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A configuração do GTD (My Cloud Getting Things Done) usa o Gmail, Toodledoe Google Agenda. Para acesso móvel às minhas tarefas, eu uso Toodledo no meu iPhone, juntamente com os programas nativos de email e calendário do iPhone, sincronizados com o Gmail e o Google Agenda.
Veja como eu defino as configurações dos campos do Toodledo para usá-lo no GTD. Os campos que eu preciso são Contexto, Data de Vencimento, Repetire Lixeira. Minha versão pessoal também usa Tags, o que fornece um controle mais refinado sobre a exibição de tarefas nos Contextos GTD padrão: Trabalho, Email, Chamadas, Projetos, Algum dia / Talveze Esperando por. (Por exemplo, tenho a tag 'MUO', para acompanhar minhas tarefas do Makeuseof.com no contexto de Projetos, E-mails ou Trabalho).
Um dos recursos interessantes do Outlook é a capacidade de transformar um email em uma tarefa, arrastando-o para no botão Tarefas no Painel de Navegação ou clicando com o botão direito do mouse na mensagem e enviando-a para as Tarefas pasta. De qualquer maneira, uma nova tarefa é criada e qualquer informação necessária pode ser adicionada. O corpo do email se torna o corpo da nova tarefa.
O Toodledo ainda não pode fazer isso (foi discutido detalhadamente nos fóruns do Toodledo). No entanto, encontrei uma maneira fácil de transformar uma mensagem de email em uma tarefa do Toodledo. Veja como, usando a capacidade do Toodledo de configurar uma tarefa por e-mail.
Primeiro, encontre o "Importar / Exportar / Sincronizar”Na barra lateral do Toodledo. Clique.
Clique no link Configurar no Importação / Exportação de E-mail painel.
Verifica "Ativar importação de email", então clique "Salvar alterações“. O Toodledo gera um endereço de email privado para importar tarefas e permite a importação de emails no servidor. O endereço deve ser alterado periodicamente por segurança.
Crie um contato em um cliente de email para encaminhar mensagens para a Lista de tarefas do Toodledo.
Para transformar uma mensagem em uma tarefa, simplesmente encaminhe o email para a Toodledo; por padrão, ele é fornecido sem contexto, data de vencimento ou qualquer outro metadado. O corpo do email é salvo no campo de nota da nova tarefa, o que é muito conveniente. Geralmente encaminho as tarefas dessa maneira e as edito mais tarde quando reviso meu fluxo de trabalho. Mas ainda há outro truque na manga de Toodledo.
O Toodledo fornece sintaxe de script para definir os campos em uma nova tarefa, listando-os no assunto do email. Onze campos podem ser configurados dessa maneira; somente os da minha implementação Getting Things Done são mostrados aqui.
- Data de Vencimento: o símbolo #, seguido por uma data, define a data de vencimento. Observe que a sintaxe alternativa que o Toodledo emprega para datas é permitida: "#tomorrow", "#next terça-feira".
- Contexto: o símbolo "@", seguido pelo nome do contexto. Por exemplo, usando Contextos no padrão GTD, uso “@@ work” para adicionar a tarefa ao contexto @work.
- Tag: o símbolo "%", seguido pela tag ou tags. Eu uso tags, bem como contextos. Exemplo: "% MUO".
É fácil manter uma caixa de entrada vazia quando as mensagens podem ser processadas em tarefas em tempo real. Capturar tudo no fluxo de trabalho realmente melhora a produtividade. O Toodledo e seu aplicativo para iPhone oferecem uma ótima solução gratuita para gerenciamento de tarefas.
Quais aplicativos gratuitos você está usando para o seu fluxo de trabalho? Como você gerencia o tempo móvel e o gerenciamento de tarefas?
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Daniel Lieberman vive nas colinas do oeste de Massachusetts. Ele trabalha como gerente de projetos e consulta sobre fluxo de trabalho organizacional e mídias sociais.
