Como se tornar superprodutivo terceirizando suas tarefas do dia-a-dia

Propaganda

Todos sabemos que uma pessoa que parece deslizar pela vida fazendo mais em um dia do que a maioria de nós conseguiria em uma semana. Mas aprendendo o que você pode terceirizar, além de algumas dicas de "melhores práticas" para delegar suas tarefas diárias, também pode se tornar superprodutivo.

Este artigo explica como escolher tarefas para terceirizar on-line, mostra alguns exemplos e fornece algumas dicas sobre como se tornar um terceirizador on-line eficiente e proficiente.

O que é terceirização?

Em uma palavra, delegação. Desde o lançamento (e subsequente sucesso) de livros e blogs como o Semana de trabalho de 4 horas, um grande número de pessoas conhecedoras de tecnologia se voltou para sites como Elance, Odesk, TaskRabbit e muitas outras maneiras de delegar tarefas Os 5 melhores sites para encontrar um assistente virtualUm assistente virtual é uma pessoa real que apoia você ou sua empresa remotamente a partir do escritório em casa. Eles podem praticamente estar em qualquer lugar e os serviços que prestam variam de profissionais administrativos, técnicos, pessoais ou ...

consulte Mais informação tarefas e até inteira empregos para freelancers em todo o mundo.

Ao mandar alguém assumir tarefas que você não pode (ou simplesmente não quer) fazer, você de repente tem acesso a mais (potencialmente Muito de mais de 24 horas por dia.

Como sei o que terceirizar?

Muitas pessoas consideraram a terceirização, mas recuaram no último minuto porque simplesmente não acreditam que é possível que alguém assuma o controle de certos aspectos de sua vida, não importa quão pequena ou grande seja essa parte talvez.

Esse é um obstáculo que tive que me superar há quatro anos, quando terceirizei pela primeira vez, e aprendi que há cinco perguntas a serem feitas para cada tarefa para decidir se deve ou não ser terceirizado.

1. Medo: O pensamento de iniciar esta tarefa me enche de pavor?
2. Falta de conhecimento: Existe alguém que poderia fazer essa tarefa melhor do que eu?
3. Repetição: Estou executando essa tarefa repetidamente, sem agregar valor real ao que pretendo?
4. Procrastinação: Estou procrastinando, em vez de iniciar esta tarefa?
5. Tempo: Meu tempo poderia ser melhor gasto fazendo outra coisa?

Se eu responder sim para qualquer uma das perguntas acima, geralmente optarei por terceirizar a tarefa. A única vez que eu não vai terceirizar a tarefa nessas situações é se a terceirização será mais difícil ou demorada do que realmente concluir a tarefa.

Que tipo de tarefas diárias posso terceirizar realisticamente?

Quando comecei a terceirizar, comecei pequeno, contratando freelancers para tarefas de entrada de dados e pesquisa básica, mas como aprendi mais e mais sobre como terceirizar efetivamente, logo aprendi que os tipos de tarefas que eu podia delegar eram limitados apenas por meus imaginação.

O email

Você provavelmente estremeceu ao pensar em entregar a responsabilidade de sua caixa de entrada a um cara que você acabou de contratar na Internet que está trabalhando no meio do mundo. Confie em mim, eu entendo. Sua caixa de entrada é o seu santuário, certo? Portanto, comece pequeno, simplesmente encaminhando o e-mail ímpar ao seu freelancer para que ele possa lidar com esse único (digitando um compromisso em seu diário, por exemplo), você poderá gradualmente acumular a quantidade necessária Confiar em.

À medida que a confiança em seu freelancer aumenta, você pode entregar outras responsabilidades de e-mail, eventualmente permitindo para filtrar toda a sua caixa de entrada, para que você só precise responder às perguntas mais prementes e produtivas mensagens.

Nomeações e Reservas

Ter um assistente freelancer que pode fazer e gerenciar seus compromissos e reservas para você não apenas economiza tempo e esforço. Também torna suas experiências Melhor.

No ano passado, meu assistente freelancer reservou um hotel para eu e minha namorada ficarmos. Na noite anterior à estadia, ele ligou para a recepção e se certificou de que tudo estava bem para a reserva (ele também mencionou que era o aniversário da minha namorada). Quando chegamos no dia seguinte, presumo que os funcionários do hotel devam ter pensado que eu era uma pessoa quente (tendo meu próprio assistente e tudo) e chegamos a uma sala melhorada, com uma garrafa de vinho e um cartão manuscrito deixados pelo cama.

Se meu assistente não tivesse telefonado com antecedência, isso provavelmente nunca teria acontecido. Você pode ter suas agendas de assistente, marcar consultas médicas, reservar voos, comprar ingressos para shows - o que você precisar!

Compras online

Uma vez ouvi Ramit Sethi fale sobre como ele simplificou suas compras on-line. No passado, ele se via conversando com um amigo que recomendava um livro, filme ou álbum. Ele, como a maioria de nós, anotaria o nome da recomendação, continuaria a conversa e nunca chegaria a fazer a compra. Então agora, quando ele recebe uma recomendação, ele envia um e-mail super rápido para o assistente:

Comprar livro: O Grande Gatsby

A partir de instruções anteriores, seu assistente sabe exatamente o que fazer, ou seja, como escolher qual edição comprar, quanto ele pode gastar, onde o livro deve ser entregue. Esse é um método de terceirização que eu adotei recentemente e gostaria de ter feito isso antes. E pode ser estendido a outras formas de compra, como comida ou roupas (desde que você tenha ensinado a seu assistente o que você gosta).

Navegar na internet

Quantas vezes você se viu navegando sem rumo na web, na esperança de que algo despertasse seu interesse? Quantas horas por semana você perde as abas após aba enquanto está sentado no trem ou assistindo TV, apenas para fechá-las novamente sem ler uma única palavra na página?

Ao ensinar seu assistente sobre seus interesses, o tipo de coisa que você gostaria de ler ou se manter atualizado, você pode ignorar o estágio inútil da navegação e saiba que você sempre terá um fluxo constante de conteúdo que será realmente interessante para vocês.

Para mim, meu assistente encontra o conteúdo de que eu mais gosto (ou sobre tópicos sobre os quais preciso aprender) e os salva na minha conta Instapaper Gerencie seus favoritos e lista de leitura com Instapaper consulte Mais informação , para que eu possa acessá-los no meu telefone, iPad ou laptop, ajudando-me a economizar inúmeras horas de viagens on-line sem sentido.

Transcrição

Suponho que você tenha perdido a conta de quantas reuniões você participou e ficou completamente zoneado, perdendo uma parte decente de uma conversa importante. Você provavelmente também saiu de uma reunião com a intenção de escrever algumas notas e pontos de ação, apenas para ser desviado, esquecendo completamente o que deveria escrever em primeiro lugar.

Para contornar esse problema, tente gravar suas reuniões e envie o arquivo de áudio para um freelancer que possa transcreva a conversa, ou eles podem simplesmente anotar pontos importantes para que você possa examiná-los no futuro.

Existem centenas de outras tarefas que você pode terceirizar, sejam elas pessoais ou comerciais. Desde web design, consultoria e redação, conselhos de moda, planejamento de viagens e até candidatura a empregos. O que você escolhe terceirizar deve se basear nas cinco perguntas listadas na parte superior deste artigo para garantir que você está investindo seu tempo nas tarefas de maior alavancagem.

Algumas dicas

Não há como negar que a terceirização pode ser assustadora. Afinal, ao contratar alguém para cuidar de algumas de suas atividades diárias, você automaticamente se torna um gerente. Aqui estão algumas dicas para ajudar a mantê-lo no caminho certo:

Contrate com cuidado

Quando você publica um trabalho no Elance of Odesk, provavelmente recebe pelo menos 30 a 40 propostas, e é seu trabalho encontrar a pessoa certa para você. Antes de tomar qualquer decisão final, elabore uma lista restrita de cerca de 3 a 7 candidatos e defina-os como uma tarefa simples. Certifique-se de fornecer instruções muito claras e um prazo. Diga a eles como você gostaria de receber as informações solicitadas. Se você deseja que eles façam ligações telefônicas para você no futuro, peça a eles que enviem um arquivo de áudio respondendo a algumas perguntas para que você possa ouvir a "voz do telefone".

Configurar um documento "Sobre mim"

A última coisa que você quer fazer é repetir seus requisitos para o assistente várias vezes. Sempre que você fornecer novas informações (lojas que você gosta, tipo de hotéis em que você prefere ficar, seu requisitos ao reservar um voo, o horário em que você está disponível para chamadas, etc.) faz com que eles insiram essas informações em um documento compartilhado. Este documento será seu primeiro ponto de referência se eles tiverem alguma dúvida sobre uma tarefa que você definiu (reduzindo assim a quantidade de trabalho repetido que você precisa fazer), além de se você começar a trabalhar com um assistente diferente, poderá simplesmente entregar esse documento a eles e eles poderão aprender sobre você e suas preferências muito mais rapidamente.

Seja específico

Com todas as tarefas que você delega, seja o mais específico possível. Em vez de escrever instruções passo a passo, pode ser mais eficaz gravar um vídeo de captura de tela Ashampoo Snap 7 Review: captura de tela e vídeo fácilProcurando uma solução fácil e abrangente de captura de desktop? O Snap 7 oferece opções avançadas de captura de tela, incluindo várias fotos e captura de vídeo. Mas vale 20 Bucks? Leia nossa análise e teste você mesmo com o ... consulte Mais informação enviar ao seu assistente para que ele possa ver como vocês executaria certas tarefas. Sempre informe ao seu assistente quanto tempo ele pode gastar em uma tarefa (e / ou seu orçamento), o prazo e responda a qualquer pergunta. perguntas que eles possam ter antes de surgirem para reduzir o envio de e-mails que podem ocorrer se você não tiver certeza suficiente.

Ser justo: Muitas pessoas contratam freelancers, pensando que podem contratar alguém para executar tarefas após tarefas por US $ 3 por hora. Seja justo com o que você procura e com a tarifa horária que você oferece. Quanto mais justo você for, melhores resultados receberá.

Como espero que você possa ver, o escopo de como a terceirização pode ajudar a liberar seu tempo e energia é enorme, embora para aproveitar ao máximo terceirização, você deve vê-lo como um investimento a longo prazo que renderá cada vez mais, à medida que seus assistentes aprenderem mais sobre você e como eles pode te ajudar.

Se você ainda não está convencido, confira esta entrevista com Dan Andrews, do MBA Tropical sobre como ele conseguiu terceirizar a maioria dos negócios de um milhão de dólares. Se isso não influenciar você, nada será!

Este artigo focou em conectados terceirização, mas há muitas tarefas que você também pode terceirizar offline. Ferramentas como o TaskRabbit foram criadas para ajudar nas tarefas diárias, como limpeza e lavanderia e até compras de alimentos frescos.

Você terceirizou alguma de suas tarefas diárias? Se sim, como foi?

Crédito de imagem: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)