20 maneiras de um assistente virtual humano economizar seu tempo

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Existem dois tipos de assistentes virtuais (VA) para ajudar a tornar a vida um pouco mais fácil Usei três empresas de assistente virtual e esta venceuA contratação de um assistente virtual é um gerenciamento inteligente de tempo. Testamos três serviços de assistente virtual e encontramos os prós e contras de cada um. Cada teste revela dicas e truques para escolher o assistente pessoal ideal. consulte Mais informação : digital e humano.

Assistentes digitais são aqueles como Siri, Cortana, Alexa e Google Assistant. Eles são programas de software que podem interpretar e executar solicitações básicas. Estamos conversando sobre como encontrar recomendações de restaurantes e férias, reservar um Uber, definir lembretes e controlar sua casa inteligente. Muito simples, mas ainda bastante útil.

Mas e as tarefas que você odeia, não pode ou simplesmente não tem tempo para fazer, que são complexas demais para um VA digital? Resposta: contrate um humano assistente virtual.

São pessoas (portanto, certifique-se de tratá-las como tal) que você pode contratar em sites como UpWork ou Pessoas por hora. Ao terceirizar as tarefas corretas para esses VAs humanos, você pode se tornar superprodutivo, disponibilizando mais tempo para concentrar-se em um trabalho importante Por que a autodisciplina é o melhor corte de produtividade que você precisaQual é o segredo para realizar um trabalho profundo? É motivação ou é disciplina? Se você não conseguir se concentrar e terminar seu trabalho, aqui estão algumas dicas de hábitos que o ajudarão a realizar mais. consulte Mais informação ou simplesmente para relaxar.

Não sabe o que você poderia terceirizar para esses VAs humanos? Aqui estão algumas idéias.

1. Fazer reservas e compromissos

Se houver um restaurante que você pretenda experimentar, peça ao seu VA para "reservar uma mesa para 4 pessoas em [restaurante] por cerca de 20:00 desta sexta-feira. ” Eles encontrarão o número de telefone, farão a ligação, informarão os detalhes precisos e adicionarão a reserva para um calendário compartilhado Como compartilhar seu calendário do Google com qualquer pessoaMostramos três opções para compartilhar seu Google Agenda. Usando o iCal, até os usuários do Apple Calendar e do Outlook podem visualizar sua programação. Também explicamos como revogar o acesso ao seu Google Agenda. consulte Mais informação .

Se eles tiverem acesso aos seus contatos, também poderão informar a todos quando aparecer. O mesmo vale para quaisquer outras reservas e compromissos que você deseja fazer.

2. Compras on-line

Quando você encontra um VA, pode confiar, atribuir uma pequena permissão ou conceder acesso a um cartão de crédito da "empresa" (com um pequeno limite) significa que eles podem fazer compras on-line em seu nome. Viu algo que você quer? Envie a eles um link ou uma foto, e eles podem lidar com a configuração de contas e a inserção de detalhes de pagamento, para que você não precise.

3. Encontre (e compre) o presente perfeito

Se você possui uma lista de pessoas para quem gosta de comprar presentes (cônjuge, pais, melhor amigo), crie um perfil curto de cada pessoa, incluindo seus interesses, e faça com que seu VA vasculhe a rede em busca de presentes que amor. Eles podem adicionar essas idéias rotineiramente em um documento compartilhado no Google Drive ou Evernote, para que você tenha sempre uma lista de ótimas ideias de presentes à sua disposição.

4. Planeje umas férias

Quando você tiver algum tempo de férias se aproximando, peça ao seu VA para criar um documento conciso de incríveis idéias de férias com base no seu orçamento e preferências. Feito corretamente, você poderá revisar isso em minutos em vez de passar horas fazendo a pesquisa você mesmo.

Eles precisam pesquisar possíveis voos 5 segredos dos viajantes para encontrar os melhores e mais baratos voosA única coisa melhor do que viajar é viajar em um negócio fantástico. Economize dinheiro e faça uma ótima viagem com a ajuda desses aplicativos de planejamento de viagens. consulte Mais informação , acomodações, atividades, atrações, previsões do tempo etc. para que você possa tomar a melhor decisão.

5. Escrituração Contábil

Enviar suas fotos VA de recibos que precisam ser inseridos em uma planilha ou enviar regularmente uma lista de despesas por e-mail é uma maneira incrivelmente simples de contabilidade. Isso permite que você delegue as minúcias da contabilidade, em vez de deixar todas essas despesas para empilhar e estressá-lo 10 Maneiras de Desenterrar-se dos Backlogs de TarefasO sentimento de afogamento em uma lista de tarefas sem fim é um medo comum a todos nós. A cura está disponível. Aqui estão dez maneiras de recuperar o seu caminho de volta. consulte Mais informação .

6. Encontre eventos interessantes

É muito fácil descobrir eventos interessantes depois do ocorrido. Para impedir que isso aconteça, deixe seu VA compilar uma lista de todos os principais locais de sua vizinhança, fique de olho Eventos no Facebook Nunca perca um evento: o Facebook permite que você assine eventos locaisDeseja que o Facebook informe quando grandes eventos estão acontecendo em sua área? Elas vão. consulte Mais informação e envie regularmente uma lista de eventos nos quais você pode estar interessado.

7. Lidando com o Suporte ao Cliente

Quando você precisar entrar em contato com o suporte ao cliente ou o suporte técnico por qualquer motivo, poderá acabar perdendo uma tonelada de tempo em espera. Para garantir que você não perca esse tempo, peça ao seu VA entrar em contato com o atendimento ao cliente em seu nome.

8. Gerenciar seus dados e arquivos

Cada um de nós tem tantos arquivos, pastas, dados, contatos e fotos, que é quase um trabalho de período integral apenas mantendo tudo organizado. Portanto, encontre um sistema que funcione, explique-o ao seu VA e conceda a eles as permissões necessárias para fazer isso por você. A cada duas semanas, eles poderiam mover seus novos arquivos para as pastas certas no Dropbox e no Google Drive. Renomeie e organize suas novas fotos. Marque suas anotações no Evernote A melhor maneira de organizar o Evernote: use tagsO seu Evernote está uma bagunça enorme? Mostramos um ajuste simples que o ajudará a organizar suas anotações como nunca antes. consulte Mais informação . Arrume suas listas de contatos. Dessa forma, você sempre encontre o que você precisa.

9. Pesquisa on-line

Se você precisar encontrar o melhor aplicativo para uma determinada tarefa, o fornecedor de serviços públicos de menor custo ou o produto com melhor classificação para um determinado uso, peça ao seu VA que faça o trabalho pesado para você. O mesmo vale se você precisar fazer alguma pesquisa básica para resolver um problema no trabalho. Um bom VA terá excelentes habilidades de pesquisa on-line, para que você possa ter certeza de que está coletando as informações corretas para você.

10. Filtre seus e-mails

No passado, cobrimos várias maneiras de curar sua ansiedade na caixa de entrada Como dominar a ansiedade na caixa de entrada do GmailTantos e-mails, tão pouco tempo. Você se sente assim quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada do Gmail? Mostramos configurações simples e ferramentas úteis para organizar e proteger sua caixa de entrada do Gmail. consulte Mais informação e gaste menos tempo no email. Mas se você ainda estiver com dificuldades, considere terceirizar seu email para um VA. Como você treina seu VA para filtrar e-mails será pessoal para você. Eles podem arquivar mensagens que você não precisa. Mova aqueles que precisam de resposta para uma pasta "Responder". Cancele a inscrição em listas de email indesejadas. Eles podem até responder a algumas mensagens em seu nome.

11. Criar apresentações

Preparando uma apresentação para o trabalho? Que tal compartilhar com o seu VA todas as informações que precisam ser incluídas e deixá-los juntar tudo e enviar o documento final?

12. Entrada de dados

A entrada de dados pode ser uma das maneiras mais demoradas, mas menos produtivas, de gastar seu tempo. Se uma parte da sua semana for gasta na entrada de dados, envie-a para um VA o mais rápido possível, para que você possa aproveitar melhor esse tempo.

13. Confirme suas reservas

Um dia ou mais antes de um compromisso ou reserva, deixe seu VA verificar se tudo está reservado corretamente. Isso é útil para consultas médicas e, especialmente, reservas de hotéis e restaurantes, em que uma chamada de assistente em seu nome pode facilitar facilmente um upgrade.

14. Revisor

Esteja você escrevendo e-mails, postagens de blog, relatórios, artigos ou qualquer outra coisa, os erros certamente surgirão. Para qualquer coisa importante, envie suas palavras ao seu VA para verificar (se as habilidades no idioma estão adequadas). Eles verificam a gramática e a estrutura da sua escrita e podem até adicionar formatação aos seus documentos para torná-los em forma de navio.

15. Seu próprio lembrete pessoal

Com um calendário compartilhado, um VA pode, é claro, ajudá-lo a gerenciar sua programação, para que você sempre saiba onde precisa estar em cada ponto do dia. Mas você também pode fazer com que eles sejam seu lembrete pessoal, enviando mensagens ou até ligando para você se lembrar de compromissos, aniversários, reuniões, conferências, exercícios. O que você quiser.

16. Digitando notas

Se você tiver várias notas manuscritas por aí ou páginas carregadas de destaques, tire fotos delas e envie por e-mail para o seu VA para digitá-las. Ter uma cópia digital dessas anotações as torna não apenas mais seguras, mas também inteiramente pesquisáveis.

17. Criar um plano de refeições

Se você quiser experimentar um novo tipo de dieta (ou seja, baixa proteína, vegetariana, baixo teor de carboidratos, alto teor de nutrientes, adequado para a dieta de Atkins, etc.), informe ao seu VA os requisitos e solicite-os. montar um plano de refeições Como criar refeições perfeitas com a calculadora IIFYM e o ExcelVocê pode criar facilmente refeições que atendam às suas metas de ingestão de nutrição. Atinja suas metas de condicionamento físico usando a Calculadora IIFYM gratuita e uma planilha do Excel para refeições saudáveis ​​todos os dias. consulte Mais informação e lista de compras para facilitar o acompanhamento da dieta.

18. Monitorar, resumir e recortar as notícias

Desde que o seu VA tenha uma boa ideia do que você está interessado, peça-lhes fique de olho nas notícias do setor Esses novos recursos do Feedly facilitam a digestão dos seus feeds RSSA atualização mais recente do Feedly veio com três novos recursos: Quadros, Notas e Destaques. Veja como eles podem ajudá-lo a ser mais produtivo e organizado com seus feeds RSS. consulte Mais informação e alertá-lo sobre qualquer coisa importante que você necessidade saber sobre ficar à frente do jogo.

Eles podem enviar um link para um artigo original ou, para economizar ainda mais tempo, resumir as notícias e todos os dados associados, para que você possa entender a história em uma fração do tempo.

19. Encontre oportunidades de emprego promissoras

Todo mês, o seu VA pode enviar uma pequena lista de oportunidades de emprego que você pode achar interessante. Se você já está empregado, mas espera uma mudança, é uma tarefa fácil demais para deixar escapar. Delegue-o a um VA para garantir que isso aconteça!

20. Tweak Your Resume

Se você está se candidatando a vários empregos, deixe seu VA ajustar seu currículo 10 coisas que você não deve colocar em seu currículoSeu currículo é o primeiro vislumbre de você que um empregador em potencial vê. Faça a sua primeira impressão perfeita. Aqui está o que não colocar no seu currículo e por quê. consulte Mais informação (e carta de apresentação) para que sejam personalizados para cada função para a qual você está se candidatando.

Isso exigirá a pesquisa da empresa na qual você espera trabalhar e a inclusão de palavras-chave específicas mencionadas na descrição do trabalho.

Espremer mais horas de cada dia

Existem várias maneiras de você espremer mais tempo a cada dia Aproveite uma hora extra de cada dia com estas 10 dicas rápidasAlguns hábitos simples podem nos ajudar a lançar maneiras ineficientes e aumentar nosso reservatório de tempo fazendo as coisas que importam. Essas idéias podem proporcionar uma hora produtiva extra todos os dias. consulte Mais informação , mas contratar um VA é de longe a melhor opção.

Obviamente, isso custará dinheiro e, quando se trata de assistentes, você costuma receber o que paga. Em essência, então, isso realmente se resume a, Quanto vale o seu tempo?

Tentou contratar seu próprio assistente virtual? Confira nosso artigo sobre como (e por que) terceirizar suas tarefas diárias Como se tornar superprodutivo terceirizando suas tarefas do dia-a-diaFaça mais em um dia. Ao aprender o que você pode terceirizar, além de algumas dicas de "melhores práticas" para delegar suas tarefas diárias, você também pode se tornar superprodutivo. consulte Mais informação , para uma análise mais aprofundada do que é necessário.

Dada esta lista, você ficaria tentado a contratar um assistente virtual humano para ajudá-lo a fazer mais a cada dia?

Crédito de imagem: alphaspirit /Depositphotos