Delegação: É necessário ter habilidade de liderança para reduzir sua carga de trabalho

Propaganda

Talvez você seja novo em um papel de liderança ou esteja simplesmente lutando com o trabalho de delegação. Como líder, delegar tarefas a outras pessoas é necessário, mas pode ser desafiador. Se você recentemente adquiriu sua própria equipe Qual é a diferença entre um chefe e um líder? consulte Mais informação ou apenas precisar de uma ajudinha na delegação, aqui estão algumas dicas úteis.

A melhor maneira de descrever como delegar é com os cinco W's: quem, o que, quando, onde e por que. Para pintar uma imagem clara, começaremos com o porquê.

Por que a delegação é necessária?

A delegação tem muitos benefícios, tanto para você como líder quanto para sua organização e sua equipe. No entanto, muitas pessoas têm problemas para delegar tarefas.

Alguns podem pensar que é mais fácil executar tarefas por conta do que delegá-las. Outros podem sentir uma sensação de valor ao resolver tarefas sozinhos. Ainda mais pode ser inexperiente na delegação.

o Harvard Business Review estados online:

A delegação beneficia gerentes, subordinados diretos e organizações. No entanto, continua sendo um dos recursos de gerenciamento mais subutilizados e subdesenvolvidos.

E além disso, o estudo de gerenciamento de tempo referenciado pela Harvard Business Review concluiu que:

332 empresas pesquisadas estavam preocupadas com as habilidades de delegação de seus funcionários. Ao mesmo tempo, apenas 28% dessas empresas ofereceram treinamento sobre o assunto.

Benefícios para você como líder

• Você pode direcionar sua atenção para outros itens.
• Você pode agendar seu tempo com eficiência.
• Você pode realizar mais durante o dia de trabalho.

Benefícios para os membros da sua equipe

• Eles podem aprender novas ou aprimorar as habilidades atuais.
• Eles podem se sentir parte de uma equipe e ambiente confiáveis.
• Eles podem melhorar sua autoconfiança e motivação.

Benefícios para sua organização

• Pode aumentar a produtividade.
• Ele pode oferecer processos de sucesso para clientes e clientes.
• Ele pode criar uma cultura conectada para todos os funcionários.

Como você pode ver, os benefícios da delegação tocam mais do que apenas um líder. Portanto, se você está se atrasando, está afetando sua empresa e sua equipe também.

O que você deve delegar?

Agora que você sabe a importância da delegação como líder, o próximo passo é decidir o que você deve delegar.

Em muitos casos, a delegação de determinadas tarefas é um acéfalo. Por exemplo, você não atribuiria uma tarefa de programação a um associado de vendas. No entanto, quando se trata de suas próprias tarefas, pode ser mais difícil decidir qual delegação justificada.

Faça a si mesmo estas perguntas:

• Esta é uma tarefa que somente eu tenho o conhecimento para fazer?
• Estou evitando atribuir esta tarefa porque ninguém mais tem tempo?
• Eu mantenho as tarefas porque quero "fazer tudo" sozinho?
• Esta é uma tarefa recorrente ou rotineira?
• Eu sou realmente responsável por esta tarefa?

Um projeto da Universidade Estadual da Carolina do Norte declara isso em sua lista dos tipos de tarefas que devem ser delegadas:

As pessoas costumam manter as tarefas de que mais gostam para si, mesmo que a tarefa não seja de sua responsabilidade. Essas tarefas não são a melhor maneira de gastar seu tempo e energia.

Depois de decidir o que delegar, siga essa decisão. Então, organize sua agenda e lista de tarefas 9 melhores ferramentas de gerenciamento de tempo para se manter organizadoAs ferramentas de gerenciamento de tempo mostradas aqui ajudarão você a aproveitar ao máximo seus dias. Adequado para qualquer situação comercial ou pessoal. Este é o momento de organizar sua vida! consulte Mais informação para acomodar os outros itens importantes que você deve atender.

Quem é a pessoa apropriada para a tarefa?

Depois de determinar quais itens devem ser delegados, a decisão lógica é decidir quem deve enfrentar a tarefa. Quando você é o líder, seja um pequeno grupo permanente ou uma equipe de projeto flexível, conhecendo os membros da sua equipe As 5 melhores dicas de gerenciamento de projetos para iniciantesSe você estiver assumindo uma função de gerente de projetos pela primeira vez, aqui estão apenas cinco dicas de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a começar. consulte Mais informação é a chave.

Portanto, quando chega a hora de delegar tarefas, você deve obviamente reconhecer as habilidades de cada pessoa. Mas, ao mesmo tempo, você deve saber o desempenho e o registro de responsabilidades deles. A atribuição de uma tarefa a alguém em quem você pode confiar é importante para sua conclusão bem-sucedida.

A Forbes oferece esses dois conselhos úteis sobre delegação:

Juntamente com a confiança, você também deve dar às pessoas a quem delegar a chance de fazer um trabalho da maneira delas.

Delegue responsabilidade e autoridade, não apenas a tarefa.

Lembre-se, depois de delegar uma tarefa, esse membro da equipe deve ser responsável por ela. Isso não significa que você deva se afastar, mas deve deixar o membro da equipe assumir a liderança.

Quando você deve delegar tarefas?

Então você sabe o que está delegando e a quem, mas quando você entrega esses reinados? Você encontrará muitas variáveis ​​envolvidas quando uma tarefa deve ser delegada. Você deve considerar a data de vencimento, a prioridade e o esforço no mínimo.

Por exemplo, tarefas urgentes e Obviamente, as competências de um membro da equipe devem ser delegadas desde o início. Mas aqueles que são de baixa prioridade ou com os quais várias pessoas podem lidar podem esperar.

Uma maneira útil de tomar essa decisão é usar um método de priorização de tarefas. Uma dessas técnicas, chamada de Eisenhower Matrix, pode ajudá-lo a priorizar rapidamente. Usando esse método, você coloca suas tarefas em quatro quadrantes para fazer primeiro, agendar, delegar e não fazer.

À medida que você revisa os buckets de Do First and Schedule, você pode facilmente mudar as tarefas para a seção Delegate. Esse também é um método útil para determinar as tarefas que podem se enquadrar no quadrante Não faça.

Onde você deve gerenciar tarefas delegadas?

A tarefa foi delegada e agora é hora de seguir em frente... quase. Você ainda precisa acompanhar e acompanhar a tarefa até que ela seja concluída.

Você provavelmente usa vários aplicativos e ferramentas em sua posição Torne-se um líder mais organizado e produtivo com o WrikeEsteja você liderando um único projeto no trabalho ou gerenciando uma pequena empresa, qualquer uma das funções exige organização e planejamento extremos. Isso nem sempre é possível com um planejador ou planejador tradicional. Digite Wrike, um ... consulte Mais informação . Se você possui um mecanismo de rastreamento confiável, certifique-se de incorporar as tarefas que delega. Mas se você precisar de algumas sugestões, aqui estão cinco opções fantásticas.

1. Outlook permite atribuir tarefas e manter uma cópia em sua própria lista.
2. O Google oferece recursos Economize seu tempo com 10 recursos subutilizados do GoogleAs ferramentas e os serviços do Google fazem tudo por nós. Mas há muitos recursos que são subutilizados. Economize alguns segundos e faça mais com as ferramentas do Google que você usa todos os dias. consulte Mais informação para delegar e-mails e tarefas de calendário com Gmail e calendário do Google.
3. Trello usa o método Kanban para gerenciar projetos com recursos para atribuir tarefas a outras pessoas.
4. Podio fornece uma estrutura de comentários limpa para tarefas delegadas para manter todos atualizados.
5. Meistertask permite atribuir facilmente e receber notificações de alterações no status da tarefa.

Lembre-se de que a ferramenta que você usa não deve apenas fornecer a capacidade de atribuir tarefas. Você deve usar um que ofereça recursos como notificações, métodos de acompanhamento e lembretes.

Recursos de treinamento para delegação

Se você acredita que você ou sua organização podem se beneficiar de um programa de treinamento para delegação, aqui estão alguns recursos para explorar.

• Trabalhos de treinamento de negócios
• Dale Carnegie Training
• American Management Association
• Aprendizado de CRM

Como você delega?

A capacidade de delegar a outras pessoas é uma habilidade importante para qualquer líder 5 dicas de gerenciamento de tempo que podem fazer de você um líder na vida e no trabalhoQuer você perceba ou não, você é um líder. Mesmo que isso signifique ser um líder de sua própria vida. Essas dicas ajudarão você a se tornar ainda melhor. consulte Mais informação . E, como você leu aqui, os benefícios se aplicam não apenas a você, mas também a sua organização e sua equipe. Isso torna uma situação ganha-ganha-ganha.

Você sente que possui sólidas habilidades de delegação? Ou você luta com a tarefa de delegar todos juntos? Sinta-se livre para compartilhar seus pensamentos sobre este tópico nos comentários.

Créditos da imagem: Duncan Andison / Shutterstock