Como escrever o email profissional perfeito (respaldado por dados)

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Escrever e-mails eficazes parece bastante fácil. Mas se você deseja que seus e-mails tenham um desempenho ainda melhor, lembre-se das seguintes regras baseadas em ciência.

No passado, listamos 12 razões pelas quais as pessoas ainda estão ignorando seus e-mails 12 razões pelas quais as pessoas continuam ignorando seus e-mailsVocê costuma lutar para conseguir que as pessoas respondam aos seus e-mails? Mostramos por que as pessoas podem ignorar seus e-mails e como fazê-los perceber e reagir à sua mensagem. consulte Mais informação . Até demos instruções passo a passo sobre fazendo com que as pessoas ocupadas respondam às suas mensagens 6 maneiras de levar as pessoas ocupadas a responder seus e-mailsHá um conjunto de regras totalmente diferente quando se trata de enviar e-mails que incentivem ou desencorajem uma pessoa a pressionar o botão "responder" e responder. Aprenda as regras do sucesso do email. consulte Mais informação . Mas agora é hora de compartilhar dicas ainda mais específicas e acionáveis, com suporte de dados.

Cada uma dessas dicas não apenas aumenta as chances de seus e-mails serem lidos, mas também de você receber uma resposta positiva desses e-mails. Isso é importante porque o email ainda é a principal forma de comunicação no mundo dos negócios. Ao saber como criar e-mails eficazes, você se oferece uma vantagem definitiva sobre seus colegas.

1. Obter Termos de Primeiro Nome

Parece óbvio, mas se você realmente deseja que as pessoas prestem atenção quando receberem um e-mail de você, use o nome delas. E use-o mais de uma vez.

Pesquisa publicada em 2006 mostrou que várias regiões do cérebro "mostram maior ativação do próprio nome", fornecendo evidências de que "ouvir o próprio nome tem uma ativação exclusiva do funcionamento do cérebro".

Usando o nome do destinatário no assunto do email e O corpo do email é, portanto, um truque psicológico que pode chamar a atenção. Encerrar com “Espero ouvir de você em breve, Stan” é muito mais eficaz do que apenas “Espero ouvir de você em breve”.

2. Abrace o Efeito halo

As pessoas são influenciadas por pessoas em quem confiam. Se um gerente o aconselhar a entrar em contato com o diretor da sua empresa, nomeie esse gerente no email de introdução. E-mails frios são horríveis de receber. Mostrar que você tem o apoio de alguém em quem seu destinatário confia é extremamente importante.

Isso se deve em parte a uma teoria chamada de Efeito halo. Esse é um tipo de viés de confirmação. Nesse caso, o viés provavelmente melhoraria a impressão geral do diretor sobre vocês simplesmente por causa de sua impressão favorável do gerente que o indicou.

Você não precisa mencionar os superiores. Aproveitar as opiniões e idéias de especialistas, clientes, amigos em comum e multidões também pode fortalecer seu e-mail, desde que o destinatário valorize as visualizações das pessoas às quais você faz referência.

3. Seja irritado ou feliz. Mas nunca neutro

Quando Bumerangue, um aplicativo líder do Gmail, analisou seus dados, eles acharam algo incrivelmente interessante. “Um dos fatores mais significativos na determinação das taxas de resposta é o quão positivas (palavras como ótimo) ou negativas (palavras como ruins) são as palavras na mensagem”.

Ambos moderadamente positivos e emails negativos receberam de 5 a 15% mais respostas do que emails neutros. Dito isto, e-mails extremamente hostis 10 dicas de e-mail para lidar com e-mails zangados, trollish ou rudesÉ incrivelmente frustrante verificar sua caixa de entrada de e-mail apenas para encontrar uma mensagem completamente odiosa. Por que no mundo as pessoas agem assim? Com isso dito, você deve aprender a se defender enquanto ... consulte Mais informação recebeu quase nenhuma resposta. E-mails excessivamente lisonjeiros também não tiveram um desempenho muito melhor. Em outras palavras, transmita seus sentimentos, mas não exagere.

4. Mantenha breve (Mas quão curto?)

Eu sei eu sei. Haverá exceções a isso. Um de meus sites cerebrais favoritos Leia mais Conteúdo inteligente em 2016 com estes 35 sitesTodos devemos ler esses 35 sites com mais frequência. Se você está cansado de conteúdo estúpido, torne as coisas um pouco mais ponderadas no próximo ano com esta super lista. consulte Mais informação , Brain Pickings envia e-mails incrivelmente longos que são uma delícia de ler. Mas, no geral, os dados sugerem que você evite emails longos.

De fato, junto com essas informações sobre os tipos de palavras que você deve usar em suas mensagens, o Boomerang também encontrou o tamanho "ideal" de um email. Com base na análise de 40 milhões de e-mails, eles descobriram que aqueles que continham não mais que 50–175 palavras tinham mais chances de receber uma resposta (49–50%). Isso também é apoiado pelas conclusões de um Estudo do MIT de 2010.

Este é um sábio conselho, mas nem sempre é prático. Mas a lição é manter seus e-mails concisos. Uma maneira de fazer isso é assinar o Cinco Sentenças filosofia e nunca envie e-mails com mais de cinco frases. Como investidor e autor Guy Kawasaki disse ao Entrepreneur.com, "Menos de cinco sentenças geralmente são bruscas e rudes, mais de cinco sentinelas perdem tempo".

5. Use a palavra "porque"

Se você tiver a audácia de pedir a alguém que faça algo por você, pelo menos diga a ele porque. Sabemos disso desde os anos 70, quando o professor de psicologia da Universidade de Harvard, Ellen Langer publicou um estudo destacando a importância da palavra "porque".

Frequentemente, recebemos e-mails que exigem apenas algo ("Você pode me enviar esse relatório às 14h?"), Sem explicar o porquê. Porém, ao introduzir a palavra "porque" em nossa solicitação ("Você pode me enviar esse relatório às 14h porque precisa ser editado às 17h), as chances de conformidade aumentam.

De acordo com esse estudo, isso pode ser porque "as pessoas seguem um comportamento" automático "... como uma forma de heurística ou atalho. E ouvir a palavra "porque" seguida de um motivo (não importa o quão ruim seja o motivo), faz com que cumpramos. "

6. Não ofereça mais de três opções

o Paradoxo da Escolha é onde temos tantas opções que ficamos paralisados. Para garantir que seus e-mails não resultem em um paradoxo preferido, tente não oferecer mais que três opções.

A mente humana ama a magia de três. É por isso que damos três medalhas nas Olimpíadas. Analisamos as coisas em termos de otimista, realista e pessimista (ou alto, médio e baixo). E é por isso que os mercados econômicos geralmente amadurecem para abrigar apenas três grandes concorrentes.

Em termos de tomada de decisão, também gostamos de confiar em três razões ou três opções. Isso foi demonstrado através da pesquisa intitulada Quando três encantos, mas quatro alarmes, conduzido por dois cientistas comportamentais. Aplicado ao email, se você estiver organizando uma reunião ou uma chamada, tente fornecer apenas três opções de data e hora. Como alternativa, você pode usar uma ferramenta de agendamento de reuniões como Doodle, o que temos revisado 5 Gerenciamento de calendário e ferramentas de agendamento para o anoFique por dentro de tudo em sua programação. Aqui estão cinco ferramentas gratuitas que podem ser particularmente úteis para manter seu calendário em ordem. consulte Mais informação no passado.

7. Escreva no nível da terceira série

O nível de leitura dos seus e-mails pode ter um efeito enorme nas suas taxas de resposta. De acordo com o Boomerang, os e-mails escritos no nível de leitura da faculdade tiveram uma taxa de resposta de apenas 39%. A nota de leitura mais eficaz foi a terceira série, que atingiu uma taxa de resposta de 53%.

O nível de leitura é determinado principalmente pelo número de sílabas em suas palavras e pelo número de palavras em suas frases. ” Para melhorar sua taxa de resposta, mantenha suas frases e suas palavras curto. Para verificar a nota de leitura de seus próprios e-mails, copie e cole-os em ferramentas como Pontuação de legibilidadeou Editor de Hemingway.

8. Revise seu texto

Para e-mails mais longos, isso é óbvio, mas para e-mails mais curtos, a revisão geralmente é ignorada. Esta é uma má ideia.

Em um Estudo de 2001, Larry Beason mostrou que erros na escrita (incluindo erros ortográficos e gramaticais, bem como erros lógicos) têm vários efeitos negativos na percepção do escritor.

Quando um leitor percebe um erro, ele automaticamente faz suposições sobre o escritor. Neste estudo, as suposições mais comuns foram que o escritor era um pensador defeituoso, não uma pessoa detalhada, um comunicador ruim e / ou com pouca instrução.

Esses são alguns atributos bastante prejudiciais que você pode evitar ser visto simplesmente por revisão Grammarly Lite - uma extensão de navegador para todas as suas necessidades de revisão [Chrome, Firefox, Safari]Como você atualmente revisa o que digita no seu computador? Digite no Google? Cole no Word? Ou você usa um site de revisão no qual cola seu texto? Estou definitivamente ... consulte Mais informação cada um dos seus e-mails.

9. Exibir números como numerais

Se números como estatísticas, dados, datas, hora etc. são importantes na sua mensagem, exiba-os como numerais, em vez de digitá-los (12, em vez de doze).

Estudos de rastreamento ocular mostraram que os olhos de um leitor geralmente escaneiam o texto, enquanto que "numerais costumam parar o olhar errante". Isso ocorre porque "números representam fatos". Os números são dados concretos que a mente pode captar rapidamente. A mente do leitor assume que esses números são uma parte importante da mensagem.

Tenha isso em mente ao criar seus próprios e-mails. Se os números forem uma parte importante da sua mensagem, exiba-os como numerais para que o seu leitor possa filtrar o importante da sem importância.

Fazendo o email funcionar para você

Na maioria dos trabalhos, os e-mails são uma parte crucial de como nos comunicamos com nossos colegas. Se você envia 10 ou 100 e-mails por dia, saber como criar mensagens eficazes é uma habilidade que você precisa aprender.

Como você pode ver de cima, isso não é difícil. Pequenas alterações, como tornar seus e-mails mais sucintos, revisar ou alterar a emoção de sua escrita, podem ter um grande impacto. E com ferramentas gratuitas de aprimoramento de email 5 ferramentas que podem ajudá-lo a escrever e-mails melhoresTodo mundo ainda está tentando resolver o problema do email. Então, vamos falar também sobre o hábito mais básico de todos - a arte de escrever e-mails melhores. Com a ajuda de algumas ferramentas legais. consulte Mais informação para ajudar, não há desculpa.

Essas chances não apenas aumentam a probabilidade de que seus e-mails sejam notados e respondidos, mas também ajudam a cultivar uma imagem profissional aprimorada de si mesmo.

Que mudanças você fez na maneira como escreve e-mails que melhoraram sua eficácia? Gostaríamos muito de ouvir!

Créditos da imagem: Abraço de Hernán Piñera (Flickr), Ponto de interrogação de Marco Bellucci (Flickr), Exemplo de marcas de revisão por volkspider (Flickr), O email de Dennis Sklay (Flickr)