5 etapas para economizar papel e digitalizar

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Papel e materiais alternativos, como pergaminho, eram materiais muito raros e preciosos. Hoje, usamos papel em quase todos os lugares, ou melhor - onde quer que não possa ser substituído por plástico.

A produção de qualquer material é um fardo para o meio ambiente, embora o papel - normalmente feito de madeira, seja biodegradável e, portanto, muito mais fácil de ser reciclado.

A digitalização não apenas economizará papel e ajudará o meio ambiente, mas também economizará muito espaço: sua mesa ou até sua geladeira parecerão muito mais limpos. Encontrar documentos será muito mais rápido. E afinal, vivemos na era digital! Aqui está como você começa:

1. Digitalização

Tudo começa com a digitalização dos documentos em papel existentes. Se você não possui um scanner, pode usar sua câmera digital, tirar uma foto e usar Snapter para corrigir perspectiva e distorção. Damien revisou a ferramenta em detalhes alguns meses atrás: Snapter - Digitalize seus documentos sem um scanner Snapter - Digitalize seus documentos sem um scanner consulte Mais informação

2. Arquivo

Certifique-se de descobrir um bom sistema que permita rastrear facilmente um documento que possa ser necessário. Sempre se pergunte: "Onde e como vou procurar isso?"

A maneira mais fácil de arquivar documentos provavelmente é tê-los como PDFs, nomeando-os com a data e uma breve descrição e pesquisando o que você precisa no conteúdo por palavras-chave.

Como a busca de imagens por texto ainda não é um padrão, o nome do arquivo para imagens precisará ser muito descritivo. Como alternativa, você pode usar uma ferramenta chamada JOCR, que extrairá o texto dos documentos digitalizados e os colocará em um arquivo de texto. Você pode atribuir ao arquivo de texto exatamente o mesmo nome da imagem, arquivá-lo na mesma pasta e assim conseguir rastrear facilmente o respectivo documento. Varun revisou o JOCR: Como extrair texto de imagens Como extrair texto de imagens (OCR)A melhor maneira de extrair texto de uma imagem é usar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Mostramos sete ferramentas gratuitas de OCR para o trabalho. consulte Mais informação

Se isso parecer muito problemático, você também pode arquivar os documentos e PDFs digitalizados usando GMail. Apenas envie os arquivos por e-mail para si mesmo e digite as palavras-chave relevantes e apropriadas no e-mail. Lembre-se do risco de segurança a que você pode estar expondo seus arquivos. Tente não fazer upload de documentos confidenciais.

3. Use ferramentas

Usamos muito papel para anotações aleatórias, que ficarão em nossas mesas para sempre ou até derramarmos café nela. Para economizar papel e deixar sua mesa um pouco mais organizada, tente criar uma rotina para o uso de ferramentas.

Lembretes, notas rápidas, listas de tarefas, endereços podem ser organizados e armazenados digitalmente. Dependendo de quais ferramentas você usa, pode ter o benefício adicional de acessá-las onde quer que esteja.

Para anotações rápidas, você deve usar Stickies, que basicamente é a alternativa digital ao Post-It Notes.

calendário do Google contribui para um excelente calendário online e de desktop. Também pode lembrá-lo de tarefas. Se você integrar o Google Agenda ao Thunderbird, poderá criar listas de tarefas diretamente na área de trabalho. No meu artigo Como: integrar o Google Calendar ao Thunderbird Como integrar o Google Calendar ao ThunderbirdVocê está usando o Thunderbird e o Google Calendar e se pergunta como pode unir os dois? Mostramos como integrar totalmente o Google Agenda ao Thunderbird. consulte Mais informação , você verá como isso é feito.

Uma das melhores ferramentas para se manter organizado e se livrar de anotações e lembretes em papel é Lembre-se do leite. Sendo compatível com uma variedade de outros aplicativos, também pode se tornar seu hub central para acompanhar tarefas e informações. David coberto 8 maneiras fáceis de gerenciar tarefas com Remember The Milk 8 maneiras fáceis de gerenciar tarefas com Remember The Milk consulte Mais informação , que fornece um pouco mais de informações sobre o que essa ferramenta pode fazer por você.

Além disso, no artigo Gerencie sua vida com ferramentas de gerenciamento de tempo online gratuitas Gerencie sua vida com ferramentas de gerenciamento de tempo online gratuitas consulte Mais informação , Revi várias outras ferramentas úteis, algumas das quais mencionadas acima.

4. Backup, Backup, Backup

Para ficar totalmente sem papel, você teria que descartar os documentos em papel originais em algum momento ou guardá-los fora. Obviamente, existem documentos nos quais você deve se apegar. Mas para a maioria, as cópias digitais serão boas o suficiente.

No entanto, acidentes acontecem. Seu disco rígido pode estar corrompido, levando consigo as cópias digitais dos seus documentos. Portanto, é importante criar backups regulares.

Os arquivos confidenciais nunca devem sair do disco rígido e você deve fazer backup deles regularmente em unidades externas.

E os documentos armazenados na sua conta do GMail? Embora o GMail possa ser um local bastante seguro, você também deve fazer backup da sua conta do GMail, apenas para ter 100% de certeza de que tudo é contabilizado.

Existe uma maneira de fazer backup do GMail usando o GMail Backup, como Karl descreveu em seu artigo Como fazer backup da sua conta do Gmail para o seu computador Como fazer backup da sua conta do Gmail para o seu disco rígidoVocê pode perder o acesso aos seus valiosos dados do Gmail. Com tantas opções disponíveis, faz sentido fazer backup do seu Gmail regularmente. Este guia rápido mostra como. consulte Mais informação .

Por fim, tendo uma cópia eletrônica de todos os documentos importantes, mesmo que você não possa descartar o original, é um backup em si. Imagine todos os seus preciosos documentos em papel perdidos em uma inundação ou incêndio - e você ainda terá uma duplicata no disco rígido.

5. Repetir

Faça dos passos acima um hábito. Isso é crucial. Continue configurando lembretes para digitalizar documentos em papel. Torne a digitalização uma rotina para tudo o que há de novo e trabalhe com coisas antigas quando tiver tempo. E repita.

Então, o que impede você de converter completamente de um usuário de papel da velha escola para o mestre digital da nova era? Deixe-nos saber, digitalmente, nos comentários.