Torne-se um chefe no e-mail: não deixe o dia inteiro

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182.900.000.000 e-mails.

182,9 bilhões.

São mais de 25 e-mails por cada mente humana do planeta.

E isso é apenas o que enviamos em um dia (PDF).

Dada a quantidade louca de e-mails que são enviados e recebidos todos os dias, não é de admirar que essa comunicação eletrônica tenha se tornado muito difícil de manusear para muitos de nós. Mas não se preocupe, aqui estão alguns segredos de produtividade que podem ajudá-lo a domar a fera.

Usar respostas enlatadas

Não posso enfatizar a importância deste. Provavelmente, você responde a muitos e-mails da mesma maneira, seja uma recusa de envio, reconhecendo os esforços de um colega ou uma simples saudação. A única coisa que você absolutamente precisa fazer é criar respostas prontas para os e-mails mais usados.

É realmente fácil configurar respostas prontas no Gmail E-mail mais rápido e melhor com respostas prontasNão tem tempo para cozinhar o almoço? Não tem problema, pegue uma lata. Precisa de alguma comida de acampamento que não vai mal? Fácil, pegue um pouco de comida enlatada. Cansado de digitar as mesmas respostas por email? Tente e-mails enlatados! Pensar...

consulte Mais informação ou qualquer outro cliente de email. Não importa a rapidez com que você é datilógrafo, você não é mais rápido que dois cliques do mouse, certo? Economize algum tempo e faça isso agora.

Configurar filtros e etiquetas / pastas

A melhor maneira de lidar com uma sobrecarga é primeiro resolvê-la. Isso significa usar filtros e etiquetas / pastas na sua caixa de entrada. O Outlook tem pastas, o Gmail tem marcadores e ambos têm filtros que você pode configurar para rotear automaticamente seu email para essas pastas e marcadores. Você pode configurar filtros avançados 5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entradaQuais filtros cada pessoa deve ter em seu arsenal para que sua caixa de entrada seja tão organizada quanto a minha? Estou aqui para ajudá-lo a começar a configurar seus cinco primeiros filtros ou ... consulte Mais informação no Gmail de acordo com suas necessidades personalizadas. De fato, o Gmail oferece automaticamente traga algum pedido ao seu e-mail 6 maneiras de recuperar sua caixa de entrada de e-mailExiste algo mais útil, prevalente e frustrante do que uma caixa de entrada de e-mail? Está aí para sempre e continuamos a usá-lo, e enquanto continuarmos usando, pessoas como eu continuarão ... consulte Mais informação com sua nova Caixa prioritária.

Eles levam algum tempo para configurar e categorizar bem, e o primeiro mês exige informações constantes de você. Mas vale a pena o seu tempo a longo prazo. Não coloque as coisas às pressas sob rótulos e filtros, pense sobre isso e categorize-o bem, porque essa é a automação que sua caixa de entrada usará pelo resto da sua vida.

Acho melhor fazer uma verificação em três etapas antes de filtrar um email:

1. Pergunte a si mesmo qual seria o melhor nome de rótulo / pasta (existente ou não) para esta mensagem.
2. Verifique se esse nome já existe e, se não, crie-o.
3. Pergunte a si mesmo se esse nome deve ser uma entidade separada ou subcategorizada em uma das pastas existentes.

Faça isso regularmente e sua caixa de entrada ficará magicamente mais limpa.

Leve sua lista de afazeres para outros lugares

Diga comigo: "Sua caixa de entrada não é sua lista de tarefas". Vivek Haldar, do Google, escreveu sobre isso há um tempo e eu não podia concordar mais. Aqui está a opinião de Haldar:

O email é um local terrível para uma lista de tarefas. Eu realmente não entendo como se pode aderir ao GTD por e-mail. Um email não é acionável. Depois de ler e entender, você pode acabar tendo uma ação clara, mas sua caixa de entrada não é o lugar para empurrá-la.

Seu e-mail é sobre comunicação, então seja sobre isso. Existem muitos aplicativos fantásticos para listas de tarefas, e eu recomendo Any.do ou Wunderlist Wunderlist - O melhor aplicativo de lista de tarefas no iPhone [iOS]O Wunderlist é uma das maneiras mais simples de acompanhar o que você precisa fazer. Possui uma interface de usuário elegante que apenas faz sentido. Qualquer um pode pegá-lo e descobrir como ... consulte Mais informação .

Cancelar inscrição de lixo eletrônico

Você não acredita em quantos boletins e outros emails indesejados estão entupindo sua caixa de entrada, apesar de um filtro de spam. E quando a desordem começa a se acumular, ela pode rapidamente sair do controle. Para interromper o processo, é necessário cancelar a inscrição e há um truque muito fácil de fazer isso.

No seu cliente de email, basta procurar a palavra "cancelar inscrição". Ele é anexado ao final de cada boletim informativo. Você verá uma lista de todos os emails em massa na sua caixa de entrada. Agora basta abri-los um por um e cancelar a inscrição. Eu recomendo usar o Gmail Painel de visualização quando você faz isso para acelerar as coisas.

Existem também complementos e serviços para cancelar rapidamente a inscrição nas listas de distribuição Limpe sua caixa de entrada: cancele rapidamente a inscrição em vários boletins com essas ferramentasCancelar a inscrição em boletins informativos é mais do que apenas spam. A maioria dos boletins que preenchem nossa caixa de entrada não está vendendo remédios ou oferecendo prêmios em dinheiro - são boletins genuínos de empresas confiáveis ​​que nós próprios assinamos ... consulte Mais informação ou agrupe-os em resumos de e-mail.

A pergunta de ouro para perguntar a cada email

Esse é o mais importante, e foi isso que me ajudou a manter o controle da sobrecarga da minha caixa de entrada no ano passado. Tom Stafford, da BBC Future, fez uma pergunta de ouro para perguntar a si mesmo ao abrir qualquer mensagem:

"Se eu não tivesse essa informação na minha caixa de entrada, iria procurá-la?"

Se a resposta for não, não pressione a tecla RESPOSTA ou apague a tecla sem abrir. É simples assim. Não, você não perderá nada enorme - eu faço isso há um ano e realmente funciona. Aqui está a explicação de Stafford para isso:

Em nenhum lugar isso é mais aparente do que o e-mail do grupo e a avalanche de respostas que invariavelmente se seguem. Revise lembrando a si mesmo que nem todos os e-mails precisam ser respondidos, que muitos problemas serão e devem ser tratados por outras pessoas. Pergunte a si mesmo: "Se eu não tivesse essas informações na minha caixa de entrada, eu as procuraria?" O máximo de no momento em que a resposta é provavelmente "não", e isso é um sinal de que alguém está controlando seu atenção.

Compartilhe seus Hacks de E-mail

Todo mundo tem seus próprios hacks de e-mail para gerenciar a confusão e a melhor maneira de aprender é compartilhá-los. Nós também temos o nosso Guia do Gmail para todos O Guia do Usuário Avançado do GmailEste Guia gratuito do Gmail é para aqueles que já usam o Gmail como um cliente de e-mail e desejam tirar o máximo proveito de seus muitos recursos de produtividade. consulte Mais informação . Ajuda, assim como o conselho de usuários profissionais. Se Stafford não tivesse escrito esse artigo, eu ainda estaria me afogando em mensagens e sou eternamente grato a ele por isso.

Então me diga, como você lida com o seu sobrecarga de email 3 dicas para lidar com a sobrecarga de e-mail no Gmail [Show & Tell]A maioria de nós sofre de sobrecarga de informações. Estar sobrecarregado com e-mails particulares pode não ser um grande problema e ignorar metade dos e-mails é realmente aceitável até certo ponto. Em uma vida profissional, no entanto, ... consulte Mais informação ? Não há respostas erradas aqui, pessoal.

Créditos da imagem: Pete, Lars Plougmann