Como vencer o vício em e-mail, acompanhando os hábitos da caixa de entrada

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Vocês: Deixe-me verificar meu e-mail uma última vez.

Aquela voz interior irritante: Novamente?

O e-mail está seqüestrando seus dias e está sendo sorrateiro. Mas quem disse que você não pode recuperar o controle sobre seu tempo? Tudo o que você precisa fazer é descobrir quanto tempo você dedica ao e-mail agora e depois encontrar maneiras de abreviá-lo.

Graças a aplicativos como o Mailstrom, o caixa de entrada muito cobiçada zero Enterrado em e-mails? Reduza sua caixa de entrada maciça para zero com o MailstromAo longo dos anos, oferecemos várias soluções para gerenciar sua conta do Gmail e limpar uma caixa de entrada desarrumada. Nada é mais conveniente do que uma solução on-line central como o Mailstrom. consulte Mais informação não é mais difícil de alcançar. Cheguei a isso há muito tempo. Isso não me impediu de ficar olhando a caixa de entrada vazia o dia todo, esperando ansiosamente pelo próximo e-mail, pronto para zapá-la imediatamente e manter minha caixa de entrada limpa. Parece anal-retentivo, mas esse tipo de obsessão por email é bastante comum para muitos de nós. Por mais que tentemos negá-lo, vício é a palavra que se encaixa no que temos.

Como outros vícios, este também pode ser enfrentado, E se você entende o que o aciona e faz algo para combatê-lo.

Tempo economizado = tempo ganho

Você sabe quando algo faz mal para você. Mas até quantificar os efeitos negativos, será difícil mudar para hábitos melhores.

No caso de email, se você fizer o check-in entre tarefas, ele começará a parecer uma não-tarefa. O tempo que você gasta dessa maneira não passa de alguns minutos periodicamente, o que facilita ignorar seu efeito cumulativo. O e-mail parece ser um mal necessário nesses tempos, mas isso não significa que você tenha que deixá-lo correr sua vida ou que não encontre uma maneira de tirar o melhor proveito dele.

A menos que você coloque esse tempo perdido em perspectiva, sua rotina de verificação de e-mail continuará parecendo inofensiva no esquema maior das coisas. Não existem aplicativos para registrar o horário do email? Eu pensei que você nunca perguntaria. Claro que existem.

Existem vários aplicativos projetados para ajudá-lo a acompanhar o tempo gasto em atividades individuais online. Use-os para acompanhar seus hábitos de e-mail e ver os resultados em números concretos. Eles lhe dirão onde você está indo bem e onde está errando.

Aqui estão alguns aplicativos que podem ajudar você a entender como está o seu dia, quando todos estão envolvidos em uma conversa com sua caixa de entrada.

Crisply

Se houver muitos e-mails invertidos consumindo o horário de trabalho de sua equipe, uma ferramenta automatizada de rastreamento de tempo como Crisply pode ser exatamente o que sua equipe precisa. Acompanhe a quantidade exata de tempo que os membros da sua equipe são forçados a passar pela caixa de entrada e use esses dados para descobrir um fluxo de trabalho melhor que não envolva muito email. Melhor ainda, mudar para um serviço de colaboração em equipe Slack torna a comunicação em grupo mais rápida e fácilOs e-mails de grupo podem realmente matar a produtividade. É hora de colocar os clientes de correio para descansar e usar serviços de colaboração como o Slack recém-lançado. consulte Mais informação como Slack, como nós no MakeUseOf.

Crisply é gratuito para uso pessoal. Os sabores Equipe e Empresa têm preços.

Temporizadores Pomodoro

Se você é um fã da técnica Pomodoro, pode acompanhar seus hábitos de email cronometrando cada uma das suas sessões de verificação de email e somando suas durações. Existem muitos aplicativos excelentes Pomodoro flutuando na Web. Nós recomendamos Tomates, um temporizador Pomodoro baseado em navegador Pomodoro Web App Tomato.es É o gerenciamento de tempo simplificadoNão consegue se concentrar? Comece a trabalhar agora. O Tomato.es é um timer Pomodoro gratuito que você pode usar diretamente no seu navegador - e é possivelmente o melhor aplicativo que eu já usei. A técnica Pomodoro é simples: ... consulte Mais informação isso simplifica o gerenciamento de tempo. Não requer registro, mas se você o vincular à sua conta do Twitter, obterá estatísticas detalhadas das suas sessões de Pomodoro. Analise essas estatísticas para ver quanto tempo você dedica à leitura e resposta a e-mails.

Janelas. Mac. Linux. Android. iOS. Você pode instalar o popular aplicativo de rastreamento de tempo Toggl em todas essas plataformas ou acessá-lo a partir de sua interface online. Inscreva-se para começar a avaliar o uso do seu email.

RescueTime (nossa revisão Acompanhe com precisão o que você faz no computador e por quanto tempo com o RescueTimeSe você gasta um tempo considerável trabalhando em seu computador sem o Big Brother corporativo para monitorar o que está fazendo, pode ficar um pouco mais do que deveria ... consulte Mais informação ) é outra ferramenta incrível de plataforma cruzada para rastreamento de tempo. Dá acesso a relatórios detalhados sobre os hábitos do seu computador. Leia-os para descobrir se você está sendo tão produtivo quanto pensa. Como é o uso do seu email? Não é tão mínimo quanto você gostaria que fosse? Defina uma meta para reduzi-lo e trabalhe nos seus hábitos de e-mail usando as dicas simples apresentadas na próxima seção.

O que agora?

Depois de entender quanto tempo gasta no e-mail todos os dias e quanto excede o que você gasta considerar necessário, você pode tomar medidas eficazes para fazer a transição para um fluxo de trabalho de email mais inteligente. Aqui estão algumas etapas para ajudar você a começar.

Feche essa caixa de entrada em 5, 4, 3…

Se você mantiver sua caixa de entrada aberta o dia todo, não poderá resistir a pular para ela entre as tarefas. Aplique o conceito de chunking 8 tarefas nerds que você pode realizar para aumentar sua produtividadeMultitarefa é um assassino de atenção. "Chunking", é um tipo diferente de multitarefa. Não é novo e existe há muito tempo sob o termo nerd de processamento em lote. consulte Mais informação às tarefas relacionadas ao email e resolva-as em horários específicos. Apenas uma vez por dia é ótimo se você conseguir, duas vezes é razoável, três vezes pode ser um pouco demais. Corrija um limite de tempo nas suas sessões de verificação de caixa de entrada com base na quantidade média de e-mails com os quais você precisa lidar diariamente. Antes de mergulhar nessa caixa de entrada, defina um alarme para lembrá-lo quando seu tempo acabar e obedeça sem exceção.

Fique longe da sua caixa de entrada por algumas horas depois de acordar e mais algumas antes de ir para a cama. Salve suas atividades de e-mail em momentos como esse queda pós-almoço à tarde 8 maneiras de vencer produtivamente as quedas da tarde quando você trabalha sozinhoBons hábitos alimentares e de sono ajudam. Os hábitos de trabalho planejados ajudam ainda mais o inevitável. Aqui estão oito soluções simples quando sua produtividade aumenta, seus olhos brilham e você reprime o bocejo. consulte Mais informação , quando você deixar um pouco do seu trabalho para o dia e não se sentir suficientemente alerta para se concentrar no trabalho real.

Ativar notificações da área de trabalho? Não, obrigado.

As notificações ao vivo interrompem seu fluxo, forçam pausas não planejadas e relutam em voltar ao trabalho. Culpe a sua curiosidade de aprender o que sua caixa de entrada tem para você. Diga não a essas notificações instantâneas. Em vez de se permitir ficar à mercê da sua caixa de entrada, você decida quando deseja receber as informações que ele contém.

Voltar à área de trabalho

Os profissionais de marketing de e-mail estão aprimorando suas estratégias para otimizar seus e-mails para dispositivos móveis, porque o número de pessoas que trocam desktops por dispositivos móveis para ler e-mails está aumentando todos os dias.

Se você faz parte dessa estatística e deseja superar o vício em e-mails, desinstale o aplicativo de e-mail do seu dispositivo inteligente e volte para a área de trabalho para verificar o e-mail. Isso pode introduzir um nível de esforço inexistente quando você lida com um gadget como o seu smartphone, e isso pode ter um efeito positivo nos seus hábitos de e-mail. Parece ter funcionado bem para Jake Knapp, que iniciou um experimento para iPhone sem distrações um ano atrás.

Programe seu cérebro

Em seu livro Como falhar em quase tudo e ainda ganhar muito, O criador de Dilbert, Scott Adams, chama a mente humana de robô úmido que se pode programar. Você pode programar o seu para manter seu e-mail mínimo. Faça isso trocando o seu vício por e-mail por outro, ainda que tenha um efeito positivo em sua vida. Estou falando sobre HabitRPG. Veja como HabitRPG torna a melhorar a si mesmo viciante O HabitRPG torna o aprimoramento realmente vicianteMude seus hábitos para melhor, amarrando-os a desafios em um RPG. Suba de nível para fazer as coisas que você sabe que deve e perca pontos de vida por ceder aos hábitos que você conhece ... consulte Mais informação e use-o para gamificar seus hábitos de e-mail e orientá-los em uma direção saudável.

Pronto para cortar o fio?

Com sua abordagem acessível a todos, o email desempenhou um papel importante na eliminação de barreiras geográficas, mas também se transformou em uma distração florescente que o impede de coisas mais importantes em seu vida. A boa notícia é que, se você conseguir cortar o fio do e-mail, recuperará mais tempo do seu dia e poderá até arranje tempo para projetos pessoais Que dia movimentado: 10 maneiras mais inteligentes de encontrar tempo para seus projetos pessoaisVocê tem uma paixão que lateja secretamente dentro de sua cabeça? O que está te segurando? Talvez o relógio se esgote após um árduo dia de trabalho e uma hora de viagem. Vamos roubar tempo. consulte Mais informação .

Como você controla seus hábitos de caixa de entrada? Eles estão mudando para melhor?

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