Como remover dados pessoais ocultos no Microsoft Office

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Sempre que você envia um documento a um colega, o salva, o revisa, corrige erros ortográficos e / ou gramaticais e o envia. É um ótimo hábito entrar e certamente pode economizar tempo e energia, se o seu trabalho for consistentemente preciso. Os editores vão amar você (eles não ?!). Mas e as outras informações que podemos fornecer sem querer quando enviamos um documento?

Microsoft Office Qual Office Suite é melhor para você?Você será pressionado a encontrar uma ocupação que não exija algum tipo de processamento de texto ou palavra. E você pode se perguntar: o Microsoft Office é realmente a melhor solução? Aqui estão as suas opções. consulte Mais informação cria e mantém um arquivo de metadados anexado ao seu documento. Cada vez que você o envia, seus detalhes são transmitidos ao destinatário e a qualquer outra pessoa que o documento avança. Isso é bom em certas situações, mas em outros momentos pode ser útil limpar seus documentos de quaisquer dados pessoais antes de liberá-los na natureza.

Vamos dar uma olhada rápida em como limpar seus documentos usando o recurso Inspetor de documentos 10 recursos ocultos do Microsoft Word que facilitarão sua vidaO Microsoft Word não seria a ferramenta que é sem seus recursos produtivos. Aqui estão vários recursos que podem ajudá-lo todos os dias. consulte Mais informação do Microsoft Office.

Que tipos de informações estamos falando aqui?

O Microsoft Office armazena automaticamente vários tipos de informações pessoais, além de outras formas de dados ocultos. Os dados não são imediatamente óbvios. Ele não é exibido ao lado do seu documento. teremos que erradicar isso. Os documentos do Office podem conter as seguintes formas de informações:

• Comentários, marcas de revisão de alterações rastreadas Os 20 melhores aplicativos para os alunos passarem um dia de aulaSe você está no ensino médio ou na faculdade, esses aplicativos incríveis devem estar no topo da sua lista de tarefas de volta às aulas! consulte Mais informação , versões e anotações com tinta. Se você colaborou com seu documento, é provável que ele contenha marcas de revisão, comentários e muito mais do seu processo de trabalho. Esses trechos podem permitir que outras pessoas vejam quem mais trabalhou no documento, bem como as alterações que fizeram.
• Propriedades do documento e informações pessoais. As propriedades do documento se referem aos metadados do documento, como autor, assunto e título. As propriedades do documento são basicamente informações que o Office gera e mantém automaticamente sempre que você trabalha com um documento. Também pode incluir informações relacionadas a recursos específicos que você usa com um documento. Por exemplo, cabeçalhos de email O que você pode aprender com um cabeçalho de email (metadados)?Você já recebeu um e-mail e realmente se perguntou de onde veio? Quem o enviou? Como eles poderiam saber quem você é? Surpreendentemente, muitas dessas informações podem ser do ... consulte Mais informação , recibos de roteamento, caminhos da impressora e informações sobre o caminho do arquivo são comuns.
• Cabeçalhos, rodapés e marcas d'água. Documentos do Word e pastas de trabalho do Excel podem conter informações em cabeçalhos e rodapés. Da mesma forma, marcas d'água podem ser adicionadas e ocultadas.
• Texto oculto. Os documentos do Word podem conter texto oculto. Ou seja, conteúdo formatado como texto oculto. Se não tiver certeza, o Inspetor de Documentos pode procurá-lo.
• Linhas, colunas e planilhas ocultas. No mesmo sentido que um documento do Word, as pastas de trabalho do Excel podem conter seu próprio conteúdo oculto.
• Conteúdo invisível. Pastas de trabalho do Excel e As apresentações do PowerPoint podem conter itens 7 dicas para criar modelos profissionais de PowerPointNinguém se beneficia de uma apresentação chata do PowerPoint. Use essas dicas para garantir que seus esforços sempre atinjam o público deles. consulte Mais informação formatado como objetos invisíveis. O Inspetor de Documentos pode localizá-los para você.
• Conteúdo fora do slide. As apresentações do PowerPoint também podem conter conteúdo ou objetos que não são visíveis porque foram arrastados para o lado do slide. Isso acontece com uma ampla variedade de objetos, incluindo arte, caixas de texto, botões e gráficos.
• Notas de apresentação. Se vocês são usando todas as funções do PowerPoint 10 maneiras criativas de usar o PowerPoint para auto-crescimentoPense fora da caixa. Demole o fato de o PowerPoint ser apenas uma ferramenta de apresentação chata. Vamos encontrar dez usos criativos para isso. consulte Mais informação , você pode adicionar anotações feitas com afinco à sua apresentação. Você também pode não querer enviá-las para mais ninguém ou fazer com que apareçam durante o grande momento da apresentação.
• Propriedades do servidor de documentos. O documento pode conter propriedades adicionais se você usar um site do Espaço de Trabalho do Documento ou uma biblioteca baseada nos serviços do Microsoft Windows SharePoint.
• Dados XML personalizados. Seu documento pode conter dados XML ocultos; o Inspetor de Documentos pode encontrá-lo e removê-lo.

Obviamente, isso é apenas um problema se você o considerar. A maioria das pessoas que cria e envia documentos usando o Microsoft Office não deve ter problemas com as informações criadas juntamente com o trabalho. Se você precisar se livrar de qualquer uma das informações acima, continue lendo!

O Inspetor de Documentos

O Inspetor de Documentos 10 configurações padrão do Microsoft Word que você pode otimizarAlgumas etapas simples de otimização podem ampliar sua produtividade com o Microsoft Word. Oferecemos dez configurações rápidas e fáceis para as tarefas diárias. consulte Mais informação é uma amálgama de todos os diferentes serviços de inspetor disponíveis para o Microsoft Office. Suas principais funções são localizar e remover quaisquer dados adicionais dos seus documentos. Antes de usar o Inspetor de documentos, salve seu documento atual.

Feito isso, vá para Arquivo> Informações. Você verá uma tela semelhante a esta:

No lado direito, você pode ver algumas das informações geradas pelo Microsoft Office: páginas, quantidade de tempo de edição, eu mesmo como autor. Para remover isso, vá para Verifique se há problemas> Inspecione documento. Você chegará ao painel de opções do Document Inspector. Marque as opções necessárias, seguidas de Inspecionar. Dependendo do tamanho do seu documento, isso pode levar um momento.

Depois que o Inspetor de documentos concluir seu trabalho, você poderá remover todos os dados ocultos encontrados. Olhe para baixo na lista de documentos. pressione Deletar tudo nas seções que você deseja limpar.

Depois de limpar as informações ocultas do seu documento, você pode salvá-las. Tente reabri-lo e digitalizar novamente para garantir que todos os dados foram removidos. Caso contrário, você deve ter certeza de qualquer informação de identificação que possa ter enviado acidentalmente.

N.B: No Office 2007, o Inspetor de Documentos pode ser encontrado no cabeçalho Botão Office> Preparar> Inspecionar documento> Inspecionar. Assegure-se de que você salve seu trabalho antes de fazer alterações.

Posso impedir que aconteça?

Sim - mas é uma configuração específica do documento, o que significa que você precisará aplicar a configuração a cada documento que criar. Para impedir que o Office salve os metadados em cada documento, vá para Arquivo> Opções> Central de Confiabilidade> Opções de Privacidade. Em Configurações específicas do documento, verifique Remova informações pessoais das propriedades do arquivo ao salvar.

Como mencionado, isso impedirá que os metadados do seu documento atual sejam salvos, mas você precisará aplicá-los novamente na próxima vez.

Resumo do Inspetor de Documentos

Há um grande número de razões para remover informações pessoais de um arquivo do Office, seja uma apresentação do PowerPoint, uma pasta de trabalho do Excel ou um documento do Word. Como O Office 2016 introduziu colaboração 11 Perguntas freqüentes sobre o Office 2016 respondidasO Office 2016 está se aproximando e levanta muitas questões. Você precisa comprar uma assinatura, pode atualizar agora e pode voltar ao Office 2013? Nós compilamos perguntas frequentes e fornecemos as ... consulte Mais informação ferramentas, pode se tornar cada vez mais importante limpar nossos documentos importantes antes de enviá-los.

No mínimo, considere onde seu documento pode acabar e as informações que ele está fornecendo sem querer para a próxima pessoa.

Você esfrega seus documentos regularmente? Qual é o seu motivo para limpá-los? Deixe-nos saber abaixo!