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Dante estava errado; existem dez círculos do inferno, o mais profundo dos quais é reservado para aqueles que cometem o mais hediondo dos pecados por email. O email está aqui para ficar, mas há alguns pecadores que estão piorando o resto de nós. Hoje, analisarei algumas das maneiras mais graves de as pessoas abusarem do e-mail e tornar a vida mais difícil para o resto de nós.
Não se preocupe, mesmo se você é um pecador, você não está condenado a uma eternidade de sofrimento. Aceite uma penitência de uma semana para corrigir o erro do seu caminho e se arrepender do pecado do e-mail, e tudo será perdoado.
Continue lendo para descobrir se você é um santo de email 7 Diretrizes de netiqueta para escrever e-mails e posts no fórumNetiqueta é a abreviação de etiqueta de rede ou internet. Abrange o conjunto especial de convenções sociais encontradas nas interações online. Embora a netiqueta seja muito semelhante ao bom comportamento ou etiqueta em encontros off-line, há ... consulte Mais informação ou pecador.
Enviar e-mails para muitas pessoas
Enviar e-mail é incrivelmente barato. Uma pessoa pode gastar cinco minutos escrevendo um email e enviá-lo a milhares, ou mesmo centenas de milhares de destinatários. Também é, em termos gerais, extremamente caro receber. Se demorar dois minutos para ler ou até apenas 30 segundos para ser descartado, o número de pessoas-minutos que um único email pode desperdiçar é enorme. Isso equivale a um enorme desperdício de tempo produtivo. Mesmo se você tomar medidas para minimizar o impacto, como configurando um sistema de comunicação em várias camadas Use este sistema de comunicação de três camadas para resistir a distraçõesA necessidade de permanecer constantemente conectado é perturbadora. Para gerenciar seus relacionamentos e tempo, também gerencie a maneira como você se comunica com o mundo. Crie um plano inteligente de três camadas. consulte Mais informação , você ainda precisa lidar com isso em algum momento.
Muitas organizações têm políticas em que todos, todos e o cachorro de todos estão presentes em todos os emails. Nem todo mundo precisa receber todos os emails. Se você é uma das pessoas que faz essas políticas, ou simplesmente deixa de lado o hábito quando não precisa, é um pecador por e-mail.
Não se preocupe, a penitência é simples. Por uma semana, envie apenas emails para as pessoas que precisam absolutamente recebê-los. Em caso de dúvida, não envie o email. Você provavelmente ficará surpreso com o pouco efeito que isso tem na maneira como tudo funciona.
Como bônus, quanto mais e-mails você enviar, maior a probabilidade de receber; portanto, se você estiver enfrentando uma sobrecarga de e-mail, isso também poderá ajudar.
Resposta excessiva a todos
O e-mail é o melhor quando é usado exatamente como uma carta: uma pessoa envia a outra pessoa uma única mensagem e espera que ela responda. O email também funciona quando uma pessoa envia uma única mensagem para várias pessoas (desde que tudo precisa recebê-lo). Mesmo com ótimos recursos como mensagens encadeadas 7 razões pelas quais você deve parar de usar clientes de email na área de trabalhoUm cliente de email baseado na Web é preferível a uma opção de desktop? Analisamos os diferentes prós e contras e encontramos uma resposta para você. consulte Mais informação , o e-mail não foi projetado para lidar com várias mensagens corretamente.
O problema se torna realmente aparente com os e-mails do grupo. Eu os classifico um pouco mais alto que a bomba nuclear como o pior desenvolvimento tecnológico do século XX. Um segmento de e-mail com 15 ou 20 pessoas respondendo pode rapidamente sair do controle se as pessoas não tiverem cuidado Não tropeçar em si mesmo: 5 comportamentos de e-mail em grupo para evitarCriar um bom email não é fácil, e é uma arte que poucas pessoas conseguem aperfeiçoar. Os e-mails de grupo não são mais fáceis. Essas dicas devem ajudar a melhorar suas mensagens. consulte Mais informação . E lembre-se, toda mensagem enviada é outra notificação para alguém em algum lugar.
Embora a primeira mensagem possa ter sido relevante para todos na organização, as chances são de que as respostas não sejam. Se o seu chefe enviar uma pergunta a toda a equipe, faça seus colegas de trabalho realmente precisa ver sua resposta? O uso excessivo do botão responder a todos é um dos maiores pecados por e-mail que você pode cometer.
Mais uma vez, a penitência é bastante simples. Durante uma semana, você deve usar apenas o botão de resposta. Se mais de uma pessoa precisar ver a resposta, faça um CC manualmente. O botão responder a todos é uma tentação do mal que deve ser resistida.
Enviar e-mail quando você não precisa
Às vezes, o e-mail é a melhor maneira de alcançar alguém. Às vezes não é. Infelizmente, o email geralmente é visto como padrão. Enviar e-mail quando não é necessário é outra maneira de ser enviado diretamente para o inferno.
Às vezes, existem maneiras melhores de fazer as coisas. Se Tony estiver sentado do outro lado da sala, a menos que você precise criar uma trilha de papel, por que não se aproximar e falar com ele? Da mesma forma, se algo exigir muito e repetir, uma reunião presencial ou por telefone provavelmente será muito mais eficiente. Uma ligação telefônica de 30 minutos pode substituir discussões por e-mail durante uma semana. Apenas certifique-se de não deixe suas reuniões se transformarem em um vácuo de tempo Farto de reuniões ineficientes? Envie estas 8 regras para seu chefeSe uma reunião é bem organizada, não há motivo para não melhorar a produtividade, o senso de propósito e o moral. Aqui estão algumas regras a serem seguidas para reuniões eficazes. consulte Mais informação .
Sua penitência é fazer todo o possível para não enviar e-mails por uma semana. Se Tony não estiver em sua mesa quando você se aproximar, deixe um bilhete manuscrito. Se Bob quiser organizar alguma coisa, ligue para ele e ligue no telefone. Veja como a alteração do padrão de "enviar um email" para "apenas enviar um email se não houver outra opção" afeta o modo como você trabalha. A caixa de entrada de todos agradecerá.
Enviar e-mails excessivos
Assim como enviar um email curto para muitas pessoas é um pecado, enviar emails muito longos para apenas uma pessoa também pode ser. Se o que você está tentando dizer exige um e-mail de 2000 palavras, é provável que você esteja usando a ferramenta de comunicação errada. Quanto mais longo o seu email, mais tempo leva para a outra pessoa ler e mais esforço é necessário para responder. E-mails longos podem realmente ser péssimos!
"Não tive tempo de escrever um email curto, então escrevi um longo." - Mark "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 de abril de 2015
Há um crescente movimento de pessoas comprometendo-se a mantenha todos os e-mails com menos de cinco frases. Eles acham que, se a mensagem não puder ser transmitida tão brevemente, você estará fazendo errado. Se você é culpado de escrever e-mails que chegam ao território de Tolstoi, sua penitência é se juntar à multidão de cinco frases por uma semana. Nenhum e-mail que você enviar, por mais necessário que seja, pode executar mais de cinco - de preferência, frases curtas. É um bom hábito entrar e vai torná-lo mais produtivo 7 dicas de eficiência de e-mail para obter mais e-mails mais rápidosA vida gira em torno da comunicação e, literalmente, nada é realizado sem ela. O email é uma ferramenta de comunicação destinada a facilitar sua vida. Em vez de digitar uma carta ou tentar pegar alguém ... consulte Mais informação .
Responder a todas as mensagens
Esse é o pecado pelo qual eu mais sou culpado, e demorei um pouco para superar isso. Quando você recebe um e-mail, o impulso natural é responder imediatamente. O problema é que isso pode levar você a trocas desnecessárias e reacionárias, e as pessoas esperam que você esteja disponível para responder instantaneamente ao e-mail a qualquer hora. Responder a todos os emails instantaneamente é apenas um pequeno pecado, enquanto o inverso, esperar que todos respondam instantaneamente, é um pecado maior.
Ao responder rapidamente a tudo o que você está alimentando com a fera, é o chefe que exige respostas por email às 4 da manhã de um sábado. Você não deve agradar a tais chefes. Como penitência por esse pecado, você deve passar uma semana aguardando pelo menos uma hora antes de responder a e-mails e responder apenas durante o horário de trabalho. Se algo exigir uma resposta urgente, você precisará usar outro método de comunicação.
Vá agora em paz
Ame ou odeie, o e-mail chegou para ficar. No entanto, existem maneiras de melhorar a experiência para todos os outros. Se você é um péssimo pecador de e-mail, arrependa-se e coloque algumas dessas soluções simples em ação. As pessoas vão agradecer por isso. Se, por outro lado, você é um santo por e-mail, encaminhe este artigo a todos os pecadores que você conhece e espalhe a boa palavra.
Existem inúmeros outros pecados por e-mail por aí. O que você acha que eu perdi? E que penitência você sugeriria?
Créditos da imagem: xkcd.org.