aproxima do projeto, você agende uma reunião com seus colegas. Depois de definir um agenda da reunião Crie agendas de reuniões com facilidade usando as expectativas de reunião [iPad]Embora nenhum de nós esteja ansioso para participar de reuniões, felizmente existem vários aplicativos on-line e móveis úteis, como o AgreeDo, que facilitam a tarefa de planejar reuniões. Todas as reuniões de sucesso começam ... consulte Mais informação e duas horas de discussão tediosa, você termina com um cronograma e um plano de ação acordados.

E o cronograma acordado não é cumprido e o plano de ação acordado não é executado. Você chama seus colegas com raiva - “O que diabos está acontecendo por lá? Não é isso que combinamos ". Eles são inflexíveis e estão fazendo o que prometeram. Eles estão convencidos de que você é quem está errado. E, infelizmente, não há nada para contestar sua versão dos eventos. Você não levou alguns minutos.

Infelizmente, é uma das habilidades mais vitais necessárias para o ambiente de trabalho moderno. Eles permitem que você crie um registro estabelecido de eventos que são acordados por todas as partes, poupando dores de cabeça mais adiante. Veja como você toma minutos efetivos em uma reunião.

Não demore minutos

Parece contra-intuitivo, certo? Este é um artigo sobre como levar minutos efetivos e estou dizendo que você não deve levá-los? Que loucura é essa?

É muito difícil fazer duas coisas simultaneamente. Se você estiver tentando acompanhar uma conversa enquanto leva alguns minutos, provavelmente fará um trabalho ruim com pelo menos uma dessas coisas. E lembre-se de como eu disse que os minutos deveriam ser uma representação precisa dos eventos? Eles são realmente algo que você não deve estragar.

Ao participar de uma reunião, convide alguém que não participe da conversa e peça que ele tome alguns minutos. Isso deixa você se concentrar na conversa e pode ter certeza de que o notas da reunião Colabore e edite notas de reunião em tempo real usando o Sync.inSempre que você precisar trabalhar com uma equipe on-line ou mesmo se precisar colaborar com outros colegas que possam trabalhar em outros locais remotos, a capacidade de ter algo visual para parecer ... consulte Mais informação será de boa qualidade. Se você está participando de uma reunião on-line (talvez usando o WebEx ou o Google Hangouts), por que você não inicia Audácia Grave arquivos de áudio com o Audacity consulte Mais informação e gravar a conversa para referência futura?

Lembre-se dos 5 W's

Pense em uma de suas aulas de inglês no ensino fundamental. Você provavelmente escreveu uma história em algum momento e aprendeu os "5 W's". Para refrescar sua memória, eles são 'quem', 'o que', 'quando', 'por que' e 'onde'.

Quando você pensa sobre isso, são minutos. Eles estão criando uma narrativa sobre algo que aconteceu ou algo que vai acontecer. E, assim como você faria ao compor um relatório ou um artigo, você precisa adicionar detalhes.

Então, onde você pode ter algo parecido com isto.

Atualize o WordPress para 3.7

Você poderia ter algo parecido.

Ben Smith atualizará o WordPress para 3.7 na próxima semana para atualizações de segurança.

Muito mais significativo, sim?

... Mas não leve muito longe.

Ninguém se importa que Ben Smith esteja atualizando o WordPress 3.7 na próxima semana, porque esta semana ele está de férias em Barbados com sua esposa e seus dois filhos, mas seu animal de estimação Chihuahua Gee-Fee fica nos canis locais enquanto eles estão fora. Por que você colocaria isso em suas anotações?

Sim, é importante anotar todos os detalhes importantes. Ser explícito é super importante. Dito isto, não leve muito longe onde você está gravando dados que não beneficiam ninguém.

Concordar com a ata

Então, você tem uma reunião de três horas. Quando terminar, permanecer na sala de conferências provavelmente estará bastante baixo na lista de coisas que você gostaria de fazer. Você está cansado. Você está com sede. As pessoas estão saindo do escritório e indo para casa para aquecer camas e o America's Got Talent.

Você sai? Não! Se você escreveu seus minutos à mão, você os digita laboriosamente. Depois de tê-los em um formato que é vagamente útil, envie-os por e-mail para cada participante. Você pede que reconheçam que leram a ata e que estão felizes com o conteúdo.

Isso esclarece o papel que cada pessoa deve ter, bem como suas responsabilidades, e se alguém discordar do registro oficial de eventos, pode corrigi-lo. UMA reunião colaborativa As 6 melhores ferramentas gratuitas para reuniões on-line para colaborar com sua equipeEquipes pequenas não precisam de aplicativos empresariais caros para colaboração. Aqui estão seis ferramentas fantásticas que você pode usar para gerenciar os dados, a comunicação e muito mais da sua equipe. De graça. consulte Mais informação acaba melhor por causa disso.

Learn Shorthand

Dependendo de quem você pergunta, a abreviação é uma ótima maneira de escrever as coisas rapidamente, ou é uma forma de criptografia que é resistente até aos olhos curiosos da NSA. Seja como for, é uma habilidade útil ter no seu arsenal de anotações.

Embora seja bastante intimidador de se ver, a taquigrafia não é muito difícil de grunhir. Ele substitui construções de escrita comuns por símbolos e abreviações, permitindo que você escreva centenas de palavras por minuto. É isso que Kim Fletcher, presidente do Conselho Nacional de Formação de Jornalistas, deve diga sobre isso.

Se você tiver uma nota abreviada, poderá encontrar a cotação muito rapidamente. Você entra com um gravador ou um gravador digital e, se você passou uma hora lá com o gravador, tem uma hora para passar, isso leva muito tempo

Existem muitos sistemas para escrever taquigrafia, com os sistemas alfabéticos (AlphaHand, etc) entre os mais rápidos enquanto Pré-aniversário de Gregg, Gregg Anniversary Faça a ata funcionar: Como fazer anotações eficazes durante uma reuniãoÉ uma habilidade que poucas pessoas aperfeiçoaram; os minutos da reunião perfeita. O registro de eventos evita dores de cabeça mais abaixo na linha. Veja como você tira minutos efetivos em uma reunião. consulte Mais informação e New Era Pitman sendo o mais rápido do grupo. Brinque com alguns e encontre um que você goste! Eu descobri isso esse site é incrivelmente útil para quebrar as diferenças entre cada uma das muitas metodologias existentes.

Estruture suas anotações

Ao fazer anotações, você cria um fluxo de trabalho ou usa o Buzzfeed completo e o coloca em uma lista? A eficácia de suas anotações depende inteiramente da maneira como você estrutura as informações que grava.

Você está gravando etapas ou anotando ações que as pessoas farão no futuro? Pontos de marcador podem ser úteis aqui. Você está fazendo registros detalhados sobre um evento que ocorreu anteriormente? Você pode usar um estilo de natureza mais parágrafos.

Sentindo-se artístico? Outra técnica que você pode achar útil é a anotação visual. Aqui, você adiciona contexto ao texto adicionando cores, gráficos e imagens. Ao adicionar ilustrações, você pode adicionar informações extras sem deixar suas anotações 'palavras pesadas'.

Por fim, você ficará feliz em saber que existem algumas ferramentas disponíveis que tornam a estruturação de suas anotações uma bobagem. Microsoft tem um monte de Modelos do Microsoft Word por tomar minutos em uma reunião. Elas não pareceriam fora de lugar em um local de trabalho abafado, de "camisa e gravata", mas ainda terão alguns respingos de cor. Eu também comecei a usar SimpleNote Mover sobre o TextEdit, o Simplenote já está disponível para o MacSe você deseja apenas abrir uma ferramenta de escrita e começar a escrever sem muitos sinos e assobios, o Simplenote pode ser exatamente o que você está procurando. consulte Mais informação pelos meus minutos, devido à sua estética limpa e seus backups em nuvem integrados.

Conclusão

A redução de minutos é super simples e é uma habilidade estratégica para realizar reuniões eficazes Guia de reunião on-line: software e estratégiaOs serviços modernos de videoconferência são fáceis de usar e estão disponíveis para praticamente qualquer pessoa com um computador ou smartphone. A capacidade de conectar-se e encontrar-se com pessoas on-line significa que não estamos mais limitados pela localização geográfica. consulte Mais informação todos nós devemos dominar. Você tem dicas úteis para tomar notas nas reuniões? Deixe-me saber nos comentários abaixo!

Crédito de imagem: Mark Jensen John Bensondpstyles