Trabalho em equipe: 10 dicas para colaboração on-line eficaz em tempo real

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Os nativos digitais são co-autores de artigos, teses e livros on-line e em tempo real. Se você ainda estiver enviando e-mails alternativos com anexos de arquivo para colaborar em um documento, está fazendo errado. A menos que você compartilhe o mesmo escritório, escrita colaborativa online Como as ferramentas de escrita colaborativa facilitam sua vidaGraças à Internet, colaborar em um projeto de redação deve ser fácil. Se você já coproduziu um, sabe que isso pode ser difícil. Não deve ser com a ferramenta certa. consulte Mais informação geralmente é mais seguro, mais confiável e mais eficiente que os e-mails. Além disso, é divertido e fácil. Deixe-me ajudá-lo a começar.

O time

Trabalhar remotamente é difícil. Portanto, é ainda mais importante colocar todos na mesma página e formar a equipe. Nós cobrimos como espírito de equipe supera a tecnologia O espírito de equipe supera a tecnologia: como dominar a colaboração remota para equipes on-lineA colaboração não fica mais fácil se você tiver que trabalhar juntos remotamente e compartilhar apenas a Internet como uma conexão comum. A tecnologia pode ajudar a navegar no caos. Mas é apenas a cereja.

consulte Mais informação antes. Os membros da equipe precisam aprender sobre os pontos fortes e fracos um do outro. A equipe precisa de um objetivo comum e um roteiro com objetivos e responsabilidades individuais. Todos precisam se sentir confortáveis ​​com as ferramentas que estão usando, e pelo menos uma pessoa precisa manter a equipe organizada.

Dica 1: nunca esqueça a importância de uma equipe inclusiva que envolva todos os seus membros.

As ferramentas

Escrita colaborativa em tempo real ou a edição pode ser feita de várias maneiras. As ferramentas baseadas em navegador incluem Google Drive ou OneDrive (anteriormente SkyDrive). No lado do software, o Microsoft Office suporta edição colaborativa com SharePoint ou OneDrive. Se você estiver usando uma versão mais antiga do Word (2007 ou 2010), poderá instalar o complemento CodoxWord para ativar a gravação colaborativa. O gratuito, multiplataforma e processador de texto de código aberto Abiword é o melhor processador de texto leve e gratuitoObtenha um processador de texto leve, mas não com pouca potência. Se você precisa de um programa compatível com uma ampla variedade de formatos de arquivo, o Abiword pode ser o ajuste certo para você. Não é tão poderoso quanto a Microsoft ... consulte Mais informação AbiWord também inclui um plug-in de colaboração, para permitir a edição simultânea de documentos via AbiCollab.net. Se a privacidade é um problema, você pode configurar um código-fonte aberto auto-hospedado e um editor de texto on-line gratuito com Etherpad.

Dica 2: escolha uma ferramenta com base nas necessidades do seu projeto e nas capacidades ou preferências da sua equipe.

As ferramentas devem facilitar seu fluxo de trabalho. Se membros da equipe individuais não conseguirem usar um software ou plataforma específica, o progresso do seu projeto será prejudicado. Aqui estão alguns pontos a considerar:

• Em quais sistemas operacionais estão os membros de sua equipe?

• Quais ferramentas eles estão usando agora?

• Com quais ferramentas eles têm experiência?

Da mesma forma, se uma ferramenta não possuir os recursos necessários, alcançar o resultado desejado será difícil. Prepare coletivamente uma lista de recursos obrigatórios e interessantes. Considere o seguinte:

• escrita colaborativa em tempo real

• comentários

• bate-papo na barra lateral

• notificações

• Gerenciamento de arquivos

• Histórico de Revisão

• controle de versão

• suporte de remarcação

• importação e exportação

• suporte móvel

Essa lista e o conhecimento dos pré-requisitos de sua equipe ajudarão você a escolher uma ou mais ferramentas adequadas.

Dica 3: Ajude todos os membros a configurar as ferramentas que você decidiu e - onde necessário - forneça uma introdução aos recursos de que eles precisam.

O processo

No início do projeto de redação, reúna uma visão geral das diferentes tarefas e tópicos para cobrir e distribuir responsabilidades. A equipe precisa esboçar um esboço, encontrar especialistas para diferentes seções, escolher um editor de cópias para corrigir a ortografia, a gramática e o estilo de escrita. Coloque um editor executivo encarregado do conteúdo e nomeie alguém para gerenciar dados ou criar figuras e tabelas.

Dica 4: cada membro da sua equipe possui habilidades diferentes. Um processo eficiente será baseado nos pontos fortes das pessoas. Atribua responsabilidades de acordo.

Dica 5: quando se trata de execução, envolva a equipe. As pessoas devem trocar de papel periodicamente e revisar o trabalho umas das outras para cobrir diferentes perspectivas.

Escrever é um processo criativo e uma paixão para muitas pessoas.

Dica 6: se você tem pessoas em sua equipe que odeiam ter seus textos alterados por outra pessoa, os editores podem trabalhar com comentários e sugestões.

Dica 7: Concorde em comentar as convenções, uma nomenclatura e como os comentários serão processados.

No final, o sucesso do seu documento depende do conteúdo.

Dica 8: Deixe as pessoas escreverem sobre o que estão entusiasmadas, mesmo que elas sejam ruins. Suas idéias podem ser brilhantes e você sempre pode corrigir o estilo de escrita.

Dica 9: respeite a ideia! Ao editar a escrita de outra pessoa, verifique se a ideia que ela expressa é preservada.

O tempo todo, uma pessoa precisa organizar a equipe, gerenciar as expectativas e manter o prazo em mente.

Dica 10: comunique-se frequentemente com seus colegas de equipe. Atualize-os sobre o progresso geral, destaque as lacunas e lembre-as de responsabilidades e prazos. Elogie os esforços individuais e incentive-os a compartilhar seu próprio progresso, idéias e desafios.

O Projeto Finalizado

Uma equipe que aborda uma redação ou qualquer outro projeto com entusiasmo e espírito colaborativo - disposta a dar o melhor de si, apoiar os companheiros de equipe e fazer compromissos - sempre produzirá melhores resultados do que indivíduos. O todo é maior que a soma de suas partes. Ceda e prometo que será a experiência mais gratificante da sua vida. Definitivamente tem sido meu.

Que lições você aprendeu ao trabalhar com equipes virtuais?

Crédito de imagem: Ed Yourdon via Flickr, Colaboração virtual via Shutterstock