Como garantir que sua assinatura de email não dê a impressão errada

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Dizer adeus é tão difícil de fazer, não é? É desconfortável e, às vezes, estranho. Bem, pode não haver instruções para essas situações, mas pelo menos podemos oferecer algumas instruções sobre como você pode se despedir de um email sem se sentir desconfortável.

A assinatura de e-mail Você também pode se beneficiar do poder das assinaturas de emailUma assinatura diz algo sobre uma personalidade. Assim como duas pessoas quase não escrevem da mesma forma, elas também assinam de maneira diferente. Foi assim que a "ciência" da grafologia surgiu. Mas a era digital e o email ... consulte Mais informação é para todos os efeitos, o seu “adeus”. Não é se você abraça alguém ou dá um aperto de mão. Não é apenas se você lhes dá seu nome ou lhes entrega seu cartão de visita com todas as suas informações de contato incluídas. É assim que você impressiona. Ou não.

Neste artigo, vou compartilhar as cinco lições mais importantes que aprendi nas últimas décadas que tenho me comunicado com as pessoas na Internet. Curiosamente, os dilemas envolvidos com as assinaturas de e-mail existem desde que esses e-mails iniciais as mensagens estavam sendo enviadas pelo BitNet e FidoNet ou mesmo pelo sistema de correio CTSS do MIT na década de 1960, mas eu discórdia.

O email está conosco há muito tempo. Então, como você faz isso certo? Como você assina sem parecer esnobe, mas também oferece informações suficientes para que as pessoas saibam quem e o que você é? Vamos começar. Quando terminarmos, você terá uma boa ideia do que deseja fazer com sua própria assinatura de email.

O que uma assinatura de email deve fazer

Hoje em dia, no processo de envio de e-mail para as pessoas, tenho três "níveis" diferentes de assinatura de e-mail. Por quê? Bem, existem três níveis de relacionamento a serem abordados - desde uma breve nota a um amigo, até uma mensagem formal de e-mail comercial a uma empresa. Três variações é realmente tudo o que você precisa, e o objetivo delas deve ser o seguinte:

1. Um sorriso rápido - Esta versão exclusiva envia emails rápidos para amigos ou colegas que você envia constantemente, várias vezes ao dia.

2. Sorriso e um aperto de mão - Esta versão exclusiva envia e-mails mais longos para colegas de trabalho, onde seu e-mail precisa ser um pouco mais formal.

3. Um aperto de mão firme e um cartão de visita - É para aqueles momentos em que você precisa escrever um email formal relacionado a negócios e fornecer seu título e todas as suas informações de contato.

Existem regras não escritas para cada um desses tipos de assinaturas de email. Quebre-os e não será o fim do mundo. Se você deseja causar uma boa impressão, siga algumas dessas dicas para cada tipo de email enviado.

A assinatura Quick Smile

Você nem sempre precisa de uma assinatura de email. Pelo menos, você nem sempre precisa de um formal. É como quando você está andando por um colega no corredor. Você os vê várias vezes ao dia. Você participa das mesmas reuniões. Você realmente precisa cumprimentá-los no corredor com um aperto de mão? Não; na maioria das vezes, é um rápido "Hey Fred" e um sorriso, se é que existe alguma coisa. Quando você envia rapidamente um e-mail a um colega para pedir conselhos ou uma dica, talvez você nem precise de uma assinatura. Se você sentir necessidade de assinar, pode seguir minha abordagem, apenas seu nome precedido com um traço. Não há necessidade de citações floridas ou títulos elaborados. A pessoa sabe quem você é, o que você é e qualquer coisa além do seu nome seria embaraçosa. Considere isso como uma conversa básica do bebedouro, que você geralmente termina com algo como "tudo bem, até mais tarde!" e uma onda rápida. Nada mais é necessário.

Sorriso e um aperto de mão

O outro tipo de assinatura é uma espécie de híbrido entre formal e informal. Este é o mais difícil de acertar. Podem ser colegas que você deseja enviar por e-mail com solicitações de negócios semi-formais, mas não quer que eles pensem que está se sentindo bem. Eles precisam apreciar a importância do e-mail, mas você não quer que eles se perguntem se você ainda é amigo. É aqui que a assinatura muito sutil entra em jogo. Eles geralmente diminuem de tamanho e quase imperceptíveis no rodapé do próprio email. Uma das melhores abordagens para isso é uma assinatura que chamo de "one-liner".

Nesta versão, todas as informações são divididas com um "|" personagem. Isso pode ser tão simples quanto um endereço ou e-mail, números de telefone, números de celular ou qualquer outra coisa. Deve ser breve, incluir apenas algumas informações necessárias e é isso. Eu já vi algumas pessoas fazerem essa assinatura em uma fonte mais fraca que o restante do e-mail - talvez em cinza. Outra abordagem que observei é uma breve linha dupla. Basicamente, um nome e uma forma de contato que pode ser um único número de telefone ou endereço de email.
Obviamente, isso é para destinatários que já sabem quem você é, em qual empresa trabalha e você está apenas enviando a eles um dos muitos e-mails de correspondência. Ele fornece a "sensação" de um email amigável, mas se a pessoa precisar entrar em contato com você e não conseguir manter seu número o Rolodex deles (as pessoas ainda usam esses ???), e aí estão suas informações de contato no pé do e-mail, alcance.

Um aperto de mão formal

Claro, há momentos em que você está enviando um email para alguém de fora da empresa ou talvez você esteja enviando um e-mail a alguém dentro da empresa sobre algo oficial que exija a conversa formal. É como vestir uma roupa formal ao participar de uma cerimônia de premiação para seus colegas. Antes de abordar o que você deve fazer nesses casos, é mais educativo abordar o que não fazer primeiro. Sim, você deve fornecer informações de contato, como o nome da empresa, o site e o endereço de e-mail, mas não precisa exagerar. Existe realmente a necessidade de fornecer quatro números de telefone diferentes, incluindo uma máquina de fax?

Não, forneça informações de contato suficientes para que haja vários métodos para entrar em contato com você (e-mail, telefone ou até mesmo por um site), mas não se deixe levar. O fornecimento de uma lista de números de telefone faz parecer que você é tão móvel que nunca está no escritório e é muito difícil entrar em contato.

Outro erro comum é aparecer como um autopromotor. Pessoas assim sobrecarregam suas assinaturas de email com suas contas de redes sociais até o ponto em que a assinatura tem mais de 10 linhas e é preenchida principalmente com auto-marketing.

Outra maneira de dar uma impressão horrível é usar todos os tipos de cores e fontes divertidas no seu endereço de email. É difícil fazer algo assim, porque as cores precisam corresponder e as fontes precisam ter a aparência correta. Infelizmente, muitas pessoas não têm idéia de como combinar corretamente as cores, e sua assinatura de email acaba parecendo algo fora de uma fábrica de Willy Wonka.

Esse tipo de assinatura de palhaço não é profissional e qualquer pessoa para quem você enviar achará que não tem ideia do que está fazendo, independentemente do campo em que se encontra. Portanto, evite cores extravagantes. Mantenha simples.

O que você pode fazer certo

Então, como é uma boa assinatura formal de email se você deseja causar uma boa impressão? Siga as informações básicas necessárias, mantenha a formatação e o estilo simples e não exagere nas informações.

Aqui está um exemplo. Este inclui 4 linhas - nome, empresa, número de telefone e endereço de email. É isso aí.

Essa pessoa usava apenas texto sem formatação, e mantê-lo em apenas quatro linhas faz com que pareça elegante e profissional.

Com meu próprio endereço, vou um pouco mais longe, mantendo a assinatura modesta usando itálico e desbotando-a para cinza escuro. Manter um tom mais claro que o próprio texto do email informa ao destinatário que você considera suas próprias informações secundárias à própria mensagem. É uma sugestão sutil de humildade.

Além disso, os títulos devem ser usados ​​apenas quando relevantes para a conversa em questão. Na maioria das correspondências relacionadas ao meu próprio site, as pessoas precisam saber que eu sou o proprietário do site, portanto o título é importante. Somente informações suficientes são incluídas para contato rápido - e-mail e número de telefone, é isso.

Outro exemplo é a assinatura que eu uso para correspondência interna e externa de MakeUseOf.

Aqui, eu realmente hesitei entre usar o título ou não. Geralmente, é importante apenas nas comunicações externas por email e marginalmente importante em algumas comunicações internas. Comecei a usar duas versões - uma para externa e outra para interna - mas me cansei de alternar manualmente entre as duas, que decidi manter a anterior. Correndo o risco de parecer auto-importante, ele permanece desbotado e secundário. Também utiliza o "|" personagem mencionado acima, um pequeno toque de cor para destacar o nome do site, e decidi ser ousado e adicionar uma quinta linha para uma cotação.

Vindo com a assinatura de email perfeita 6 dicas para aproveitar melhor as assinaturas no Gmail consulte Mais informação que representa quem você é, o que faz e como entrar em contato, pode tomar algumas tentativas e erros, mas depois de obtê-lo certo, é bom saber que você está dando o melhor de si em todas as correspondências por e-mail que você envia Fora.

Quais são as suas dicas para uma melhor assinatura de email 5 maneiras de criar várias assinaturas personalizadas no GMail consulte Mais informação ? Do que você gosta ou não nas outras assinaturas que viu? Compartilhe seus pensamentos na seção de comentários abaixo!

Crédito de imagem: Casal de negócios via Shutterstock