Como imprimir documentos do Microsoft Office da maneira certa

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Muitas pessoas pensam isso imprimindo um documento 5 maneiras de imprimir documentos quando você estiver fora de casaFora de casa e precisa imprimir algo a tempo? Encontre os locais mais próximos para imprimir seus documentos com essas dicas. consulte Mais informação é tão simples quanto tocar no pequeno ícone da impressora na barra de menus do Word ou Excel, e tudo deve ser impresso perfeitamente. Infelizmente, esse não é exatamente o caso. Às vezes, pode parecer um feito impossível fazer com que as coisas sejam impressas da maneira que você deseja.

Ao imprimir documentos, é necessário considerar como as margens afetam a formatação, as ramificações impressão de um lado ou frente e verso, se a impressão em paisagem ou retrato é mais inteligente e muito mais Mais.

Neste artigo, ajudarei você a entender todas as suas opções de impressão 7 dicas de impressão do Excel: Como imprimir sua planilha passo a passoVocê está tendo problemas para imprimir no Microsoft Excel? Este guia mostra como imprimir perfeitamente uma planilha do Excel. consulte Mais informação

e ajudá-lo a selecionar as configurações corretas para tornar todos os documentos impressos absolutamente perfeitos.

Como a formatação de impressão pode ajudá-lo

Em vez de clicar automaticamente no ícone de impressão rápida e esperar o melhor, reserve alguns momentos para considerar que tipo de documento você está imprimindo. Como você responde a essas perguntas determinará o tipo de configuração que você deseja definir antes de realmente imprimir - você pode economizar papel 5 etapas para economizar papel e digitalizar consulte Mais informação , tinta e tempo.

A seguir, são apresentadas algumas considerações rápidas antes de imprimir qualquer documento.

• Você está imprimindo algum gráfico, como gráficos ou tabelas?
• Alguma página possui apenas uma ou duas linhas difíceis e persistentes (você pode verificar isso na visualização de impressão - veja abaixo)?
• Você está usando o texto do cabeçalho ou rodapé no seu documento?
• Você está preocupado com o meio ambiente (essa é realmente uma consideração importante)?
• Você está limitado pelas diretrizes (como um professor que exige um número definido de páginas)?
• Você está pagando pela impressão por página em um local público como uma biblioteca?

Você pode usar "hacks" de impressão muito simples para consolidar o texto em menos páginas, se estiver enfrentando diretrizes de limites de página ou espaçamento duplo. Você também pode reduzir o número de páginas impressas, para economizar papel e tinta ou evitar taxas de impressão.

Faça os gráficos parecerem bons

Quando impressão de gráficos Como criar gráficos e tabelas poderosos no Microsoft ExcelUm bom gráfico pode fazer a diferença entre expressar seu ponto de vista ou deixar todo mundo cochilando. Mostramos como criar gráficos poderosos no Microsoft Excel que envolverão e informarão seu público. consulte Mais informação , gráficos ou tabelas preenchidos com informações, o formato da página em que você imprime essas informações pode fazer uma tremenda diferença na apresentação. Um gráfico de barras reduzido para caber na metade superior de uma página impressa em retrato causa muito menos impacto do que um gráfico que se estende por toda uma folha de papel impressa em paisagem.

Então como você faz isso? A maneira mais fácil é optar por imprimir todo o documento na horizontal.

Avançando neste artigo, a maioria das configurações estará dentro do Impressão opção no menu de navegação principal.

Nesta área do Word é onde você pode ver uma imagem de amostra da aparência da sua impressão. Também é onde a maioria dos ajustes e configurações que abordarei neste artigo estão ocultos.

À esquerda, você pode ver como Orientação retrato é o formato de impressão padrão. Depois de alterar isso para Orientação Paisagem, volte para a visualização de edição e estenda esse gráfico por toda a página. Depois de fazer isso, você pode ver o tamanho do impacto que um gráfico pode causar quando impresso com formatação de paisagem.

Isso é muito legal, mas a desvantagem é que a maioria das pessoas não deseja que a parte do texto de seus documentos seja impressa no formato paisagem. Os parágrafos se estendem por uma página maior, tornando o documento muito menos legível.

O que mais pessoal profissional Como o Google Docs pode ajudar você a se deparar como profissionalO Google Docs possui um repositório enorme e gratuito de modelos prontos que você pode usar para praticamente qualquer cenário profissional. Vamos dar uma olhada em cinco documentos comuns necessários no local de trabalho. consulte Mais informação do, é mudar o formato dependendo da página. Por exemplo, as duas primeiras páginas do seu documento podem ser todo texto, listas com marcadores e formatado na orientação retrato e, em seguida, a página três seria um gráfico impresso em paisagem orientação.

Isso é possível? Com certeza é, e também não é difícil.

1. Coloque o cursor no início da seção que deseja exibir na orientação retrato. Entre no Impressão configurações e verifique se o documento está definido para Orientação retrato imprimir.
2. Role para baixo até a página com seu primeiro gráfico e clique nessa página, para que seu cursor esteja logo antes do gráfico nessa página.
3. Volte para Impressão configurações, clique no Margens opção e role para baixo, para selecionar Margens personalizadas… no final da lista.
4. Selecione Orientação Paisagem.
5. Role até a parte inferior e altere o Aplicar a: definindo para Este ponto adiante.
6. Agora você notará que a nova formatação de paisagem começa apenas na página onde está o gráfico. Depois disso, role para baixo até a próxima página onde seu texto inicia e repita o procedimento acima, voltando a formatar o retrato.
   

Quando terminar, seu documento será perfeitamente formatado para ambos texto e gráficos.

Faça seu texto parecer bom

Obter documentos de texto com uma aparência perfeita pode ser bastante complicado às vezes. Veja, por exemplo, a situação em que você terminou escrevendo um trabalho de pesquisa 6 principais sites de referência para escrever um artigo de pesquisa vencedor consulte Mais informação e há uma linha remanescente na última página.

Irritante, certo?

Ajustando margens de página

A resposta para fazer com que documentos como este pareçam corretos se reduz às margens. Você pode jogar facilmente com as margens na área Configurações de impressão para obter um documento perfeito.

Pode ser que a seleção de um desses formatos pré-selecionados possa funcionar. Talvez cortar um quarto de polegada da esquerda e da direita faça o truque. Talvez você precise reduzir todas as quatro margens para meia polegada. Brinque e veja o que você precisa fazer para colocar a última linha na última página.

A propósito, se nenhuma dessas configurações de margem existentes funcionar para você, você sempre pode clicar em Margens personalizadas e digite suas próprias configurações de margem.

Pode levar alguns minutos extras para ajustar as margens para que a última página pareça perfeita, mas quando você quer impressionar as pessoas com o profissionalismo do seu documento, demora alguns minutos gasto.

Imprimir texto oculto

Se você estiver trabalhando em várias versões de um documento 9 Deve ter aplicativos modernos para visualizar, editar e gerenciar documentosEm um tablet ou dispositivo híbrido, toque nos primeiros aplicativos modernos que podem ser ótimos! Mesmo aqueles para manipulação de documentos. Vamos olhar para alguns deles. consulte Mais informação - talvez você seja um aluno trabalhando em um grupo e compartilhando edições ou seja um jornalista que envia seu trabalho para um editor - existe muitas vezes a necessidade de imprimir texto de formatação oculto, para que coisas como quebras de parágrafos, recuos e outros elementos importantes de formatação sejam óbvio.

Isso é ativado clicando no símbolo de parágrafo ícone no Casa cardápio.

Esses símbolos não são impressos automaticamente. Portanto, se você precisar que as pessoas vejam essa marcação especial, será necessário habilitá-la. Para fazer isso, vá para o Arquivo menu, selecione Impressão, e abaixo Configurações Clique no Imprimir todas as páginas suspenso. No final desta lista, você verá a opção de ativar ou desativar a marcação de impressão.

A propósito, enquanto você estiver neste menu, não se esqueça de verificar todas as outras opções de impressão, além de apenas imprimir o documento real.

Informações do documento imprimir sozinho é um recurso poderoso. Isso permite imprimir informações críticas sobre o seu documento, como onde ele está salvo no computador e quantas palavras ou caracteres o documento possui.

Se você deseja rastrear esse tipo de informação com os documentos impressos, pode imprimi-los e arquivá-los junto com o documento impresso. Isso pode realmente ajudar, se você quiser fazer revisões no documento e não se lembrar onde no seu computador você salvou 5 maneiras de localizar arquivos usados ​​recentemente no seu MacDeseja abrir arquivos que você acessou no seu Mac, mas não consegue se lembrar dos nomes deles? Aqui estão alguns truques para encontrar moscas recentes no Mac. consulte Mais informação . Se você imprimiu isso, obteve o caminho exato da cópia eletrônica salva.

Imprimir páginas selecionadas

Às vezes, quando alguém envia um documento grande com cem páginas (talvez um manual ou um documento de ajuda), você realmente só precisa imprimir uma ou duas páginas desse documento.

Sim, existem pessoas que imprimem o inteira documento apenas para usar essas uma ou duas páginas. Não vou lhe dizer o que penso dessas pessoas.

No entanto, tenho certeza de que você é o tipo de pessoa que prefere economizar papel, certo? Isso é tão fácil que não fazê-lo deve ser um crime. No mesmo Impressão No menu em que trabalhamos ao longo deste artigo, você notará uma Páginas: campo.

Sim, esse campo é para digitar um intervalo de páginas que você deseja imprimir, como "1 a 10" nas dez primeiras páginas do documento. Mas você sabia que poderia digitar “1-1” ou “1” para imprimir apenas a página um ou “1, 20” para imprimir apenas duas páginas, ou seja, a página um e a página vinte? Você pode até imprimir seções específicas de um documento. Por exemplo, para imprimir a seção 3 na página 5, digite "p5s3". Para adicionar mais intervalos, páginas ou seções, basta listar todos eles em ordem e separar cada um com uma vírgula. Para lembrar essas opções, passe o mouse sobre o Páginas: campo para um resumo da dica de ferramenta.

É assim que se faz. Então vá em frente e salvar árvores O Futuro Está Aqui - Seu Guia para Ter uma Vida Sem Papel HojeSem papel - um termo que é usado com bastante frequência nos dias de hoje. Mas o que isso significa? E até que ponto isso se aplica? Certamente todos nós ainda usamos papel até certo ponto, apesar dos avanços ... consulte Mais informação .

Impressão mais inteligente

Poucas pessoas pensam muito em suas opções de impressão. Parece tão fácil tocar no botão da impressora no menu e esquecê-lo, mas as seleções que você faz ao imprimir pode fazer a diferença entre um documento desleixado e uma aparência profissional 1. Também pode ajudar a reduzir o desperdício de papel e tinta, economizando muito dinheiro ao longo do tempo.

Você alguma vez ajusta suas configurações de impressão para reduzir o desperdício ou melhorar o formato da impressão final? Compartilhe suas próprias dicas na seção de comentários abaixo!

Créditos de imagem: GrashAlex via Shutterstock, donut8449 via Shutterstock