Como ter certeza de que você nunca mais esquecerá uma tarefa

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Você é uma pessoa organizada. Você adiciona eventos futuros à sua agenda, planeja sua carreira no Trello e possui um sistema de etiquetas decente no Gmail para garantir que sempre responda às coisas. No entanto, quando você verifica sua lista de tarefas, há certas tarefas desses outros lugares que ainda não chegaram à lista.

Sim, você pode configurar um sistema para adicionar manualmente itens desses locais à sua lista de tarefas, mas isso desperdiça tempo. Idealmente, precisa ser automático. Então, quando você estiver verificando sua lista de tarefas com o filtros Todoist finais Como configurar os filtros Todoist finais em 5 minutosEntão, você inseriu todas as suas tarefas no Todoist, mas o processo de resolvê-las é um tanto casual. Isso porque você provavelmente não tem ótimos filtros. Isso vai mudar. Hoje. consulte Mais informação você criou, você terá tudo o que é essencial e nunca perderá nada.

Vamos demonstrar como não esquecer uma tarefa usando Todoist como uma ferramenta de captura de memória.

Esteja preparado para eventos do calendário

Se toda a sua vida estiver planejada no Google Agenda, faz sentido acionar sua lista de tarefas a partir de determinados itens. Por exemplo, quando surge uma reunião e você precisa preparar as coisas com antecedência. Isso requer algum planejamento e há duas maneiras de fazê-lo.

Primeiro, você precisa definir notificações de lembrete para seus calendários importantes. Vá para o calendário na sua lista de calendários, clique na seta à direita e escolha Editar notificações. Configurei o meu para que um e-mail fosse enviado uma semana antes dos eventos, mas você pode preferir outro período de tempo. Também filtrei meus e-mails como loucos, para que eu nunca os veja, mas esse não é o ponto. O ponto é que, uma vez que o e-mail chega à minha caixa de entrada, posso fazer coisas legais.

A segunda etapa é configurar um filtro no Gmail para capturar todos os eventos nos quais você está se concentrando. Então, por exemplo, você configurou um filtro para capturar e-mails de [email protected] com a palavra "reunião" no assunto. Essa será a maneira de acionar um item da lista de tarefas uma semana antes da sua reunião.

Agora, existem duas maneiras de obter, a partir deste ponto, um novo item de tarefa na sua lista de tarefas Todoist.

A primeira maneira é definir o filtro para encaminhar o email para o endereço de email privado de um projeto específico. Na verdade, eu montaria um novo projeto para isso, chamado algo como "Preparação para reuniões". Esta opção funciona apenas para Todoist premium Quanto mais produtivo é o ToDoist Premium? Aqui estão 6 boas razões para atualizarContinuei usando o ToDoist gratuitamente por um tempo. Mas continuava enfrentando coisas que eu queria fazer e não podia. Lembretes por e-mail. Adicionando notas à tarefa. Coisas que realmente adicionariam muito ... consulte Mais informação , pois apenas usuários premium podem aceitar novas tarefas por email. Também envolve adicionar [email protected] e [email protected] à lista Todoist "Accept Email" e verifique a configuração.

A segunda opção está disponível para qualquer pessoa e é muito fácil de configurar, mas envolve vincular o Gmail e Todoist ao IFTTT, que nem todo mundo está feliz em fazer. Mas os passos são simples.

1. Defina o filtro do Gmail para adicionar um rótulo específico aos lembretes da reunião.
2. Escolha um rótulo exclusivo para ser usado apenas para esse fim.
3. Configure uma receita IFTTT para acionar sempre que houver um novo email nesse marcador.
4. Defina-o para acionar um novo item de tarefa no projeto de preparação para reuniões designado.
5. Você também pode prefixar ou anexar texto à sua linha de assunto (infelizmente não é possível editar o assunto).

Prefixo o texto "Preparar para", o que é suficiente para que faça sentido para mim. Você também pode definir a prioridade da tarefa e a data de vencimento, ou mesmo definir uma nota que possa conter o corpo do email que acionou a tarefa. Se você deseja adicionar marcadores à sua tarefa, pode anexar texto com @Postar ou @Telefone para definir isso.

Nota: Se você não estiver usando o Todoist, poderá usar essa mesma ideia de IFTTT para criar tarefas no iOS Reminders, Evernote ou Toodledo. Ou, você pode usar o primeiro método para criar tarefas no qualquer sistema de lista de tarefas Os 5 mandamentos para a escolha do aplicativo de tarefas certas para a produtividadePessoas diferentes se organizam de maneiras diferentes. Portanto, a escolha de um aplicativo de tarefas realmente depende do tipo de pessoa que você é. Aqui estão cinco mandamentos em que você pode pensar em seu próprio sistema de produtividade. consulte Mais informação que aceitarão emails, como Remember The Milk.

Quais outros gatilhos posso definir no Google Agenda?

Inspire-se - há muitas outras coisas que você pode fazer com este sistema.

• Se você tiver um calendário para aniversários, defina uma tarefa que o lembrará de comprar um presente.
• Se você tem convidados que ficam frequentemente, inicie uma tarefa para preparar atividades turísticas e outras coisas para a chegada deles.
• Se você acompanhar seu cronograma de vacinação para seus filhos, inicie uma tarefa para fazer uma ligação para a consulta.
• Se você gosta de estar preparado para as festas que está participando, inicie uma tarefa para preparar presentes e compartilhar alimentos.

Recebo notificações do Google Agenda para acionar novos itens de tarefas para shows e shows, lembrando-me de colocar minhas músicas e roupas em ordem (como sempre é diferente). Outra idéia é fazer com que qualquer coisa que você rotule de "Tarefas pendentes" vá para o Gmail, mas acho isso um pouco exagerado.

Considere os tipos de calendários nos quais você está inscrito e como eles podem ajudá-lo. Se você se inscreveu no seu calendário do Last.fm, que informa sempre que suas bandas favoritas estão tocando localmente, você pode desencadear tarefas para comprar ingressos para shows de suas bandas ultra favoritas. Se você estiver inscrito em calendários de feriados ou calendários de feriados escolares, poderá executar tarefas para preparar festividades ou creches. Se você se inscrever em calendários de competição para concursos de poesia ou maratonas, poderá definir uma tarefa para garantir a participação na competição.

Obter cartões Trello ou tarefas Basecamp no Todoist

Você usa Trello para brainstorming geral, planejamento de blog, tarefas de trabalho ou uma maneira diferente de visualizar seu plano de vida geral? Obtenha um calendário para o seu quadro do Trello. Vá para a barra lateral, clique no Cardápio suspenso e escolha Poderes e você verá a configuração da agenda.

Também é possível obter um feed do iCal no Basecamp e em muitos outros serviços da lista de tarefas.

Inscreva-se neste feed do iCal no Google Agenda; defina uma data de vencimento no Basecamp ou no Trello e exiba-a no seu Google Agenda. Isso aciona a notificação para enviar uma tarefa ao Gmail e Todoist, para que você não esqueça de concluir a tarefa.

Esse sistema é especialmente bom se seus colegas gostam de planejar de forma colaborativa no Trello ou no Basecamp, mas você não deseja perder um prazo atribuído a você. Você pode facilmente ajustar o filtro do Gmail para capturar apenas as tarefas atribuídas a si mesmo.

Um Hack de Estudante Assassino

Os alunos podem usar esse sistema para acionar um conjunto de tarefas com antecedência para os próximos exames ou datas de envio de tarefas. Você pode definir uma notificação do calendário para ser enviada um mês antes e acioná-la para definir uma série de tarefas. Por exemplo, você pode definir uma tarefa de baixa prioridade imediatamente para pesquisar a tarefa, uma tarefa de alta prioridade algumas semanas depois para preparar um estrutura de tópicos, outra tarefa de alta prioridade um pouco mais tarde para concluir um rascunho e a tarefa final de alta prioridade um pouco mais tarde para garantir que a tarefa seja concluída e submetido.

Para garantir que nada seja esquecido, você poderá acionar outra notificação uma semana antes da data de vencimento para verificar se está pronta e enviada. Dessa forma, você não perderá nada que seja adicionado próximo à data de vencimento.

O que mais você pode fazer com Todoist e IFTTT?

Como existem centenas de outras integrações de IFTTT, existem muitas possibilidades para o Todoist. Mesmo os lembretes diários, como definir uma tarefa para garantir que haja um kit de sobrevivência de inverno em seu carro quando o tempo disser que vai nevar (ou, inversamente, uma prancha de surf em seu carro quando estiver ensolarado).

Mas, invertendo as coisas, existem algumas coisas legais que você pode fazer ao acionar a IFTTT do Todoist, como automaticamente enviando um relatório ao seu chefe Automatize sua vida e trabalho com Todoist e IFTTTJogue de forma criativa com os recursos de notificação do ToDoist e a capacidade do IFTTT de realizar automações realmente legais com eles. Mostramos como combinar os dois potencia sua produtividade. consulte Mais informação .

Como você integra o Todoist ao IFTTT, Gmail e Google Calendar? Você está preso entre várias listas de tarefas a fazer no trabalho e no lazer? Conte-nos seus melhores hacks!

Créditos da imagem: Não esqueça Via Shutterstock