Como controlar e gerenciar melhor seus projetos com o Podio

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Quando as pessoas pensam em ferramentas para gerenciamento de projetos Intellinote: Coloque suas tarefas, arquivos, mensagens e reuniões on-line em um só lugarO Intellinote facilita o gerenciamento, a colaboração e a comunicação melhor com sua equipe, colegas e clientes com uma combinação abrangente de compartilhamento de arquivos, organização e vídeo e texto em tempo real bate-papo. consulte Mais informação , normalmente, software como o Microsoft Project vem à mente. Agora, é claro, essa é uma ferramenta fantástica para usar no gerenciamento de tarefas, cronogramas, entregas e recursos para um projeto. Mas, para que você usa acompanhando vários projetos?

Seja você uma equipe de um ou dez, uma ferramenta que pode rastrear status e reuniões, enviar lembretes e até abrigar todos os documentos de um projeto também é bastante útil. Aqui é onde Podio vem para ajudá-lo a gerenciar vários projetos, uma equipe de outras pessoas ou simplesmente uma maneira de acompanhar os dois. Aqui estão alguns truques e dicas para aproveitar ao máximo o uso do Podio para acompanhar seus projetos e sua equipe.

Implementar aplicativos Podio

O Podio é uma ferramenta que usa "aplicativos" para gerenciar diferentes aspectos da área de trabalho Podio: um único painel para gerenciar as tarefas da sua organização consulte Mais informação . Os aplicativos estão disponíveis por função e setor e incluem itens como reuniões, idéias, clientes, pedidos, faturas, contatos e muito mais. A melhor maneira de usar o Podio é obtendo os aplicativos necessários. Comece verificando o Podio App Market e revise os pacotes disponíveis por função ou setor. Com isso, você terá um bom começo e ainda poderá obter aplicativos individuais mais tarde.

Por exemplo, se você estiver usando o Podio para funções de gerenciamento de eventos, existe um pacote que contém aplicativos para participantes, locais, fornecedores, palestrantes, eventos e uma lista de convidados. Outro exemplo usa o setor de vendas e inclui um pacote para gerenciamento de leads, que possui aplicativos de vendas, leads, reuniões de vendas, comunicações e produtos.

Use os aplicativos no Podio para acompanhar todos os aspectos do seu projeto, grandes ou pequenos. Tudo isso pode ser organizado na tela principal da área de trabalho e conter os campos que você provavelmente precisará. Mas também é possível modificar qualquer aplicativo para personalizá-lo exatamente como você deseja. Esses aplicativos são a espinha dorsal do Podio e oferecem uma grande flexibilidade no rastreamento de seus projetos e de suas partes móveis.

Beneficie-se dos serviços e extensões conectados

Um recurso útil do Podio é sua conexão com outros serviços. Se você estiver interessado em conectar seu Calendário do Microsoft Exchange para exportar eventos, o seu GoToMeeting conta para iniciar reuniões diretamente do Podio ou do seu Evernote para anexar suas anotações, o Podio o cobre. Para rastrear suas tarefas e acompanhar seus projetos, conectar outros serviços que você usa é definitivamente o caminho a percorrer. Para usar o Podio com sucesso, esses serviços conectados permitem que você obtenha itens necessários que possam existir em outro lugar, mas que são necessários para o seu projeto.

Junto com esses serviços, você pode conectar facilmente o Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync e Dropbox. Conectar é fácil; basta clicar em Configurações da conta a partir da navegação principal e depois Serviços. Cada serviço tem seu próprio botão de conexão e, após o login, você os verá subir a lista em que estão prontos para uso.

Além de conectar serviços, você pode tirar proveito de Extensões do Podio que se integram a muitos desenvolvedores de terceiros. As integrações com MailChimp, Google Maps e Xero permitem que você aprimore ainda mais sua experiência com o Podio. Por exemplo, existe uma extensão do QuickBooks que permite importar clientes e informações da conta para o Podio, onde é possível configurar o faturamento automatizado entre os sistemas.

Como o Podio se compara ao Trello

Se você ainda não experimentou outras ferramentas, como o Podio, para acompanhamento e gerenciamento de projetos, pode ser facilmente comparado ao Trello Trello - Um sistema de gerenciamento de projetos exclusivo, simples e poderoso a partir de uma boa casaO nome Joel Spolsky significa alguma coisa para você? Nesse caso, você vai querer ler esta postagem, porque ela mostra o melhor e mais recente projeto de Spolsky. E se não, você deve saber que isso é ... consulte Mais informação , que é outra ótima ferramenta. Se você já tentou os dois, provavelmente tem uma preferência ou pode usar os dois, mas para coisas diferentes. Ambos oferecem o básico para rastrear projetos, tarefas e pessoas, juntamente com notificações úteis, lembretes e opções de formatação personalizadas para as ferramentas. Então, onde eles diferem?

Área de trabalho

Embora o Podio e o Trello tenham áreas de trabalho organizadas de maneira organizada, o Trello precisaria se enquadrar na categoria "configuração mais fácil". O Podio demora um pouco mais para ser configurado. Depois de obter os aplicativos necessários, você pode usá-los para configurar blocos ou widgets para o seu espaço de trabalho principal e reorganizá-los para ficarem bem. Com o Trello, você vê seus painéis imediatamente e, depois de escolher um, vê seus cartões. Sim, também há algum tempo de configuração com o Trello, mas esse tempo é gasto configurando seus projetos e tarefas ao invés de configurando as ferramentas necessárias para eles como no Podio. Mas, se você não se importa em demorar um pouco para criar um espaço de trabalho realmente personalizado, o Podio permite isso onde o Trello não.

Serviços Conectados

Quando se trata de conectar calendários, software de reunião As 6 melhores ferramentas gratuitas para reuniões on-line para colaborar com sua equipeEquipes pequenas não precisam de aplicativos empresariais caros para colaboração. Aqui estão seis ferramentas fantásticas que você pode usar para gerenciar os dados, a comunicação e muito mais da sua equipe. De graça. consulte Mais informação , gerenciadores de arquivos e anotadores, o Podio simplesmente tem mais opções. Você pode anexar arquivos e fotos a cartões no Trello de lugares como Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive (abaixo). Você também pode conectar o Trello ao iCal para visualizar seus cartões ou até o Calendário Sunrise, se essa for sua escolha de agendamento. No geral, o Podio tem mais flexibilidade com opções para serviços conectados.

Acesso Móvel

Ambos Podio (iOS, Android) e Trello (iOS, Android) têm aplicativos móveis gratuitos disponíveis que realmente tornam o acompanhamento do projeto conveniente. Para o seu telefone ou tablet, os dois têm cobertura. Se você é uma pessoa visual que aprecia os quadros e cartões usados ​​no Trello, ficará muito feliz com o aplicativo. Ele possui uma interface elegante e o recurso de arrastar e soltar também é bastante responsivo. Da mesma forma, o Podio tem um bom aplicativo, se você gosta de ver suas tabelas de dados, atividades recentes para sua equipe e fazer atualizações nos itens. De qualquer forma, o uso das opções móveis permite que você mantenha contato com seus projetos, notificações e equipe quando estiver em trânsito.

Dicas para usar o Podio

Novamente, o Podio é uma ferramenta para gerenciar projetos, tarefas e até sua equipe que é bem diferente de softwares como o Microsoft Project. Ele fornece uma maneira de acompanhar, verificar status, atribuir tarefas e manter seus projetos nesse plano cuidadosamente planejado. Aqui estão algumas dicas para usar o Podio, se você é novo ou não aproveitou ao máximo seus recursos.

• Para gerenciamento de equipe, use o Fora do escritório aplicativo. Cada membro da equipe pode facilmente selecionar Férias, Remoto ou Conferência para descrever o tipo. Depois de inserir as datas, um gerente pode aprovar ou rejeitar rapidamente o tempo fora do escritório. Também é possível enviar notificações, que fornecem ótimos lembretes se alguém da sua equipe desaparecer.
• Experimente as opções disponíveis Formulários da Web para o seu site. O Podio criará formulários para o seu site com o clique de um botão. Em seguida, você pode personalizar o formulário e postar o link compartilhável recebido ou colocar o código de incorporação diretamente no seu site. Usando nosso exemplo de gerenciamento de eventos anterior, você pode facilmente ter um formulário para os clientes interessados ​​preencherem para solicitar seus serviços para o evento deles.
• Aproveite o simples recurso de exportação. Cada aplicativo que você usa contém uma opção para exportar os dados. Isso é muito útil para atualizar sua equipe em uma reunião de status ou seu chefe quando ele deseja atualizações em todos os projetos para sua equipe. O recurso de exportação pode ser visto quando você seleciona o ícone de chave inglesa de dentro do aplicativo.
• Personalizar aplicativos para total eficácia. Cada aplicativo vem com o básico que você precisará. Mas cada um pode ser editado e personalizado para que você possa usar os campos exatos, listas, status e outros itens necessários em cada um. Basta clicar no ícone de chave inglesa quando estiver no aplicativo e selecionar Modificar modelo.

Planos de Podio

Se você é novo no Podio, existem alguns planos diferentes você pode escolher entre incluir um opção gratuita. Se você tiver uma equipe de até cinco pessoas, poderá obter todos os recursos de um plano básico, exceto o Gerenciamento de usuários, sem nenhum custo. Se você tiver mais de cinco usuários; existem planos a partir de US $ 9 por mês. Você pode ter usuários ilimitados com benefícios como sessões de treinamento, suporte prioritário e configuração avançada, dependendo do seu plano pago.

Você usa o Podio ou ainda o considera?

Se você é um usuário atual do Podio, que dicas úteis você tem para compartilhar com os leitores? Se você ainda está pensando em usar o Podio para acompanhar projetos, quais são seus fatores decisivos e o que procura em uma ferramenta? Sinta-se livre para compartilhar seus pensamentos e experiências nos comentários abaixo!

Crédito de imagem: Homem de negócios via Shutterstock, Alphaspirit via Shutterstock.com