Bloqueio de tempo - a arma secreta para melhor foco

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Você está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Experimentar Bloqueio de tempo.

Alguns meses atrás, me deparei O post iluminador de Cal Newport sobre Bloqueio de tempo - um “hack” de produtividade que ajuda você a aproveitar ao máximo o seu dia de trabalho, atribuindo tarefas muito específicas a blocos de tempo muito específicos. Isso é vagamente baseado na Lei de Parkinson, cuja ideia é que o trabalho será expandido para preencher o tempo disponível para sua conclusão.

Para alguns, a idéia de agendar tarefas de maneira tão rígida pode ser contra-intuitiva. Mas, se você tiver uma lista de tarefas a cumprir ou um prazo a cumprir, o bloqueio de tempo poderá ajudá-lo a manter o controle, mantendo as distrações, a procrastinação e a multitarefa improdutiva afastadas.

Newport geralmente gasta de 15 a 20 minutos no final de cada dia planejando seus 'intervalos de tempo' para o dia seguinte, com o objetivo geral de "garantir que o progresso esteja sendo feito nas coisas certas, no ritmo certo para as prazos ”. Sua teoria é que "uma semana de trabalho com 40 horas de tempo bloqueado, eu estimo, produz a mesma quantidade de produção que uma semana de trabalho com mais de 60 horas de duração sem estrutura".

Para uma promessa potencial de um Aumento de 50% na produtividade (especialmente relacionado ao trabalho árduo e árduo), é difícil resistir à tentação de testar esse truque.

Dê algum tempo ao planejamento

Se você está tentado a fazer isso, a primeira coisa a fazer é gastar um pouco de tempo, definindo o que você precisa concluir antes que a semana termine. Decida o que torna uma semana bem passada.

Escreva 3-5 das tarefas mais importantes que você precisa concluir (estas aplicativos de tomada de decisão Indeciso? Faça as escolhas certas com esses aplicativosVocê já ouviu falar do paradoxo da escolha? Se você é como eu e sofre de paralisia na análise, esses aplicativos mudarão sua vida. consulte Mais informação pode ajudar) e qualquer outro necessário (embora nem sempre importantes) tarefas que você apenas precisa executar. Então, se você trabalha em um dia normal de 8 horas, divida essas 8 horas em partes de tamanhos diferentes, com cada parte dedicada a uma tarefa específica (ou conjunto de tarefas) - importante e necessário - em que você precisa trabalhar. calendário do Google é uma ferramenta perfeita para isso, mas um pedaço de papel também pode funcionar.

Você pode ver um exemplo básico (por apenas um dia) que usei alguns dias atrás abaixo, mas é claro que você pode torná-lo o mais detalhado possível. Tente dividir as tarefas ao longo da semana de uma maneira que ajude a alcançar tudo de seus objetivos sem se esforçar demais.

Antes de mergulhar direto, existem algumas coisas a serem levadas em consideração.

Seja honesto com você mesmo

Não tente espremer muito em um dia. É muito fácil subestimar quanto tempo uma tarefa levará - especialmente se você assumir que será 50% mais eficiente do que o habitual. Se você é alguém que nunca rastreado seu tempo 4 excelentes ferramentas gratuitas de controle de tempo [Android]Não importa quem você é, o tempo é uma mercadoria incrivelmente importante. Todos recebemos a mesma quantidade de tempo - 86.400 segundos todos os dias - e cabe a nós como gastamos esse tempo ... consulte Mais informação antes disso vai Demore um pouco para aprender.

Você precisa descobrir a quantidade média de tempo produtivo que gasta em sua caixa de entrada. Você precisa saber exatamente por quanto tempo você pode se concentrar profundamente, difícil trabalhos. Se você trabalha quatro horas para um trabalho profundo, mas consegue se concentrar profundamente apenas por duas horas (por exemplo), são duas horas perdidas, que poderiam ter sido gastas em tarefas menos exigentes.

À medida que você aprende mais sobre como você trabalha e quanto tempo cada tarefa realmente leva, suas estimativas de bloco de tempo se tornam cada vez mais precisas, ajudando você a se tornar mais produtivo.

Você pode bloquear o tempo Trabalho Reativo Também

Se grande parte do seu trabalho é reativo, você pode pensar que esse método não funcionará para você. Mas, felizmente, você posso atribua também blocos de tempo ao trabalho reativo, para evitar o jogo de 8 horas de pingue-pongue quando estiver no trabalho.

Por exemplo…

Se uma grande parte do seu trabalho é gasta na sua caixa de entrada, programe 30 minutos a cada 2 horas na sua caixa de entrada. Adicione algumas informações à sua assinatura, informando às pessoas que você só verifica o email algumas vezes por dia para manter a produtividade).

Se você precisar atender chamadas ao longo do dia, em vez de atender o telefone toda vez que tocar, ative atendedor de chamadas e programe alguns períodos durante o dia em que você responder à sua mensagens. Isso permite que seus outros blocos de tempo sejam muito menos interrompidos, permitindo que você faça o seu melhor trabalho.

Remover distrações

Bloquear o tempo é muito bom em teoria, mas se você não seguir os princípios na prática, você está fadado ao fracasso. Se você estiver se preparando para algumas horas de trabalho profundo com uma guia do Facebook aberta, seu telefone pronto e disposto a aceitar chamadas e seus colegas achando que podem interrompê-lo a qualquer momento, você está se preparando para fracasso.

Verifique se as pessoas sabem que não devem incomodá-lo (usar fones de ouvido pode reduzir drasticamente as interrupções). Desligue o telefone. Saia das mídias sociais. Feche todas as guias desnecessárias e concentre-se na tarefa em questão pelo período de tempo atribuído a ela. Você ficará surpreso com o quanto é feito.

Não seja muito específico

Isso está pouco relacionado à nossa incapacidade humana de prever quanto tempo as coisas realmente levarão. Ou mesmo se tivermos a motivação para concluir uma tarefa. Se formos muito específicos com nosso bloqueio de tempo (ou seja, "30 minutos para reservar um local para a festa"), quando não encontrarmos um local em 30 minutos, já teremos falhado. Em vez disso, mantenha seus blocos de tempo relativamente vagos, mas ainda trabalhando em direção a um objetivo muito específico.

Por exemplo, “30 minutos para organizar a festa” funciona bem. Em vez de ter um local reservado, o quarteirão de 30 minutos pode resultar em uma lista restrita de locais - pelo menos você progrediu!

Essas vitórias rápidas são o que o mantém motivado para acompanhar esse tipo de sistema de produtividade.

Bloqueio de tempo não significa falta de escolha

Algumas pessoas detestar não tendo escolhas ao longo do dia e temendo que o bloqueio do tempo leve a uma completa falta de escolha. Este, no entanto, não é o caso. Veja meu exemplo pessoal do Google Agenda acima.

"Escrever artigos" é propositadamente vago. Eu tenho uma seleção de artigos nos quais posso trabalhar a qualquer momento; portanto, durante esse período, posso escolher o artigo que mais me excita naquele momento. O objetivo é garantir que eu realmente gaste um certo tempo escrevendo todos os dias, independentemente do que estou escrevendo.

Mantenha notas detalhadas

Quando o seu dia envolve a alternância regular de uma tarefa para outra, muitas vezes pode levar muito tempo para voltar ao andamento da próxima tarefa. Quando paro minhas ligações às 12:30 e passo para o meu trabalho profundo, preciso saber que posso facilmente entrar no estado de espírito certo para perder o menor tempo possível.

Para fazer isso, eu mantenho detalhado anotações no papel ou no meu Google Agenda sobre onde estou, onde cheguei da última vez em que estava trabalhando nisso projeto, problemas que eu estava enfrentando, avanços que fiz e qual o próximo passo é manter o progresso em frente. Passe os últimos minutos de cada bloco de tempo escrevendo essas notas para poder inserir o próximo bloco de tempo com a mente limpa.

Realizar revisões regulares

No final de cada semana, mês ou trimestre (o que for melhor para você), faça uma revisão dos diferentes projetos em que você esteve trabalhando para ver se sua abordagem de bloqueio de tempo está funcionando para você e para saber quais projetos você precisa atribuir mais tempo bloqueia para. Essa é a única maneira real de saber como atribuir seu tempo de forma eficaz. Durante uma revisão, faça as seguintes perguntas para cada projeto:

1. O que eu realizei desde a última revisão?
2. Que tarefas precisam ser concluídas antes da próxima revisão?
3. Em que estágio estou em cada um dos meus projetos?

Com essa visão geral, você estará em uma posição muito melhor para tomar decisões para o futuro. Use tecnologia... como estas aplicativos de rastreamento de tempo no Android 4 excelentes ferramentas gratuitas de controle de tempo [Android]Não importa quem você é, o tempo é uma mercadoria incrivelmente importante. Todos recebemos a mesma quantidade de tempo - 86.400 segundos todos os dias - e cabe a nós como gastamos esse tempo ... consulte Mais informação .

Compreenda o seu relógio de corpo

Leia este artigo em Ritmos circadianos e ultradianos, e saiba como saber em que horas todos os dias você é mais produtivo e agende seu horário adequadamente. Muitos autores acham que são mais criativos durante a madrugada. Se você sabe que consegue se concentrar melhor durante o início da tarde, organize seus períodos para aproveitar ao máximo esse tempo e suas principais prioridades para a semana.

Não seja muito profissional

Todo o trabalho e nenhuma diversão fazem de Jack um garoto chato. Certifique-se de agendar um horário para jogar nos seus dias. Reserve um tempo para gastar com sua amada. Hora de gastar por conta própria. Hora de se exercitar. Hora de ir às compras de Natal. Hora de não fazer nada. Senão, tudo isso pode ser um obstáculo e você descobrirá que está tudo atualizado quando se trata de trabalho, mas está totalmente atrasado em sua vida pessoal.

Use lembretes que funcionam

Seja um pop-up de calendário, lembrete por email Adicione agendamento, rastreamento e lembretes ao Gmail com este fantástico complementoVamos ser sinceros, o Gmail é praticamente perfeito. Não é coincidência que agora seja um dos provedores de email mais populares, pelo menos para aqueles que preferem uma interface da Web. Existem, no entanto, vários ... consulte Mais informação , um cronômetro no telefone ou um cronômetro à moda antiga, é necessário garantir que você configure lembretes de que está confiante de que cumprirá. Se você estiver disposto a trabalhar 10 minutos extras em cada tarefa, em breve ficará para trás em outros projetos. Isso realmente vale a pena? Certifique-se de que você sabe quando o seu bloco de tempo está chegando ao fim. Portanto, entre no estado de espírito certo para passar para o próximo bloco.

Em essência, o bloqueio de tempo é um exercício simples de segregar seu dia em vários períodos de tempo que, se mantidos, nos ajudam a alcançar tudo o que precisamos. reduzindo o estresse 4 maneiras de eliminar o estresse da produtividadeCom algumas mudanças bem direcionadas, você pode aumentar sua produtividade aos trancos e barrancos. Aplique esses métodos simples à sua vida e o resultado é o que você esperaria - trabalhe melhor com menos esforço. consulte Mais informação . Certamente, existem alguns problemas com a motivação, a capacidade de prever quanto tempo as coisas levarão e interrupções imprevistas. Mas o uso desse método pode nos ajudar a reduzir a procrastinação e o desperdício, proporcionar dias de trabalho mais eficientes e também nos devolver tempo pessoal.

Para ver o tempo bloqueado em ação, assista a este vídeo:

Você já usou esse 'hack' de produtividade? Como isso funcionou para você? Quais são as ferramentas que você usa para dar o devido tempo?