9 formatos raros de arquivos do Office que você precisa conhecer

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DOC, XLS, PPT - vamos ver o que há além esses tipos de arquivo do Microsoft Office que usamos há séculos.

Você prestou atenção em algumas das opções de formato de arquivo desconhecidas que aparecem na sua suíte de escritório ao tentar salvar um arquivo? Ou você recebeu arquivos de alguém em um desses formatos e achou os arquivos “ilegíveis”? Estamos aqui para falar mais sobre eles tipos de arquivo de aparência estranha Como abrir tipos de arquivo estranhos no WindowsOs computadores conhecem milhares de diferentes formatos de arquivo. Às vezes, você e o Windows não têm idéia de como abrir um arquivo estranho. Aqui está como você pode descobrir como abrir esses arquivos. consulte Mais informação .

Nota: As opções de formato de arquivo disponíveis podem variar dependendo do a suíte de escritório que você usa Qual Office Suite é melhor para você?Você será pressionado a encontrar uma ocupação que não exija algum tipo de processamento de texto ou palavra. E você pode se perguntar: o Microsoft Office é realmente a melhor solução? Aqui estão as suas opções. consulte Mais informação

. As suítes de escritório on-line normalmente têm menos opções. O Microsoft Office - o programa original do office - possui todos eles.

Alguns termos úteis relacionados ao escritório a serem lembrados

Antes de explorarmos vários formatos de arquivo, vamos dar uma olhada rápida em alguns "Officespeak" que serão úteis quando você estiver lidando com programas do Office. Observe se você ainda não conhece esses termos.

1. Formatos de arquivo herdados: Referem-se a formatos de arquivo que não estão mais sendo desenvolvidos (mas podem continuar em uso).

2. OOXML ou OpenXML: OOXML significa Office Open XML - um formato de arquivo que a Microsoft introduziu em 2007. Não confunda com Open Office XML, que era um formato de arquivo desenvolvido como parte do pacote de escritório de código aberto Escritório aberto.

3. Pasta de trabalho: Uma pasta de trabalho é apenas um arquivo do Excel que contém uma ou mais planilhas ou planilhas.

4. Macro: Uma macro é um pequeno programa que pode ajudá-lo a automatizar tarefas repetitivas no Excel. Quando você grava uma macro, é como se estivesse criando uma sequência de instruções usando pressionamentos de tecla e ações do mouse. Depois de salvar e executar a macro, ela executa essa sequência sem solicitar sua entrada.

5. Adicionar em: Um suplemento estende a funcionalidade do seu programa do Office com alguns recursos extras úteis. Por exemplo, este suplemento do Office 2003 / XP [Não está mais disponível] permite remover dados ocultos (como comentários) dos documentos.

DOCX, XLSX, PPTX

Esse conjunto de extensões de arquivo, que está no OpenXML, tornou-se o padrão no Microsoft Office 2007, substituindo os formatos DOC, XLS e PPT no Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint, respectivamente.

Se você sempre usou DOC, XLS e PPT, esse novo conjunto pode levar algum tempo para se acostumar.

Caro Powerpoint:
Como usuário de Mac, estou cansado de lidar com problemas de conversão em conferências.
.xlsx e .docx descobriram, por que não você?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 de fevereiro de 2016

Você notará que os arquivos nos formatos mais recentes são menores em tamanho que os correspondentes nos formatos herdados. Isso ocorre porque eles vêm com um mecanismo de compactação sem perdas. Para compartilhar esses arquivos com pessoas que usam versões mais antigas do Microsoft Office, você pode salvar o arquivo OpenXML na versão herdada correspondente via Arquivo> Salvar como.

Se vocês são executando uma versão anterior ao 2007 do Microsoft Office Você ainda pode comprar o Microsoft Office 2003 Online e mostramos ondeEnquanto o Office 2016 está sendo lançado, algumas pessoas ainda desejam o Office 2003. Veja como obter sua correção de 2003. consulte Mais informação , você pode visualizar e editar arquivos OpenXML facilmente instalando este pacote de compatibilidade do Microsoft Office [não está mais disponível]. Ou você pode deixar Saikat convencê-lo a atualizar para o Microsoft Office 2016 Mais de 13 motivos para atualizar para o Microsoft Office 2016O Microsoft Office 2016 chegou e chegou a hora de você tomar uma decisão. A questão da produtividade é - você deve atualizar? Damos a você os novos recursos e os novos motivos para ajudá-lo ... consulte Mais informação .

Alguns outros pacotes de escritório, como o Google Docs, também são compatíveis com os formatos OpenXML; portanto, você não terá problemas para importar, por exemplo, um arquivo XLSX para o Google Docs.

A propósito, esses formatos OpenXML são essencialmente arquivos compactados que contêm pastas separadas para mídia, arquivos XML, etc. Isso significa que você pode, por exemplo, visualizar o conteúdo de um arquivo DOCX renomeando a extensão de DOCX para ZIP. Isso é bastante conveniente quando você precisa acessar uma imagem incorporada no arquivo DOCX sem na verdade, ter que ler o arquivo nesse formato.

ODT, ODS, ODP

Esse trio de tipos de arquivos está no ODF (Open Document Format), que é um formato de arquivo padronizado, livre de restrições de uso de qualquer tipo. Isso significa que qualquer empresa pode implementar esse formato como parte de seu software. Não é de admirar que o ODF seja usado em vários softwares de escritório, proprietários e de código aberto, incluindo Escritório aberto, documentos Google, LibreOffice, Zoho Office Suitee AbiWord.

Se você executar o Office 2010 e superior, você poderá abrir arquivos ODT (para processamento de texto), ODS (para planilhas) e ODP (para apresentações) com facilidade, porque essas versões vêm com suporte nativo para arquivos ODF. Para versões anteriores do Microsoft Office, este complemento gratuito para tradutor OpenXML / ODF disponível no SourceForge é útil.

Obviamente, se você quiser ler um arquivo ODF único, faça o upload para o Google Docs e visualize-o lá. Você pode até baixar arquivos do Google Docs no ODF.

O Microsoft Office não suporta alguns de seus recursos regulares (ou os suporta apenas parcialmente) nos arquivos ODF.

XLSB

XLSB, que significa Pasta de trabalho binária do Excel, se comporta mais ou menos como o formato XLSX, exceto que salva os dados no formato binário. Sua principal vantagem sobre o XLSX é que o primeiro reduz o tamanho do arquivo por uma margem significativa e, consequentemente, acelera as operações de leitura e gravação.

Se você puder? t enviar um arquivo do Excel porque? é muito grande, salve-o como .xlsb. Isso diminuirá o tamanho!

- Dicas do Google (@GoogleTipsFacts) 17 de janeiro de 2016

Se você deseja compactar uma planilha para economizar espaço de armazenamento e facilitar a transferência de arquivos, o XLSB é uma boa solução. Convém salvar um arquivo de teste como XLSB antes de usar esse formato regularmente.

O problema é que o XLSB raramente é compatível com pacotes de escritório fora do domínio da Microsoft, então você deve é bom seguir um formato universal como o XLS, caso você planeje compartilhar o arquivo que deseja salvando. Se vocês conhecer esse destinatário usa um pacote de escritório compatível com XLSB, sinta-se à vontade para enviá-lo nesse formato para acelerar as coisas.

Se você receber um arquivo XLSB, não o abra, a menos que confie no remetente, porque os arquivos XLSB suportam macros e podem conter código malicioso. Obviamente, a configuração de segurança padrão da Microsoft para macros desabilitadas existe para mantê-lo seguro, mas por que convidar problemas?

PPS, PPSX

PPS ou PowerPoint Slide é o modo de apresentação para arquivos PPT (modelo do PowerPoint). Isso significa que, quando você clica em um arquivo PPS, ele é aberto diretamente como uma apresentação de slides - bastante conveniente quando você deseja inicie uma apresentação sem se atrapalhar para acessar a opção de apresentação de slides.

Dica Dica principal para fazer as pessoas pensarem que você é um assistente: renomeie seus arquivos do PowerPoint para que eles terminem em .pps antes da sua apresentação.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9 de dezembro de 2015

Um PPS não é editável, ou seja, é exibido apenas se você o abrir clicando duas vezes no arquivo. Felizmente, converter um PPS em PPT (editável) e voltar é tão fácil quanto renomear a extensão do arquivo .pps para .ppt ou vice-versa, conforme necessário.

Obviamente, você não precisa da conversão acima para editar o PPS. Você pode arrastar e soltar o arquivo PPS do Windows Explorer em uma janela vazia do PowerPoint. Como alternativa, você pode usar o Arquivo> Abrir opção no PowerPoint para abrir uma versão editável do PPS. Isso se aplica à edição de arquivos PPSX também.

Para o combo PPTX-PPSX, as conversões são um pouco mais complexas. Você precisará abrir o Microsoft PowerPoint, use o Arquivo> Abrir para abrir o arquivo PPSX e, em seguida, use o Salvar como para salvar o arquivo de apresentação como um PPTX.

Por falar em conversões de arquivo, marcador nosso guia do conversor de arquivos do Microsoft Office O Guia Completo do Conversor de Arquivos do Microsoft OfficeSe você já converteu um arquivo de texto, como PDF em Word, está familiarizado com o desafio. Às vezes é tão fácil quanto imprimir, outras vezes você precisa de ferramentas especiais. Entre neste guia do conversor. consulte Mais informação para informações detalhadas sobre a conversão entre vários formatos de arquivo.

Faça com que os formatos de arquivo se comportem

Se você deseja uma maneira rápida e confiável de visualizar arquivos on-line em vários formatos, tente uma solução como rollMyFile ou Visualizador on-line do Documentos. Se você está procurando um software de conversão, recomendamos Zamzar. É um dos nossos favoritos ferramentas gratuitas de conversão de formato de arquivo Como converter qualquer formato de arquivo online com ferramentas gratuitasSe você precisar converter um arquivo, veja a lista definitiva de sites para os quais você deve recorrer. consulte Mais informação .

Outros produtos do Microsoft Office, como o Access, têm seu próprio protocolo para salvar arquivos, mas, por enquanto, optamos por focar no trio mais popular do Microsoft Office: Word, Excel e PowerPoint.

Quando se trata de suítes de escritório, uma coisa é clara: os principais formatos herdados do Microsoft Office não serão silenciosos. Mesmo em 2016, DOC, XLS e PPT parecem ser os formatos mais confiáveis ​​e compatíveis para salvar arquivos, especialmente se você planeja compartilhá-los com outras pessoas.

Em quais formatos você salva seus arquivos do Microsoft Office? Você costuma ter problemas de compatibilidade quando os compartilha com outras pessoas? Como você os resolve? Adoraríamos saber!

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