Farto de reuniões ineficientes? Envie estas 8 regras para seu chefe

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A grande maioria de nós sabe o quanto de uma reunião de drenagem pode ser em nosso tempo e produtividade. Mas se uma reunião é bem organizada (e bem administrada), não há razão para não aumentar a produtividade, senso de propósito e moral de cada participante.

Há muito conteúdo por aí sobre por que odiamos reuniões. Os comentários do Facebook foram escritos em um momento de completa frustração devido a oportunidades perdidas, graças inteiramente a uma reunião mal organizada e aparentemente sem sentido que se arrastou muito além do tempo alocado.

Aqui estão algumas regras a serem seguidas para melhores reuniões e para garantir que você não desperdice o tempo de todos. Confie em mim.

Tenha um objetivo e garanta que as pessoas saibam disso

Se você está simplesmente chamando todo mundo para fazer uma atualização ou se lamentar, é uma palestra. Uma palestra não é uma reunião. Se você precisar atualizar todos, envie um email ou publique para todos em uma ferramenta de equipe como Slack qual

facilita a comunicação em grupo Slack torna a comunicação em grupo mais rápida e fácilOs e-mails de grupo podem realmente matar a produtividade. É hora de colocar os clientes de correio para descansar e usar serviços de colaboração como o Slack recém-lançado. consulte Mais informação . Esse será um uso muito melhor do tempo de todos.

Se você estiver em uma posição em que uma reunião é realmente necessária (ou seja, quando você precisar colocar algo no grupo, conversar, discutir idéias, etc.), verifique se ela tem um objetivo claro. Por que exatamente você está reunindo todos?

Mau propósito:"Para manter todos atualizados sobre o que está acontecendo".

Melhor finalidade:“Para reunir idéias, definir um cronograma e atribuir as próximas ações a cada membro da equipe para que possamos executar um lançamento bem-sucedido do produto X360 até o final de março”.

E, por favor, verifique se todos os participantes sabem o objetivo da reunião antes que ela aconteça. Se as pessoas souberem quais serão os resultados finais de uma reunião, será muito mais provável que elas apareçam preparadas, e espero que tenha pensado em alguns dos tópicos em discussão, em vez de pensar no mosca.

Crie uma agenda clara e estruturada

Seu objetivo é o seu destino. Sua agenda é o seu roteiro de como chegar lá. Sem esse roteiro, as reuniões geralmente saem do controle, saem do tópico e não chegam nem perto de quantas decisões você espera. Se você perceber que suas reuniões estão fora do tópico, interrompa essa discussão rebelde e traga-a de volta aos trilhos o mais rápido possível.

Estruture suas agendas de reuniões Crie agendas de reuniões com facilidade usando as expectativas de reunião [iPad]Embora nenhum de nós deseje participar de reuniões, felizmente existem vários aplicativos on-line e móveis úteis, como o AgreeDo, que facilitam a tarefa de planejar reuniões. Todas as reuniões de sucesso começam ... consulte Mais informação com cuidado usando um produto como corresponder às expectativas (iPad) ou ferramentas online como MyCommittee e Minutes.io. Defina um prazo estrito para cada item da agenda, enquanto avisa a cada indivíduo o que se espera deles. Se você quiser que alguém contribua para uma certa discussão na reunião, informe-os! Por exemplo:

Agenda

1. Declaração de propósito da reunião e preparação (5 minutos)
2. Post-mortem no lançamento das últimas semanas - quais eram os nossos KPIs (Kim relatou isso). O que foi bem? o que não aconteceu? (15 mins)
3. Idéias sobre como criar conscientização para o próximo lançamento (todos - pense em algumas idéias antes da reunião) - (15 minutos)
4. Decida sobre três dessas idéias para detalhar mais antes da próxima reunião - (10 minutos)
5. Designando as próximas ações para cada membro da equipe - (5 minutos)

Certifique-se de que todos tenham o que precisam

Temo pensar quanto tempo é desperdiçado a cada ano em todo o mundo devido ao fato de as pessoas comparecerem a reuniões despreparadas (incluindo não saber como fazer anotações de reuniões apropriadas Faça a ata funcionar: Como fazer anotações eficazes durante uma reuniãoÉ uma habilidade que poucas pessoas aperfeiçoaram; os minutos da reunião perfeita. O registro de eventos evita dores de cabeça mais abaixo na linha. Veja como você toma minutos efetivos em uma reunião. consulte Mais informação ). Compartilhe sua agenda com todos os participantes com pelo menos dois dias de antecedência da reunião para que eles possam reunir tudo o que é necessário deles.

Se você precisar de um determinado membro da equipe para trazer algo, verifique se ele entende o quão importante é é, e é impresso (se necessário) com antecedência, para garantir que eles não fiquem presos em uma fila para o impressora. A última coisa que você precisa é que os participantes se desculpem: "Desculpe, ainda não tive a chance de prepará-lo. Vou prepará-lo para a próxima semana.“. Isso não ajuda ninguém.

Se você estiver realizando uma reunião com pessoas que trabalham remotamente, verifique primeiro nossas "Guia de Reunião Online Guia de reunião on-line: software e estratégiaOs serviços modernos de videoconferência são fáceis de usar e estão disponíveis para praticamente qualquer pessoa com um computador ou smartphone. A capacidade de conectar-se e encontrar-se com pessoas on-line significa que não estamos mais limitados pela localização geográfica. consulte Mais informação ”Além disso, verifique se todos sabem como usar a ferramenta de conferência que você decidir usar. Antes da reunião, solicite às pessoas que verifiquem seu microfone, webcam e garantam a instalação de plugins necessários para coisas como Hangouts do Google+ Dicas para planejar e realizar reuniões eficazes com o Hangouts do GoogleCom a tecnologia atual da Internet, a realização de reuniões on-line pode ser eficiente e econômica, especialmente se você as planejar previamente e usar ferramentas de economia de tempo. Nos últimos meses, participei de reuniões on-line ... consulte Mais informação .

Convide apenas as pessoas necessárias

Não convide a equipe inteira apenas para se sentir o grande chefe. Convide apenas as pessoas que você precisa. Ou seja, as pessoas que estão em posição de ajudá-lo a alcançar o objetivo da reunião. Todos os outros podem ser atualizados mais tarde lendo as atas da reunião ou conversando com seus colegas em um momento mais conveniente.

Mantenha minutos detalhados

Use um produto como Agreedo (livre para mantenha minutos detalhados Agreedo: escreva e gerencie seus minutos da reunião de negócios gratuitamente on-lineHá várias semanas, estou procurando um site ou aplicativo fácil de usar que me permita manter e armazenar as atas das reuniões. A abordagem tradicional de documentos de texto não é mais produtiva ... consulte Mais informação para o qual você pode voltar com segurança e na realidade Compreendo. Essa ferramenta permite que você dedique minutos detalhados usando atalhos de teclado, rastreie os resultados de reuniões (como tarefas realizadas) e compartilhe esses minutos de maneira rápida e fácil com sua equipe. Se você estiver usando um iPad, também pode tentar MinuteTaker (US $ 7,99) para relatórios de reuniões profissionais O MinuteTaker e as reuniões ajudam a produzir relatórios profissionais de minutos do iPadNo meu guia de reuniões on-line gratuito MakeUseOf, em que forneci algumas dicas para planejar e realizar reuniões pela Web, referenciei alguns minutos também usando aplicativos. Enquanto muito poucos de nós ... consulte Mais informação .

Certifique-se de que, quando as pessoas leem estas atas, saibam os principais pontos / resumos do que foi discutido e quais foi decidido, além de poder rapidamente consultar este documento para saber o que eles mesmos precisam fazer Próximo.

Exclusão nem sempre é melhor que inclusão

Eu sei que mencionei que apenas as pessoas realmente necessárias devem participar de uma reunião, mas de vez em quando você também deve inclua todo mundo para uma jam session mais informal, onde todos possam trocar idéias, falar sobre o que pode melhorar a organização.

Use isso como uma oportunidade para formar uma equipe mais forte. Faça isso durante uma refeição ou uma cerveja. Leve alguma comida saborosa para o escritório e peça a todos que tirem uma ou duas horas do dia para conhecer melhor seus colegas, enquanto todos trabalham juntos para fazer algumas melhorias na empresa como um todo. Mais uma vez, tenha um objetivo e uma agenda, mas tente tornar esse tipo de reunião mais informal, menos estruturado, mas ainda com um tema geral, como "Tornar a organização mais eficiente" ou "Ideias sobre como podemos diversificar".

Atribuir Clear ‘Next Action Items”

Antes de encerrar a reunião, verifique se todos na sala sabem a ação exata que precisam executar em seguida e a linha do tempo. Esse é um truque que David Allen realmente incentivou em seu fantástico livro "Fazendo as Coisas‘. Qualquer que seja o projeto em que alguém esteja trabalhando, verifique se há uma próxima ação clara a ser tomada para manter o projeto em frente.

Para reiterar, isso precisa ser uma ação específica (ou conjunto de ações), com um prazo estrito, não apenas uma idéia ampla que precisa ser executada 'o mais rápido possível'. Por exemplo

Próxima ação ruim:"Resuma o lançamento do mês passado".

Melhor próxima ação:“Monte uma planilha (com alguns gráficos úteis) exibindo nossos KPIs a partir do período geral de lançamento. Compartilhe isso com a equipe de lançamento, além de enviar um breve e-mail explicando como você acha que foi o lançamento. Por favor, faça isso até quinta-feira ”.

Pedir feedback

Muitas pessoas têm receio de criticar seus "superiores" ou colegas; portanto, após cada reunião, peça às pessoas que deixem comentários anônimos por meio de um formulário on-line (há uma lista de ferramentas gratuitas de pesquisa on-line É o que todo mundo diz: 5 ferramentas gratuitas para pesquisas on-line eficazesPor um tempo, você não teria muita escolha sobre qual serviço de pesquisa usar, mas hoje em dia há muito por onde escolher. Qual deles é o melhor para você? consulte Mais informação aqui). Descubra o que as pessoas acharam da reunião - foi por muito tempo? Pareceu-lhes útil? Seus pontos de vista foram ouvidos? Como a reunião poderia ser melhorada na próxima vez?

Qualquer que seja o feedback que você receber, não os ignore. Desenvolva suas reuniões para garantir que elas estejam funcionando bem para todos os envolvidos.

No geral, seguindo estas regras simples para garantir que suas reuniões sejam bem preparadas e bem administradas, você poderá reduzir a duração e aumentar a eficiência de suas reuniões, mantendo a frustração de todos mínimo!

E se você? Se suas reuniões fossem mais ou menos assim, você acha que elas seriam mais eficazes?

Crédito de imagem: Woodleywonderworks, reunião de equipe, via Flickr