Aqui está a solução mais decisiva para classificação de e-mails de que você precisará

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Se você usa o Gmail, Outlook, Caixa de entrada do Google, Yahoo Mail ou qualquer outra coisa, o email é email e, mais cedo ou mais tarde, sua caixa de entrada é inundada. Mas um sistema de classificação simples garantirá que você nunca sinta que ficou fora de controle e esteja sempre no topo de suas mensagens.

Já tentou aplicar truques da lista de tarefas à sua caixa de entrada de e-mail? Eu fiz. Na maioria das vezes, eles não funcionam. O que não entendemos sobre a diferença entre email e listas de tarefas é que as tarefas exigem apenas uma ação sua, enquanto os emails são sobre comunicação com as pessoas.

Mas modificar um sistema popular de produtividade é a resposta para domesticar o fluxo constante de e-mails. A matriz do presidente dos EUA Dwight Eisenhower para classificar tarefas também é maravilhosamente eficaz na classificação de e-mails, se você o ajustar corretamente.

Matriz Eisenhower modificada para e-mails

o Matriz de Eisenhower Foi assim que ele classificou sua lista de tarefas em quatro quadrantes, o que o ajudou a descobrir qual tarefa ele deveria fazer a seguir. A matriz básica é assim, e vamos manter isso intacto:

Você classificará cada email em um desses quatro quadrantes. Os quadrantes ditarão o que você faz com esse email e quando você age nele. Esqueça a "caixa de entrada zero", vamos nos concentrar em fazer as coisas.

É melhor combinar a matriz com pastas no Outlook ou use marcadores do Gmail para domar sua caixa de entrada Redescubra os rótulos do Gmail e, finalmente, domine sua caixa de entradaExistem muitos truques para lidar com a sobrecarga de e-mail, mas há um bem abaixo do seu nariz que você pode não estar usando: bons e antigos rótulos do Gmail. consulte Mais informação . Portanto, cada quadrante terá seu próprio nome de rótulo / pasta e talvez sua própria cor também.

Faça o que fizer, não mude o nome desses quadrantes. Portanto, suas pastas ou marcadores terão apenas essas quatro categorias:

• Importante e urgente
• Importante (não urgente)
• Urgente (não importante)
• Não é importante nem urgente

O que é "urgente"?

É fácil identificar o que é "importante" - é uma ligação subjetiva que podemos atender com facilidade, dependendo de nossas prioridades. Mas “urgente” apresenta uma imagem de um cálculo baseado no tempo, e isso afasta as pessoas.

Relaxe, não entre em pânico. "Urgente" aqui vai significar o que você quiser. Se você tem um dia agitado, sem um único momento de sobra, então "Urgente" assume um novo significado. Se você tiver um dia cheio de reuniões, então "Urgente" assume outro significado. Seja flexível; de fato, é importante que seja flexível.

Vários especialistas em produtividade realmente gostam de colocar um limite de tempo para a coluna "urgente" da matriz Eisenhower, mas isso não é viável, pois as necessidades de vida e trabalho baseadas no tempo continuam mudando.

Não há fórmula mágica ou limite de tempo definido para definir "Urgente". Você saberá quando vir. Não é uma palavra difícil de entender, portanto, não pense demais.

Mantenha as coisas simples, não possui "regras de quadrante"

Você ficará tentado a associar uma ação ao seu quadrante. Por exemplo, Bryan Lee de Tutum usa o sistema e colocou uma ação específica para cada quadrante, como "Decida quando fazê-lo" para "Importante, mas não urgente" e "Delegue" para "Urgente, mas não importante".

Resista a isso. Existem dois problemas com isso.

Primeiro, essas "regras de ação" acabam influenciando a maneira como você codifica um email. Se você sabe que precisa agir em um e-mail agora, mas não tem tempo para fazê-lo, seu cérebro o enganará para classificá-lo de maneira errada.

Segundo, um quadrante nem sempre tem a mesma ação. Delegar uma tarefa nem sempre será uma opção. "Não é urgente nem importante" não significa que você precise excluí-lo; talvez ainda precise desse e-mail mais tarde.

Em vez disso, confie na matriz de Eisenhower e confie em sua própria capacidade de fazer as coisas. Um sistema de produtividade super complicado e superespecífico é aquele que você acaba descartando a regra de produtividade de três greves O sistema 3-Strike: como priorizar sua lista de tarefasVocê não está lendo sua lista de tarefas? O problema pode não ser sua produtividade, pode ser apenas suas prioridades. Vamos aprender como priorizar a lista de tarefas e fazer as coisas. consulte Mais informação . Na verdade, os nomes desses quadrantes dão uma boa idéia do que é um e-mail e você poderá tomar a decisão correta de acordo.

Uma regra de ouro: não seguir em frente sem rotular

A ideia é classifique seus e-mails sem piedade Não pode adiar o email todas as manhãs? Tente este ritualComeçando o seu dia, o e-mail é colocado regularmente - mesmo que a maioria de nós o faça. Verificar o e-mail depois de acordar é realmente tão ruim? consulte Mais informação e envolve um ato de autodisciplina - você não pode passar para o próximo e-mail sem rotular o que está lendo.

Isso é crítico. Toda vez que você abre um email, é absolutamente necessário classificá-lo. Não permita que você verifique a próxima correspondência se não a classificou em um quadrante.

Como discutimos anteriormente, não classificar ou classificar mal é o motivo pelo qual seu aplicativo de produtividade não está funcionando 5 razões pelas quais seu aplicativo To-Do está tornando você menos produtivoDesistindo de suas listas de tarefas? Seu problema não é sua ambição ou o aplicativo de planejamento de tarefas que você usa. O problema está em como você está usando sua lista de tarefas em geral. consulte Mais informação . Você precisa acertar a etapa de classificação e todo o resto se encaixa.

Como atacar seus e-mails

Aqui está a beleza: depois que sua caixa de entrada é classificada, você não precisa de muito aconselhamento sobre quando e como deve endereçar seu e-mail. Quanto às coisas urgentes e importantes, você acabará abordando o assunto no momento em que tiver algum tempo livre.

Para todo o resto, como Andy Mitchell do ActiveInbox disse ao MakeUseOf Como lidar com sobrecarga da caixa de entrada e listas de tarefas em e-mailsO email não é apenas comunicação, mas também determina em grande parte a sua lista de tarefas. Vamos falar sobre as melhores dicas para vincular a caixa de entrada à nossa produtividade com Andy Mitchell - o fundador da ActiveInbox. consulte Mais informação ,

Escolha pontos de baixa energia no seu dia (como aquela meia hora sonolenta após o almoço) e entre na sua caixa de entrada para fazer zoom.

Se já tiver sido priorizado, é fácil fazer as coisas sem perder um item obrigatório.

No final de cada dia, aja com todos os seus e-mails classificados, mesmo que sejam do seu aplicativo para smartphone. Confie em mim, uma vez que já tenha sido priorizado, você passará pela metade do tempo que leva de outra forma.

Isso é fácil ou difícil?

Pessoalmente, acho que o método Eisenhower Matrix de classificar emails é o mais fácil que já usei. Na verdade, tornou minha caixa de entrada muito mais gerenciável para mim e não perdi nada por causa disso.

Você acha que esse sistema é fácil de implementar ou acha difícil? Diga-nos o porquê!

Créditos da imagem: Hey Paul Studios / Flickr