Visualize seus dados e torne suas planilhas fáceis de usar com um painel do Excel

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Você já sentiu que teria mais uso do Excel se tivesse uma maneira melhor de apresentar seus dados? O Excel pode ser um programa muito poderoso nas mãos certas, mas às vezes um formato simples de planilha não é atraente o suficiente para tornar seus dados acessíveis a um leitor. Uma maneira de contornar isso é produzir um painel; um ambiente que pega todas as informações mais importantes do seu documento e as apresenta em um formato fácil de digerir.

Para que posso usar um painel do Excel?

A principal função de um painel do Excel é transformar uma grande quantidade de informações em uma tela gerenciável. O que você escolhe colocar nessa tela é com você, mas este guia o instruirá sobre a melhor forma de reunir diferentes tipos de conteúdo do Excel em um único ambiente. A partir daí, você pode optar por implementá-lo para acompanhar o progresso do projeto em seu local de negócios ou pode use-o em casa para acompanhar suas finanças 15 modelos de planilha do Excel para gerenciar suas finanças

Sempre acompanhe sua saúde financeira. Esses modelos gratuitos de planilha do Excel são as ferramentas necessárias para gerenciar seu dinheiro. consulte Mais informação - as mesmas técnicas podem ser aplicadas a um amplo espectro de usos.

Começando

A primeira coisa que você precisa à sua disposição são os dados que deseja apresentar. Como exemplo, esse Painel em particular funcionará como uma maneira de um aluno examinar a totalidade de suas tarefas um ano letivo - mas, novamente, seu Painel pode apresentar qualquer informação que você escolher -, esse é o primeiro lote de dados que eu necessidade.

Como você pode ver, Eu usei uma função simples Fórmulas do Excel: faça as perguntas do Excel para especialistas consulte Mais informação para fazer com que a coluna "Progresso" exiba o valor digitado em "Progresso do número de palavras" sobre o "Número total de palavras". Isso permite que o usuário altere rapidamente seus números à medida que continua progredindo, o que será refletido no painel final. Também precisamos usar a função SUM para calcular os totais de "Progresso do número de palavras" e "Número total de palavras" - para isso, digite a seguinte fórmula na célula C15 sem aspas "= SUM (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)" e arraste para fora do canto inferior direito da célula para preencher D15 com uma fórmula semelhante para ‘Total Contagem de palavras ".

Adicione alguma cor

Agora é hora de tornar essas informações apresentáveis. O objetivo deste painel é fornecer acesso imediato a uma variedade de informações de alto nível, para que um método simples de 'semáforos' funcione muito bem. Primeiro, clique com o botão direito do mouse na parte superior da barra da coluna que contém "Progresso do número de palavras" e selecione "Inserir" para adicionar uma coluna em branco extra.

É aqui que colocaremos os semáforos. Para fazer isso, converta o número "Progresso do número de palavras" em uma porcentagem usando uma fórmula simples. Digite “= (D3 / E3) * 100” sem as aspas na célula C3 e, em seguida, arraste o canto inferior direito da célula para baixo Como economizar tempo no Excel usando o identificador de preenchimentoDominar o identificador de preenchimento é o primeiro passo para se tornar um assistente do Excel. consulte Mais informação para a célula C13 preencher o restante das porcentagens necessárias - as células C6 e C10 não funcionarão corretamente, pois são as linhas de título da tabela, portanto, basta remover a fórmula dessas células individuais. Teste suas fórmulas alterando os valores de "Progresso do número de palavras" na coluna D e verifique se a coluna C muda de acordo.

Agora você vai use formatação condicional 3 loucas fórmulas do Excel que fazem coisas incríveisAs fórmulas do Excel têm uma ferramenta poderosa na formatação condicional. Este artigo aborda três maneiras de aumentar a produtividade com o MS Excel. consulte Mais informação para alterar essas porcentagens em ícones legíveis. Selecione toda a coluna C e clique em "Formatação condicional" na seção "Estilos" da faixa de opções "Página inicial". Em seguida, escolha "Conjuntos de ícones" no menu suspenso e selecione um dos conjuntos de três camadas de ícones coloridos. Barras de dados e escalas de cores também podem funcionar, mas tudo depende do tipo de informação que você deseja mostrar. Aqui, os detalhes importantes são se os ensaios individuais estão concluídos, em andamento ou ainda não foram iniciados, para que o formato de 'semáforo' funcione bem.

Agora, precisamos fazer alguns ajustes na regra que está formatando seus ícones. Com a coluna C selecionada, clique em 'Formatação condicional' e depois em 'Gerenciar regras' no menu suspenso. Deve haver apenas uma regra, selecione-a e clique em "Editar regra". Aqui, altere o valor atribuído ao ícone verde para 100 e o limite inferior da luz âmbar para 1 - isso significa que qualquer o ensaio exibirá uma luz verde, qualquer ensaio em andamento exibirá uma luz âmbar e qualquer ensaio que não tenha sido iniciado exibirá um vermelho luz. Por fim, marque a caixa "Mostrar apenas o ícone" para que a porcentagem em si não seja exibida.

Depois de fazer isso, a coluna C deverá exibir ícones apropriados para cada valor na coluna B. Vale a pena centralizar a coluna para fazer com que os ícones pareçam um pouco mais organizados, bem como redimensioná-la para ajustá-la melhor, mas isso pode ser feito no final, quando reunirmos tudo

Medidor de termômetro

Em seguida, crie uma versão de um gráfico de termômetro que permita que alguém que esteja olhando para este painel tenha uma idéia de quanto do trabalho do ano inteiro foi concluído rapidamente. tem muitas maneiras de criar um gráfico como este, mas o método a seguir será permitir que ele atualize continuamente Como criar gráficos do Microsoft Excel com atualização automática em 3 etapas fáceisOs gráficos do Excel com atualização automática economizam muito tempo. Siga estas etapas para adicionar novos dados e vê-los aparecer automaticamente em um gráfico. consulte Mais informação de acordo com as alterações nos valores de "Progresso do número de palavras". Primeiro, você precisa configurar um pool de dados para o gráfico, como na imagem a seguir.

As figuras à direita representam os incrementos percentuais em que nosso termômetro subirá e são simplesmente inseridas na planilha como números inteiros. A coluna da esquerda calcula os totais de palavras correspondentes aos valores percentuais - e, como tal, a fórmula mostrada deve ser inserida uma vez na célula superior e copiada para as nove abaixo, arrastando o canto inferior direito da célula para baixo, como antes.

Em seguida, insira “= $ D $ 15” sem as aspas na célula I3 e arraste do canto inferior direito para que todas as células nesta coluna até I13 também contenham esse valor. As células devem ser preenchidas com a figura atual "Progresso do número de palavras" agrupada de todos os valores individuais na coluna D. Em seguida, usaremos a formatação condicional mais uma vez para transformar esses valores em um gráfico de termômetro.

Destaque as células I4 a I13 - ignorando I3 no momento - e selecione a opção "Maior que" em "Regras de células destacadas" em "Formatação condicional". Digite "= G4" na caixa de diálogo "Maior que" e depois escolha "Formato personalizado" no menu suspenso à direita. Na próxima tela, escolha a guia "Preencher" e, em seguida, uma amostra vermelha brilhante - embora qualquer cor sirva, realmente Como escolher um esquema de cores como um profissionalAs cores são complicadas. Pode parecer fácil escolher um punhado de cores que combinem bem, mas como qualquer designer que passou horas ajustando tons lhe dirá: é complicado. consulte Mais informação .

Agora, as poucas células inferiores que você selecionou deveriam ficar vermelhas - mas há mais algumas etapas antes que o termômetro termine. Primeiro, selecione apenas a célula I3 e repita o que você fez pelas células abaixo dela, desta vez escolhendo 'Realçar regras de células' e depois 'Mais regras'. Lá, você deve selecionar "maior ou igual a" no menu suspenso, inserir "= G3" sem as aspas no campo à direita e formatar a célula com um preenchimento vermelho, como você fez acima. Isso garante que será possível "encher" seu termômetro.

Em seguida, interrompa a exibição dos valores nessas células. Destaque de I3 a I13, clique com o botão direito e selecione "Formatar células" 5 habilidades do Microsoft Word e Excel que você precisa para ter sucesso no escritório"Leve esse relatório para mim, o mais rápido possível!" Um conjunto básico de truques do Microsoft Excel e do Word pode tornar essa tarefa menos estressante e ajudá-lo a elaborar um relatório elegante em pouco tempo. consulte Mais informação . Escolha "Personalizado" na lista e insira "" sem as aspas no campo marcado "Tipo". Pressione OK e os valores numéricos deverão ter desaparecido, deixando apenas o vermelho do termômetro.

No entanto, podemos fazer mais do que simplesmente fazer com que as células formem uma barra colorida. Selecione a ferramenta "Formas" na faixa de opções "Inserir" e escolha a forma sólida "Forma livre" no subgrupo "Linhas". Use isso para desenhar o contorno de um termômetro para conter a barra vermelha.

Desenhe uma forma semelhante à acima com a ferramenta, vinculando-a para formar uma forma completa, em vez de deixar um espaço como eu. Observe que não estamos desenhando a barra do termômetro, mas todo o resto - nossa forma simplesmente bloqueia a coloração vermelha que não queremos ver. Use o menu "Estilos de forma" para alterar a cor do preenchimento para branco e a cor e o peso do contorno para algo mais apropriado.

Juntando tudo

Depois de ter todos esses elementos no lugar, basta compilar todos eles no seu painel. Primeiro, renomeie a planilha em que você está trabalhando até o momento como 'Dados' ou algo semelhante, depois mude para uma planilha diferente e renomeie como 'Painel'. Em seguida, usaremos a função Câmera. Se você ainda não adicionou isso ao seu Barra de acesso rápido Como personalizar a barra de ferramentas de acesso rápido do MS Office 2010A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido faz parte do MS Office desde a versão 2003, mas está na vanguarda desde a introdução do MS Office 2007 e com mais destaque no MS Office ... consulte Mais informação , vale a pena fazer agora, por isso é útil.

Para fazer isso, acesse as Opções do Excel e selecione "Personalizar". A partir daqui, adicione o comando Câmera da coluna da esquerda na coluna da direita. Agora você terá a câmera facilmente acessível, para que possamos montar o painel.

A câmera em si é muito simples de usar; basta destacar as células que você deseja exibir em outro lugar, clicar no ícone Câmera e copiá-las na próxima vez que clicar em uma célula. Daqui em diante, a 'fotografia' dessas células será atualizada conforme elas mudam.

Use a ferramenta Câmera para tirar instantâneos dos gráficos de progresso com semáforos e seu termômetro, transferindo-os para a planilha que você chamou de 'Painel'. Agora, é apenas um caso de organizar e formatar as coisas de uma maneira que agrade a você, além de adicionar outros elementos que você desejar. Adicionei uma lista de tarefas simplesmente criando-a na folha "Dados" e usando a câmera para transferi-la.

Usando essas técnicas, você pode criar um painel semelhante para atender a praticamente qualquer tipo de tarefa. Depois de se sentir confortável com o noções básicas de técnicas avançadas do Excel Como usar uma tabela dinâmica do Excel para análise de dadosA tabela dinâmica é uma das ferramentas mais poderosas do repertório do Excel 2013. É frequentemente usado para análise de grandes dados. Siga nossa demonstração passo a passo para aprender tudo sobre isso. consulte Mais informação como Formatação Condicional e tem uma variedade de ferramentas como a Câmera, você só precisa pensar em quais informações você precisa ao seu alcance e qual é a melhor maneira de apresentá-las. Excel é mais do que apenas uma ferramenta de escritório 10 modelos do Excel para rastrear sua saúde e fitness consulte Mais informação - há muito o que fazer em casa também.

Você tem uma dica própria sobre como levar um painel do Excel para o próximo nível? Ou você está procurando mais informações sobre uma parte específica do processo? Entre em contato deixando um comentário abaixo.