Como ficar sem papel: prós, contras e soluções digitais

Propaganda

o Escritório sem papel O Futuro Está Aqui - Seu Guia para Ter uma Vida Sem Papel HojeSem papel - um termo que é usado com bastante frequência nos dias de hoje. Mas o que isso significa? E até que ponto isso se aplica? Certamente todos nós ainda usamos papel até certo ponto, apesar dos avanços ... consulte Mais informação parece finalmente estar pegando. Em parte, isso pode ser devido ao ainda mais ideia popular de minimalismo Como ser um minimalista eficaz em sua vida diáriaMais e mais pessoas estão optando por abraçar o minimalismo. Em certas situações, isso pode causar estragos frustrantes em sua vida cotidiana. Com um planejamento mínimo, não é preciso chegar a isso. consulte Mais informação . Mas é tudo um nirvana para salvar árvores ou um pesadelo de proporções A4?

Investigamos os prós e os contras, juntamente com conselhos acionáveis, para que você possa se decidir e seguir em frente imediatamente.

Os profissionais de um escritório sem papel

Vamos primeiro dar uma olhada nas vantagens de dizer adios no papel.

Como se livrar da máquina de fax desatualizada

Apesar de o aparelho de fax ter sido transformado em um dispositivo arcaico, ainda existem alguns que insistem em pendurar nele pelas unhas. Essas são as pessoas que têm o número do aparelho de fax em destaque no cartão de visita. Essas são as pessoas que não conseguem aceitar que algo chamado "email" foi inventado e, como resultado, estão se afogando em um mar de papel de fax.

Se alguém assim insistir absolutamente em que algo DEVE lhe ser enviado por fax, existem maneiras de acomodá-lo, sem ter que lidar com atolamentos de papel e árvores caídas em sua consciência. Vários serviços online podem atribuir a você um "número de fax virtual" e a outra pessoa pode enviar um fax para esse número. O fax é então convertido em um anexo de email e enviado a você pelas interwebs.

A desvantagem é que os planos gratuitos para esses sites são incrivelmente limitantes. Para obter qualquer serviço decente, você precisará pagar por um plano mensal.

Alguns a serem observados incluem Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFaxe FreeFaxtoEmail.

Ter mais espaço para dançar tango

No momento, tenho várias caixas cheias de documentos que remontam a 15 anos. Eles estão no meu escritório esperando para serem digitalizados para que eu possa finalmente rasgar os originais em papel. Enquanto isso, enquanto meu melhor amigo Procrastinate fica comigo, estou constantemente tropeçando nas caixas, batendo meus quadris contra eles e geralmente xingando minha cabeça neles.

Quando eu finalmente digitalizar o papel, vou ter uma grande festa de trituração e uma bebida cada vez que um documento passar pela trituradora (no final, ficarei totalmente sem pernas). Mas o que realmente estou sonhando é ter uma quantidade enorme de espaço no meu escritório. Eu posso usar esse espaço para começar a dançar ou lutar com o cachorro. E lembre-me de que cor é o meu piso.

Se você é uma empresa que gasta muito dinheiro em espaço de armazenamento para seus documentos, pense em quanto economizará, digitalizando esses documentos e gravando todo o lote. O moral dos funcionários ultrapassará o teto.

Salvando o meio ambiente de nós mesmos

A vantagem mais óbvia é, obviamente, o meio ambiente. Muitas árvores estão sendo cortadas e a Floresta Amazônica está desaparecendo em parte para alimentar a indústria de celulose e papel. Tudo o que podemos fazer para diminuir essa velocidade é obviamente uma boa notícia para o planeta em que vivemos. Imprimimos muito e muito papel está sendo desperdiçado. Ao mudar para um ambiente sem papel, você pode fazer a sua parte pela Mãe Natureza.

Se vocês DEVE imprimir algo Principais dicas e ferramentas para ajudar na impressão de páginas da webNão importa o quanto você tente ficar sem papel, às vezes você só precisa imprimir essa página da web. Pode ser para instruções, um artigo para a aula, um folheto para uma reunião no trabalho etc. Como... consulte Mais informação , existem maneiras de minimizar a quantidade de papel e tinta que você usa. Serviços como PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvarke O Printliminator ajudará a remover todos os elementos desnecessários de uma página antes de imprimi-la, como anúncios. Mas sempre que possível, digitalize e envie por e-mail.

O papel não dura para sempre, mas os arquivos digitais

É fato que o papel não dura para sempre. A Magna Carta provavelmente não parece tão nova quanto era quando foi escrita. O diário de Anne Frank está começando a dourar e enrolar nas bordas. O papel simplesmente começa a se decompor, dado o tempo suficiente.

Portanto, em outras palavras, é uma maneira terrível de armazenar informações a longo prazo. Você nunca pode ter certeza de quando vai dourar, rasgar, desbotar, enrolar ou simplesmente tomar uma xícara de café por toda parte. Mas um arquivo digital? Desde que você o mantenha em um formato popular, como PDF ou TXT e faça backups regulares 5 fatos básicos sobre backup que todo usuário do Windows deve saberNunca nos cansamos de lembrá-lo de fazer backups e manter seus dados seguros. Se você está se perguntando o que, com que frequência e onde deve fazer backup de seus arquivos, temos respostas diretas. consulte Mais informação , ele sempre estará lá quando você precisar. Em vinte ou trinta anos, ainda será o mesmo de quando você o fez pela primeira vez.

Os funcionários podem trabalhar remotamente

O problema do papel é que, em um ambiente de escritório, se você deseja que colegas de outras localizações geográficas tenham uma cópia, é necessário enviá-la por correio tradicional. Isso leva tempo (ainda mais se os correios o perdem). O tempo, em muitos casos, significa dinheiro perdido, oportunidades adiadas e crescente frustração.

Se os arquivos são digitalizados, no entanto, eles podem ser colocados online em uma empresa intranet Configure rapidamente sua própria intranet doméstica com o ocPortalVocê já pensou em como seria ter uma "página de portal" para sua família, assim como muitas empresas oferecem aos funcionários? Não seria conveniente ter um repositório central baseado na Web ... consulte Mais informação ou wiki 4 das melhores Wikis pessoais para mantê-lo organizadoE se houvesse um software wiki projetado para ajudá-lo em um nível pessoal? Você pode usá-lo para qualquer coisa, por exemplo, para delinear seu romance, acompanhar projetos de melhoramento da casa ou planejar ... consulte Mais informação . Ou eles podem ser enviados por email ou colocados em uma pasta de armazenamento em nuvem. Isso permite que os colegas do outro escritório obtenham sua cópia imediatamente, sem necessidade de esperar. Se o documento for carregado para um site de colaboração Mais de 10 ferramentas de colaboração sem inscrição que você pode usar em 10 segundosA colaboração online pode economizar você e sua equipe tempo e dinheiro. Colaborar rapidamente pode economizar um pouco mais. Essas ferramentas estão prontas para serem usadas quando você estiver. Não é necessário registro. consulte Mais informação como o Google Docs ou o Dropbox, todos em todos os locais podem começar a deixar comentários em tempo real.

Os contras de um escritório sem papel

Mas ficar sem papel nem sempre é o paraíso que é feito. Tecnologia para o resgate!

Digitalizando a cada. Solteiro. Peça. Do. Papel.

Logo de cara, essa é a coisa mais irritante de toda a empresa. Encontrar a energia e a inclinação para sentar e digitalizar cada pedaço de papel. É tedioso, demorado e, francamente, você prefere assistir a reprises de Baywatch na TV.

Mas há algumas coisas que você pode fazer para tornar o trabalho um pouco mais fácil. Primeiro, revise cada pedaço de papel e coloque-o em uma das três pilhas - definitivamente digitalizar, talvez digitalizare Destruir. o Destruir coisas... bem... fragmentá-lo e se livrar dele.

Provavelmente, você pode se livrar de contas pagas, recibos de itens cuja garantia expirou há muito tempo, manuais de instruções (é possível que o fabricante enviou uma versão em PDF Não consegue encontrar um manual do usuário para o seu equipamento? Pesquise estes sites especializadosO cara meticuloso e previsível digitalizará um manual do usuário e manterá uma cópia eletrônica em seu computador ou procurará uma cópia eletrônica que geralmente está disponível como PDF no site do fabricante. Há um terceiro ... consulte Mais informação no site), comprovantes de depósitos bancários (mas NÃO os extratos) e assim por diante. Apenas olhe criticamente e decida "eu realmente preciso manter isso?“.

Talvez Digitalizar é para coisas das quais você ainda não tem certeza e não quer se apressar em tomar uma decisão. Mantenha aqueles ao lado.

Você descobrirá que o Definitivamente Digitalizar a pilha é provavelmente mais gerenciável. Agora crie pastas no seu computador (Impostos, seguros, holerites, etc) e, quando digitalizar um documento, mova-o imediatamente para a pasta relevante e adicione um nome descritivo.

Existem aplicativos que pretendem acelerar o processo para você (os resultados são misturados na minha opinião). O Evernote possui o Scannable, que detecta as bordas do documento quando você aponta a câmera do smartphone para ele. Há também o Photomyne, se você estiver digitalizando fotos. AlternativeTo tem alguns boas alternativas para o Scannable se você estiver procurando por outra coisa. Eu particularmente gosto do ScanBot Os melhores aplicativos de recibo para digitalização, rastreamento e gerenciamento de notasEsses aplicativos de scanner de recibo o ajudarão a digitalizar, salvar e organizar todas as contas para suas necessidades pessoais ou comerciais. consulte Mais informação .

Lembrando de fazer backup de tudo

Quanto mais você digitaliza, mais importante é que você apoiar tudo O Guia de Backup e Restauração do WindowsDesastres acontecem. A menos que você esteja disposto a perder seus dados, precisará de uma boa rotina de backup do Windows. Mostraremos como preparar backups e restaurá-los. consulte Mais informação . Como se o seu computador decidir cometer suicídio ou se autodestruir, não ter backups significa não ter absolutamente nenhum arquivo. E, em muitos casos, isso pode ser um desastre absoluto (especialmente se você perdeu a documentação fiscal). Muitas empresas na minha experiência oferecem cópias de substituição de documentos por um preço, e você pode decidir fazer isso. Mas você pode dormir mais fácil à noite se tiver uma solução de backup por perto ou remotamente (ou ambas).

No mínimo, você deve ter um disco rígido portátil (consiga pelo menos 1 terabyte de espaço). Se você tem um PC com Windows O melhor guia de backup de dados do Windows 10Resumimos todas as opções de backup, restauração, recuperação e reparo que encontramos no Windows 10. Use nossas dicas simples e nunca mais se desespere com os dados perdidos! consulte Mais informação , baixe e use SyncToy, SyncToy: Solução simples de backup e sincronização da Microsoft [Windows]Se você tiver arquivos no seu computador, precisará fazer backup. Claro e simples. Muitos de nós estão familiarizados com o backup e existem muitos métodos e programas para usar. Outro aspecto que ... consulte Mais informação uma ferramenta de backup extremamente fácil. Usuários de Mac A melhor solução de backup triplo para o seu Mac [Mac OSX]Como desenvolvedor aqui no MakeUseOf e como alguém que ganha toda a sua receita trabalhando online, é justo dizer que meu computador e dados são muito importantes. Eles são configurados perfeitamente para produtividade com ... consulte Mais informação provavelmente gravitará para Máquina do tempo Particionar e usar o disco rígido do Time Machine para armazenar arquivos tambémSe o disco rígido do seu Mac for pequeno e o Time Machine for grande, pode valer a pena usá-la para fins de backup e armazenamento. consulte Mais informação . Qualquer que seja a sua decisão, é necessário configurar algum tipo de sistema automatizado para fazer backup de seus arquivos no mesmo horário todos os dias, sem falhas.

Idealmente, você também deve ter um backup remoto, caso seu local seja inundado ou pegue fogo. Mas antes de enviar seus valiosos arquivos para a nuvem, não se esqueça de criptografá-los em uma pasta especial 5 ferramentas eficazes para criptografar seus arquivos secretosPrecisamos prestar mais atenção do que nunca às ferramentas de criptografia e a qualquer coisa projetada para proteger nossa privacidade. Com as ferramentas certas, é fácil manter nossos dados em segurança. consulte Mais informação primeiro. WinRAR e WinZip podem criptografar arquivos, assim como Veracrypt, e seu antecessor desatualizado, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 alternativas de criptografia de disco para WindowsTrueCrypt não existe mais, mas felizmente existem outros programas úteis de criptografia. Embora eles não sejam substituições exatas, eles devem atender às suas necessidades. consulte Mais informação . As possibilidades de nuvem incluem Dropbox, Google Drive, Box e SkyDrive.

Localizando um banco de dados com a tecnologia do tipo OCR

Depois de digitalizar tudo, você pode classificar as pastas e subpastas na categoria de data e mês (e até mesmo as pastas diurnas, se você quiser realmente ser mais preciso). Ou a porta número dois está encontrando algum tipo de banco de dados com Tecnologia do tipo OCR 4 ferramentas online gratuitas de OCR testadasCom os avanços da tecnologia OCR, é mais fácil converter texto e imagens do documento PDF digitalizado para os formatos de texto editáveis. Testamos algumas ferramentas gratuitas de OCR online para que você não precise. consulte Mais informação .

OCR significa Reconhecimento óptico de caracteres e é a tecnologia que lê o texto impresso em uma página e é capaz de converter esse texto em texto copiável ou pode retornar resultados para você, com base nas palavras-chave fornecidas isto. Esta é a tecnologia que dirige o Evernote Como usar o Evernote: O manual não oficialAprender a usar o Evernote por conta própria leva muito tempo. É por isso que reunimos este guia para mostrar como tirar o máximo proveito dos recursos mais importantes do Evernote. consulte Mais informação e é o que O Project Gutenberg usa Projeto Gutenberg: mais do que livros gratuitosSites como o Project Gutenberg, que tem mais de 45.000 livros em oferta (no momento da redação), garantirão que nenhum livro realmente desapareça. Descobrir obras obscuras da literatura é agora mais fácil do que nunca. consulte Mais informação para digitalizar todos os textos de domínio público nos eBooks. Texto nos dois documentos e imagens As 5 melhores ferramentas de OCR para extrair texto de imagensQuando você tem resmas de papel, como você converte todo o texto impresso em algo que um programa digital poderá reconhecer e indexar? Mantenha um bom software de OCR por perto. consulte Mais informação pode ser encontrado, reconhecido e trazido a você nos resultados da pesquisa quando você digita essa palavra.

Para fins de pesquisa nos documentos digitalizados, você claramente precisa encontrar uma maneira de conseguir facilmente o que precisa imediatamente. Portanto, se você seguir a rota do OCR, precisará decidir. Você vai pagar ao Evernote uma taxa anual e confiar neles seus documentos confidenciais? Ou você fará o download de algo e manterá tudo no seu computador.

Você é um especialista em papel ou um desviante digital?

Sempre há prós e contras em tudo, mas algumas pessoas podem tolerar um golpe mais do que outras. Então tudo se resume ao que você está preparado para aceitar.

Agora, está digitalizando tudo sem sentido e uma perda de tempo? Ou a digitalização é o caminho do futuro? O que você diz, leitores?

Créditos da imagem: Afundando, homem negócios via Shutterstock.com, todas as outras imagens sem atribuição de PixaBay