Reuniões vs. Reuniões: Dois aplicativos Mac para gerenciar agendas e atas

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Se você precisar de agendas e minutos de reunião detalhados e detalhados, dois aplicativos da Mac Store - ambos chamados Reuniões - oferecem soluções úteis que não estão disponíveis em outro software OS X.

Reuniões (US $ 12,99) por Exquisitus Inc e reuniões (US $ 19,99) por Command Guru cada um oferece um conjunto de recursos semelhantes, com algumas funções diferenciadoras importantes para diferenciá-los. Apesar de ter descoberto recentemente o poder do Evernote para organizar reuniões Como usar o Evernote para gerenciar suas reuniõesVocê sabia que as ferramentas e os recursos mais recentes do Evernote o tornam um aplicativo muito útil para gerenciar reuniões? consulte Mais informação , cada um desses aplicativos inclui recursos ainda não oferecidos pelo gigante das anotações.

Ambos os aplicativos podem ser sincronizados entre o OS X e seus aplicativos iOS equivalentes, mas hoje vou me concentrar nas versões do OS X.

Reunião da Exquisitus Inc (US $ 12,99) [não está mais disponível]

O Exquisitus 'Meetings é um aplicativo dividido em três partes: uma seção para agendas e atas (gerenciada sob o Tópicos ativos seção), um calendário dedicado (rotulado painel de controle), e um Entrada seção para obter uma lista de lembretes, itens de ação e tópicos de reunião.

O aplicativo pode ser um pouco difícil de descobrir quando você começa. Para marcar uma nova reunião, selecione Arquivo> Novo tópico da reuniãoou clique no botão de adição "+" na barra lateral. Diferentemente das reuniões do Command Guru, este programa permite adicionar os nomes e os endereços de email respectivos dos seus contatos, o que, como você verá, facilita o envio de agendas e minutos.

Clique no pequeno "+ Item da agenda”Para adicionar o primeiro item da agenda de uma reunião. Embora você também possa usar o atalho do teclado Shift + Command + G para adicionar um novo item, seria ainda melhor se os usuários pressionassem a combinação Shift + Return para adicionar rapidamente itens da agenda à medida que digitam.

Observe que os itens da agenda deste aplicativo incluem a capacidade de adicionar uma nota e um anexo a cada item e um botão para recuar seletivamente os itens da agenda, dois eram exclusivos desse aplicativo em particular. Itens de agenda individuais também podem ser enviados diretamente do aplicativo para todos ou para os participantes da reunião selecionados.

Uma das vantagens de usar esse aplicativo sobre a abordagem do Evernote é que os itens da agenda podem ser facilmente movidos. Isso é útil ao criar agendas e fazer alterações na agenda no início ou no meio da reunião.

Criando minutos

Depois de adicionar todos os itens da sua agenda, clique no ícone Nova Reunião para configurar os minutos. Após a criação das atas da reunião, todas as alterações na agenda precisarão ser editadas manualmente nas atas da reunião, portanto, é uma boa ideia criar apenas atas. depois de os participantes aprovam a agenda.

Outra vantagem dessa abordagem é que, se suas reuniões usarem regularmente os mesmos itens da agenda para cada Na reunião, basta clicar nos botões Nova reunião para criar um novo conjunto de minutos para futuras reuniões. Encontros. Obviamente, a agenda também pode ser modificada para cada nova reunião.

Assim como nos itens da agenda, os minutos podem ser enviados por email, exportados para PDF ou RTF, copiados para a área de transferência ou configurados para Markdown Remarcação aqui: use o texto remarcado no Gmail e o renderize [Chrome] consulte Mais informação Formatação HTML. Quando agendas ou atas são enviadas por email, o Meetings insere automaticamente os endereços de email e o conteúdo da reunião. Este é um recurso que falta no aplicativo analisado abaixo.

Adicionando ações e tarefas

Um dos objetivos mais importantes das reuniões é identificar o que precisa ser feito e atribuir datas de vencimento. As reuniões do Exquisitus incluem três maneiras úteis de adicionar lembretes. Você pode usar o Arquivo> Nova ação item de menu, clique no Itens de Ações no canto superior direito da seção de reuniões ou adicione lembretes no Painel.

O uso do recurso Painel permite atribuir datas de vencimento aos itens, além de apresentar outros eventos e lembretes do calendário.

O que também é útil nas Reuniões é que todos os seus tópicos, agendas e atas são mantidos em um aplicativo e exportados para o aplicativo iOS correspondente do Meetings (US $ 4,99) [Não está mais disponível].

Reuniões do Command Guru (US $ 19,99) [Não está mais disponível]

As reuniões do Command Guru para Mac têm um layout limpo e colorido, com uma interface que achei intuitiva. Apesar de custar US $ 7 a mais que o aplicativo da Exquisitus, ele não é tão completo para configurar e compartilhar agendas e minutos. Felizmente, uma versão de avaliação de 30 dias deste aplicativo pode ser baixada no site do desenvolvedor.

Para criar uma nova reunião, selecione Arquivo> Novoe adicione o título, a data e o local da reunião. Existem seções da interface do usuário para adicionar nomes de participantes da reunião, itens de preparação e agenda, notas de discussão, decisões e tarefas. Você também pode optar por ocultar as seções desnecessárias. Isso é muito útil e alguns deles não estão disponíveis no aplicativo Exquisitus.

Infelizmente, este aplicativo não se conecta ao aplicativo de contatos do seu Mac, portanto, você precisará inserir manualmente os nomes e endereços dos participantes. Também não há atalhos de teclado para adicionar itens da agenda, embora haja um recurso chamado "Tarefa inteligente" que, quando ativado, permite inserir e adicionar itens usando uma tecla de atalho atribuída.

Outra desvantagem desse aplicativo é que não há recurso para usar os itens da agenda na configuração de minutos. Então, basicamente, você deve recriar os itens da agenda para as discussões, se você escolher essa abordagem.

O único recurso de exportação desse aplicativo é enviar por e-mail, e a exportação final é melhor que o layout produzido pelo aplicativo da Exquisitus. Como mencionado, este programa não insere endereços de e-mail e também lista os nomes dos participantes verticalmente, o que ocupa uma quantidade desnecessária de espaço.

Como o aplicativo da Exquisitus, o Meetings também é sincronizado com o aplicativo iOS do Meetings equivalente (US $ 4,99) via iCloud.

Conclusão

Ambos os aplicativos de reuniões fornecem uma solução muito necessária, não disponível anteriormente na plataforma Mac. E embora haja várias fortes aplicativos de reunião para iOS O MinuteTaker e as reuniões ajudam a produzir relatórios profissionais de minutos do iPadNo meu guia de reuniões on-line gratuito MakeUseOf, em que forneci algumas dicas para planejar e realizar reuniões pela Web, referenciei alguns minutos também usando aplicativos. Enquanto muito poucos de nós ... consulte Mais informação , é ótimo que esses aplicativos de desktop sejam acompanhados por versões móveis que sincronizam dados, pois digitar o iPad não é uma idéia de diversão para todos. Por outro lado, as versões do iPad são ótimas para revisar o conteúdo.

Baixar: Reuniões do Exquisitus [não estão mais disponíveis] (US $ 12,99) / Reuniões do Command Guru [não estão mais disponíveis] (US $ 19,99)

Para outras sugestões sobre o planejamento e a realização de reuniões, consulte nosso guia de reunião on-line para download Guia de reunião on-line: software e estratégiaOs serviços modernos de videoconferência são fáceis de usar e estão disponíveis para praticamente qualquer pessoa com um computador ou smartphone. A capacidade de conectar-se e conhecer pessoas on-line significa que não estamos mais limitados pela localização geográfica. consulte Mais informação . Também gostaríamos de saber os recursos que você gostaria que fossem adicionados a esses aplicativos de reuniões.