Redescubra os rótulos do Gmail e, finalmente, domine sua caixa de entrada

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Cedo ou tarde, a caixa de entrada de todos no Gmail se torna uma bagunça esmagadora. Existem muitos truques para lidar com a sobrecarga de e-mails, mas há um bem abaixo do seu nariz que você pode não estar usando: bons e antigos rótulos do Gmail.

As etiquetas já existem há muito tempo, então quase se tornaram pontos cegos para muitos de nós. Sou usuário do Gmail desde o início, mas nunca usei marcadores até recentemente. Mudou completamente a maneira como abordo o e-mail, finalmente me ajudando a domar minha caixa de entrada.

O uso de etiquetas com sucesso depende de alguns princípios básicos de produtividade, como qualquer outro sistema de gerenciamento de tarefas. Aqui estão os truques que me ajudaram e podem ajudá-lo também.

Os rótulos não devem fazer você pensar

A aplicação de uma etiqueta deve ser mecânica; a ação que você executa com base em um rótulo deve ser mecânica.

Esta é talvez a parte mais importante do uso de marcadores no Gmail. Inicialmente, você ficará tentado a criar uma longa lista de rótulos. "Cada tarefa ou email é único", você dirá a si mesmo. Evite cair nessa armadilha. Quanto mais rótulos você tiver, mais eles farão você pensar, mais tempo levará. Voce tem que

combater ativamente a fadiga da decisão Como formar um novo hábito quando parece muito difícil continuarHábitos não se formam da noite para o dia. Todos os anos, tomamos essas resoluções que exigem grandes mudanças. Se você quer um novo hábito, precisa estar preparado para as armadilhas e como superá-las. consulte Mais informação , então é isso que os rótulos devem ser.

Tenha o menor número possível de etiquetas. Cada etiqueta deve servir a um único propósito. Como regra geral, use esses rótulos principais e adicione mais cinco específicos às suas necessidades de trabalho.

Os 5 principais marcadores: hoje, pronto, aguardando, pendências, resposta

Vários especialistas da caixa de entrada recomendam fazendo uma varredura diária do seu email pela manhã Como vencer o vício em e-mail, acompanhando os hábitos da caixa de entradaO e-mail está invadindo seus dias e está sendo furtivo. Você pode recuperar o controle sobre seu tempo. Descobrir quanto tempo você dedica ao e-mail agora e roubá-lo de volta. consulte Mais informação , para que você saiba o que fazer com cada email. Trate essa digitalização como a hora de organizar sua caixa de entrada, como você organizaria sua lista de tarefas.

o regra zero de gerenciamento de e-mail: se você pode excluí-lo, exclua-o. Para as mensagens que você não pode excluir, geralmente é possível categorizá-las com esses cinco marcadores principais:

1. Hoje: Marque isso em qualquer email que tenha uma ação a ser tomada hoje. Tudo bem se um e-mail estiver marcado Hoje, bem como outra coisa; o ponto é saber que este e-mail é pertinente hoje.
2. Façam: Se um email tiver um projeto ou tarefa que você precisa executar hoje, marque-o com esse rótulo. Ponto principal: a tarefa precisa ser mais do que apenas responder a esse email. Você pode tentar acoplar isso com Sortd para transformar o Gmail em um quadro de tarefas semelhante ao Trello Transforme o Gmail em um quadro de tarefas semelhante ao Trello com SortdNa força de trabalho moderna, seu email geralmente se transforma em sua lista de tarefas. Bem, agora você pode obter uma organização no estilo do Trello no Gmail com uma nova extensão do Chrome, Sortd. consulte Mais informação .
3. Resposta: Marque isso em qualquer email que precise de resposta. Assim, um e-mail pode ser marcado como "Hoje + Tarefa + Resposta", indicando que contém uma tarefa que não é de e-mail e que deve ser respondido até o final do dia.
4. Esperando por: Marque isso em qualquer e-mail que seja importante para você, mas é necessário aguardar que outra pessoa tome uma ação. Eu peguei esse truque do fundador do ActiveInbox Dicas de Andy Mitchell sobre gerenciamento de sobrecarga de e-mail Como lidar com sobrecarga da caixa de entrada e listas de tarefas em e-mailsO email não é apenas comunicação, mas também determina em grande parte a sua lista de tarefas. Vamos falar sobre as melhores dicas para vincular a caixa de entrada à nossa produtividade com Andy Mitchell - o fundador da ActiveInbox. consulte Mais informação .
5. Feito: O rótulo mais importante. Qualquer email em que sua entrada não seja mais necessária, marque-o como Concluído. Não sou fã de excluir e-mails, pois prefiro ter essa trilha em papel; e mesmo se você estiver arquivando um e-mail, uma resposta do remetente o trará de volta à sua caixa de entrada. Você precisa desse "Concluído!" rótulo, especialmente se você é fã do método de produtividade da Lista concluída.

Os rótulos são ótimos como placebos!

Sempre que recebia uma nova notificação por email, meu primeiro instinto era abrir, ler, responder ou excluir. Foi perturbador para o meu fluxo de trabalho. Mas essa notificação autônoma me incomodaria, então acabei interrompendo o que estava fazendo para resolvê-la.

Agora, apenas aplico um rótulo e volto ao trabalho. Abordo o e-mail mais tarde, assim que meu trabalho atual estiver concluído. A aplicação de um rótulo me dá a satisfação mental de ter interagido ou endereçado o e-mail, sem gastar o tempo que eu teria de outra maneira.

Os rótulos são um placebo fantástico para aqueles que precisam compulsivamente fazer algo sobre os e-mails recebidos.

Os rótulos devem ser fáceis de acessar, aplicar e identificar

O Gmail tem muitas ferramentas para tornar os marcadores o mais amigáveis ​​possível. Gaste um pouco de tempo personalizando a aparência das etiquetas, pois isso aumentará seu uso.

Vamos para Ícone de roda dentada> Configurações> Etiquetas para ver todos os seus marcadores e gerenciá-los. Aqui, eu também recomendo ocultando a maioria dos outros itens que você vê na barra lateral esquerda Gmail atualiza etiquetas usando duas extensões de laboratório [Notícias] consulte Mais informação , como E-mails enviados, Rascunhos, Importante, Categorias, Círculos e muito mais. Se seus marcadores aparecerem primeiro, fica mais fácil identificá-los e arrastar e soltar nos e-mails.

Além disso, codifique com cores seus rótulos. Clique no pequeno menu suspenso em qualquer etiqueta na barra lateral para escolher cores. As cores simples aplicadas aos seus rótulos principais ajudarão a identificá-los facilmente. Eu uso um rótulo verde para "CONCLUÍDO!" - é gratificante olhar e saber que não preciso mais me preocupar com esse e-mail. Da mesma forma, marquei a opção "HOJE!" etiqueta com vermelho brilhante para que sempre me chame a atenção.

Sem extensões, sem frescuras

A beleza dos marcadores é que ele é incorporado ao Gmail. Você não precisa de extensões de mastigação de RAM que possam ser usadas no Chrome, mas não no aplicativo móvel do Gmail. Funciona perfeitamente sempre que você abre sua caixa de entrada. Os melhores sistemas de produtividade são aqueles que ficam fora do seu caminho, e são esses os rótulos.

Se você tiver um truque para usar marcadores de forma mais eficaz no Gmail, gostaríamos de ouvir! Deixe suas sugestões nos comentários ou faça qualquer pergunta que você tenha.

Créditos da imagem: Cairo