5 ferramentas críticas necessárias para um escritório virtual mais produtivo

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Um escritório virtual é um escritório móvel localizado no seu computador ou na nuvem. Se seu trabalho não o vincular a um local específico, você poderá configurar suas ferramentas para trabalhar em qualquer lugar do mundo. Para cada vez mais pessoas, trabalhar remotamente está se tornando uma alternativa realista e desafiadora ao deslocamento para trabalhar em um escritório tradicional.

Embora ofereça uma quantidade incrível de liberdade, trabalhar virtualmente e possivelmente na estrada também exige grande disciplina e excelentes habilidades organizacionais. Trabalho e viajo há mais de um ano e, portanto, posso dizer uma coisa ou duas sobre como trabalhar em um 'escritório virtual'.

Comunicação por e-mail

Comunicação eficaz é a chave para ser produtivo. O e-mail continua sendo uma ferramenta essencial de escritório virtual para comunicação profissional e não parece que será substituído em breve. Seu cliente de email deve ser configurado para filtrar automaticamente seus e-mails, facilitando a marcação e classificar e-mails, e você poderá acessar seu e-mail on-line, caso algo aconteça com o seu computador.

Para mim, e-mail do Google com algumas configurações personalizadas e vários recursos do Google Labs ativados, atende a todos esses requisitos. Nós escrevemos inúmeros artigos sobre GMail em MakeUseOf.

Também recomendo a leitura dos seguintes artigos:

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Organização e Planejamento

Nenhum escritório virtual está completo sem um calendário para lembrá-lo de prazos, eventos e compromissos. Devido à sua perfeita integração com o GMail, uso calendário do Google.

Os artigos a seguir mostram como você pode aproveitar ao máximo calendário do Google:

• 10 recursos impressionantes do Google Agenda que você deve experimentar 10 recursos impressionantes do Google Agenda que você deve experimentar consulte Mais informação
• 5 scripts úteis do Greasemonkey para aprimorar o Google Agenda 5 scripts úteis do Greasemonkey para aprimorar o Google Agenda consulte Mais informação

Se você precisar de mais ajuda do que um calendário simples pode fornecer, considere configurar seu próprio sistema de assistente virtual. Uma excelente solução para gerenciar suas contas, detalhes de viagens e muito mais é o Pageonce. Outra ótima ferramenta para se manter organizado é Lembre-se do leite, uma ferramenta para gerenciar listas, tarefas e lembretes on-line ou onde você quiser, por exemplo, no GMail.

• 8 maneiras fáceis de gerenciar tarefas com Remember The Milk 8 maneiras fáceis de gerenciar tarefas com Remember The Milk consulte Mais informação
• 5 maneiras inteligentes de usar Lembre-se das listas e tags de leite 5 maneiras inteligentes de usar Lembre-se das listas e tags de leite consulte Mais informação

Comunicação Direta

É importante se conectar com as pessoas. A comunicação direta via IM, voz, telefone ou vídeo-chamadas também ajuda a retransmitir as informações com mais eficiência do que por email. De qualquer forma, você precisará se comunicar diretamente com colegas ou clientes.

Skype cobre toda a largura de banda de comunicação direta. Você pode usá-lo para mensagens instantâneas, bate-papo por voz ou vídeo e ligar para um número de telefone.

Confira os seguintes artigos para obter dicas e truques para Skype :

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Como alternativa ao Skype, você também pode considerar Google Talk ou ooVoo.

Armazenamento e compartilhamento de arquivos on-line

Se o seu escritório não é apenas virtual, mas também no The Cloud, você precisa de uma ferramenta confiável de armazenamento de arquivos online. Você também pode precisar de uma ferramenta para trocar ou trabalhar de forma colaborativa em documentos com seus parceiros. Dropbox pode fazer tudo isso e muito mais.

Veja o que recomendamos que você faça com Dropbox:

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Hardware

Por fim, deixe-me mencionar brevemente o hardware que será útil. Você obviamente precisa de um computador e possivelmente de um telefone celular. A seleção do dispositivo dependerá em grande parte das preferências pessoais ou talvez você dependa inteiramente de computadores públicos. De qualquer forma, existem duas peças de hardware acessório que você deve considerar:

• Backup e transferência de arquivos
  Para dados que você não pode ou não deseja armazenar on-line, obtenha um cartão SD ou uma unidade flash USB com capacidade de armazenamento suficiente. Você também pode instalar aplicativos móveis nesses dispositivos, caso queira confiar em computadores públicos.
• Fones de ouvido e / ou fone de ouvido
  Quando você trabalha em um local público movimentado e barulhento, bons fones de ouvido podem ser críticos para seu foco e sanidade. Quando, ocasionalmente, você precisar fazer chamadas pelo seu computador, obtenha fones de ouvido multifuncionais que também funcionam como fones de ouvido.

Conclusão

Um escritório virtual é uma configuração altamente individual de hardware, software de desktop e serviços online. Como em um escritório tradicional, as ferramentas de escritório virtual que você escolhe dependem muito de seus requisitos e preferências pessoais. Você pode manter a organização simples e eficaz, mas nunca se esqueça de proteger seus dados e fazer backup religioso.

Quais aplicativos e hardware você usa em seu escritório virtual?

Créditos de imagem: EDHAR