6 maneiras de garantir ofender, raiva e irritar a cada e-mail que você enviar

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Os e-mails são difíceis. É realmente difícil entender o que você realmente quer dizer em um email, e na metade do tempo as pessoas quase sempre o entendem mal. Muito do problema se resume ao fato de as pessoas para quem você está escrevendo não podem ver seu rosto. Eles não podem ver o sorriso no seu rosto e você não pode ver a expressão no rosto deles - o natural A capacidade humana de entender a emoção nas palavras através da expressão facial é completamente nula em um o email.

Então, o que pode substituir a expressão facial e o tom de voz? Como você efetivamente transmite sua mensagem sem que todos os seus amigos ou todos no escritório se irritem com você?

O escritor Peter Drucker escreveu uma vez: "O mais importante na comunicação é ouvir o que não é dito. ” Eu daria um passo além disso e diria que a coisa mais importante no envio de um email é o esclarecimento suficiente para que o destinatário não ouvir o que não foi dito. De fato, o que causa mais problemas na comunicação por email é quando a pessoa que recebe o email interpreta todo tipo de coisas terríveis que você sugeriu, mesmo quando você escreveu apenas uma linha.

É isso que leva ao ódio e ao descontentamento. É isso que cria ressentimento. É por isso que o cara do outro lado da mesa, na reunião da manhã, está olhando para você, porque você o encontrou em um e-mail que você enviou ontem à tarde e ele tomou isso como um ataque pessoal.

Criando seu e-mail perfeito

Aqui no MUO, abordamos muito sobre o aspecto técnico do envio de e-mails, como enviando e-mails anonimamente Como enviar e-mails anônimos: 5 métodos furtivosEnviar um email anônimo não é difícil. E há razões legítimas para usar uma conta de email anônima. Nós mostramos a você como. consulte Mais informação ou meu email no enviando e-mails do Excel Como enviar emails de uma planilha do Excel usando scripts VBANosso modelo de código o ajudará a configurar emails automatizados no Excel usando scripts CDO (Collaboration Data Objects) e VBA. consulte Mais informação . Mas e o lado emocional do email? E como você se depara com seus e-mails e maneiras melhores de se apresentar na palavra escrita que não deixa todo mundo tão irritado com você o tempo todo?

Bem, não é sem muita dor e sofrimento que posso ficar aqui hoje e dizer que agora estou em posição de ajudar. Cometi quase todos os erros que podem ser cometidos com e-mail, a partir dos primeiros dias em na faculdade, quando tentei iniciar um negócio de marketing multinível enviando um e-mail em massa para todos campus. Em um dia, minha conta foi encerrada por 24 horas e recebi um grande e desagradável aviso do administrador de mainframe da IBM sobre o que define "spam".

Não foi uma lição de etiqueta de e-mail, pois foi um alerta que o e-mail pode realmente causar problemas se você lidar com isso errado. Ao longo dos anos, ofendi pessoas, fiquei ofendido e participei de batalhas épicas de cortar e queimar palavras com as pessoas. Eu gostaria de dizer que alguém ganhou - mas ninguém nunca vence. É por isso que estou aqui hoje, na esperança de ajudar futuras legiões do público a melhor prepará-los antes de clicar no botão Enviar.

1. Enviando um romance

Um dos meus primeiros pecados culposos quando comecei a trabalhar como engenheiro foi que quase sempre escrevia e-mails que se estendiam por três ou quatro parágrafos. O motivo não foi apenas porque eu sou capaz de digitar bem rápido, mas porque sempre senti que se deixasse algum detalhe de fora, as pessoas não entenderiam realmente do que eu estava falando. Isso pode ser verdade até certo ponto - e chegaremos a e-mails muito breves em um minuto -, mas há algo a ser dito por simplicidade.

Ao escrever e-mails tão complicados, você não consegue transmitir sua mensagem de várias maneiras. Primeiro, o fato de você ter escrito tanto implica na pessoa que você tem pouco respeito pelo tempo deles, e se você faz isso com muita frequência, é provável que fique irritado. Segundo, enquanto um e-mail de 500 palavras organizado em vários parágrafos faz muito sentido você, você provavelmente está confundindo todos - e dando a eles uma enxaqueca.

Se você é apaixonado por palavras e tende a sobrescrever, volte sempre e comece a trabalhar no “detalhamento” dessas frases. Crie maneiras novas e criativas de reduzi-las, ou talvez você possa removê-las completamente. Talvez você esteja oferecendo informações demais. Diga às pessoas o que elas necessidade saber, não o que você quer que eles saibam você conhecer. Você sabe?

2. Enviando um email de duas palavras

A ofensa oposta ao novo email é o email de uma ou duas palavras que não explica nada. É como quando eu pergunto aos meus filhos na mesa de jantar, "Então, como foi seu dia?Depois de um momento, uma resposta relutante, "Bem.Não sei por que me incomodo, continuo. “O que você fez, alguma coisa divertida?"A resposta inevitável, "Não, na verdade não.”

Sinceramente, não entendo por que algumas pessoas se preocupam em usar o email. Se você tiver sorte, um e-mail dessa pessoa conterá uma única frase completa. Se você tiver azar, a pessoa solicitará que faça algo por ela, mas não se preocupará em explicar exatamente o que ela quer que você faça. É como enviar uma mensagem de socorro por um rádio quando você está perdido no meio do deserto e falhar em informar à equipe de resgate quais são suas coordenadas.

É extremamente frustrante, porque as pessoas precisam lutar para entender do que você está falando. Pior ainda, você pode realmente forçá-los a perder tempo respondendo ao seu email, apenas para pedir que você elabore um pouco mais.

Suspeito que a maioria das pessoas com esse problema escreva e-mails tão curtos porque a digitação é um exercício minucioso. Nem todo mundo pode digitar mais de 60 a 70 palavras por minuto, então você precisa ter um pouco de simpatia por esse grupo.

3. Enviar um email em massa destinado a uma pessoa

Você realmente quer marcar as pessoas? Envie um e-mail em massa para todos em seu escritório simplesmente para repreender uma pessoa por algo que eles fizeram de errado. Eu chamo isso de e-mail de "humilhação pública". Geralmente, todo mundo no escritório já deve saber que uma pessoa em particular cometeu um erro, mas o gerente não pode deixar isso de lado. Portanto, eles enviam um e-mail em massa para todos, explicando com detalhes grandes e excruciantes por que uma ação específica é tão errada ou por que esse erro específico é tão ruim.

Eu tenho que admitir que em algumas das minhas funções de gerenciamento no passado, eu entrei nesse comportamento. Eu já vi outros colegas fazerem isso também. É um erro fácil de cometer, porque você pode realmente querer se certificar de que todos os outros que você gerencia não cometam o mesmo erro. A realidade é que, se todo mundo já sabe, a pessoa que cometeu o erro é humilhada. Se eles não sabem disso, todo mundo está confuso e inseguro se você está ou não falando sobre eles.

Simplifique - fale sobre o problema específico com a pessoa que cometeu o erro. Então, se você achar importante o suficiente para todos, envie um aviso, mas faça parecer que é apenas um “FYI” geral enviado da alta gerência - isso remove o tom de acusação e o torna menos pessoal.

4. Usando Advérbios Dramáticos

Outro comportamento muito comum nos emails - geralmente de pessoas que são muito apaixonadas pelo trabalho em geral ou por um projeto específico que está em discussão. Esse comportamento é o uso excessivo de advérbios muito dramáticos. Frases como, “Esse design está terrivelmente errado"Ou"Essa abordagem é dolorosamente vaga ” servem apenas para introduzir emoção na discussão.

Quando você olha essas frases sem os advérbios, pode ver o quanto elas são mais profissionais - e muito menos antagônicas -. Caso contrário, você simplesmente aparece como um pirralho mimado e dramático.

Experimente sem os advérbios. Esse design está errado. Essa abordagem é vaga.

Pode não agradar ao destinatário, mas também não o ataca e o coloca na defensiva. É mais profissional e você pode realmente passar por um adulto maduro, mesmo quando discorda de alguém.

5. Uso excessivo de voz passiva

Na verdade, não foi até tarde da minha carreira de escritor que eu realmente aprendi e compreendi a voz passiva. O problema de aprender sobre isso é que você começa a vê-lo em qualquer lugar. Um dos usos mais predominantes da voz passiva é no email, porque a voz passiva permite que uma pessoa se separe de uma ação.

Ao invés de dizer, "Eu levei o cliente ao aeroporto ”, que coloca a responsabilidade diretamente sobre seus ombros, você pode escrever: "O cliente foi levado para o aeroporto.

Esse é um comportamento comum entre as pessoas que ficam nervosas em assumir a responsabilidade por qualquer coisa, porque se algo der errado, elas não querem ser responsabilizadas. São as mesmas pessoas que reclamam quando os que assumem riscos - os que assumem a responsabilidade de fazer as coisas - obtêm reconhecimento ou promoções. A verdade é que as pessoas veem através da voz passiva nos e-mails. Se você concluiu uma tarefa ou alcançou uma meta, não tenha medo de receber crédito!

6. Dando um tapinha nas costas

Curiosamente, o extremo oposto das pessoas que usam voz passiva no e-mail o tempo todo são as pessoas que quase sempre escrevem sobre tudo em primeira pessoa. Lendo os e-mails deles, você pensaria que um projeto não era um esforço de grupo, era uma conquista pessoal. Você pensaria que a pessoa que enviou o email fez absolutamente todo o trabalho!

Como você reconhece esses e-mails? Conte as ocorrências da palavra "I".

Lendo um e-mail desse tipo de pessoa, fica claro que eles sentem que o mundo inteiro gira em torno deles, e que todos deveriam dar-lhes elogios constantes por todo o trabalho que realizam sozinhos realizado. Esses e-mails invariavelmente deixam os colegas de equipe se sentindo desanimados e completamente desvalorizados. Essa abordagem é o caminho mais rápido para a raiva e o isolamento de seus colegas.

Tenho certeza de que existem muitos outros tipos de e-mails que realmente incomodam e ofendem as pessoas. Aposto que você tem sua própria lista também! Que tipo de e-mail realmente te incomoda? Quais são os seus tipos de irritações? Compartilhe seus pensamentos na seção de comentários abaixo.

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