Como as ferramentas de escrita colaborativa facilitam sua vida

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Se você já teve que co-produzir um trabalho escrito, saberá em quantos níveis isso pode ser difícil. Esperar pelo (s) seu (s) parceiro (s) de escrita ou corrigir versões conflitantes de um documento deve ser a menor das suas preocupações. Afinal, a Internet facilita muito a escrita colaborativa.

Depois de escrever uma tese de 100 páginas em uma equipe de três, usando o Google Drive, eu sabia que isso era verdade. No entanto, recentemente, falhei em pressionar o Google Drive por preencher um documento com menos de 10 páginas em uma equipe de cinco. Acabamos enviando documentos do Word para frente e para trás, o que quase me deixou louco. Ajude sua equipe a evitar os seguintes problemas, seguindo uma ferramenta de escrita colaborativa em tempo real Processamento de texto no Google Docs? 5 dicas importantes a ter em menteDurante a maior parte da minha vida, o Microsoft Word foi a ferramenta de processamento de texto a ser usada se você realizasse algum trabalho sério. Claro, havia alternativas como o Corel WordPerfect e, mais tarde, no OpenOffice, ... consulte Mais informação

do começo.

Esperando um no outro

O que acontece quando você não usa uma ferramenta que suporte a escrita colaborativa em tempo real?

Você acaba esperando um no outro. Somente uma pessoa poderá escrever ou editar o documento antes que a próxima pessoa possa continuar. Quando você está cumprindo um prazo, isso custa um tempo valioso.

Para uma colaboração eficiente, os membros da equipe precisam de acesso irrestrito ao documento em que todos estão trabalhando. Isso permitirá que todos escrevam ou editem à vontade. Você descobrirá que nada é mais poderoso do que gastar tempo escrevendo juntos em tempo real em um único documento, especialmente se você não estiver na mesma sala.

Emparelhado com comunicação deficiente e trabalhando remotamente, esperar um ao outro custa semanas à minha equipe. Felizmente, não precisamos cumprir um prazo final. Mas esse não é o pior problema que você pode esperar ao trabalhar em uma equipe remota.

Desarrumando a formatação das versões uns dos outros

Provavelmente, nem todos vocês estão usando o mesmo sistema operacional, o mesmo processador de texto ou a mesma versão de software. Isso pode atrapalhar as coisas e desperdiçar horas do seu trabalho.

Você pode evitar problemas de formatação fornecendo a todos exatamente a mesma ferramenta. A maneira mais fácil de fazer isso é que todos trabalhem exatamente no mesmo documento em uma plataforma neutra de sistema operacional, como um processador de texto online.

Em nossa equipe, fui o culpado por esse problema porque não estou usando o Microsoft Office. Por que eu pagaria pelo Word, se normalmente preciso apenas para abrir documentos e se existem muitos alternativas gratuitas do Office As 7 melhores alternativas gratuitas do Microsoft OfficeO Microsoft Office é o rei das suítes de escritório, mas isso não significa que é o caminho certo para você. Aqui estão algumas outras suítes de escritório que você mais gosta! consulte Mais informação ? Infelizmente, eu fui com uma alternativa - LibreOffice - que não funciona bem com o Word.

Criando documentos conflitantes e perdendo alterações rastreadas

Quando as pessoas não podem esperar uma da outra porque o prazo está se aproximando, você terminará com várias versões do documento. No final, alguém precisa sentar e mesclar as diferentes versões em um documento. Isso não é apenas uma perda de tempo, mas também uma fonte de erros.

Além disso, quando você sincronizar novamente versões conflitantes em um único documento, também acabará perdendo pelo menos parte do mudanças rastreadas Como colaborar com as alterações de faixa no Microsoft Word consulte Mais informação e comentários. Isso pode interromper a linha de pensamento coletiva e levar a mal-entendidos. Como voce pode evitar isso?

Na minha experiência, nada disso acontece quando você usa uma ferramenta de escrita colaborativa. Em nossa equipe, as pessoas ficaram impacientes e a rodada final de feedback e edição foi realizada ao mesmo tempo. Isso significava que uma pessoa tinha que mesclar todos os documentos, o que quase levou a um erro embaraçoso.

Vantagens da escrita colaborativa além de evitar problemas

As ferramentas de escrita colaborativa podem ser mais seguras do que transferir arquivos pela Internet.

Devido a questões de segurança (NSA et al.), Muitas instituições restringiram o uso de ferramentas como o Dropbox. Embora o Dropbox não seja ideal em primeiro lugar, ele evita uma prática particularmente prejudicial: enviar e receber documentos por e-mail.

Geralmente, email não é muito seguro 7 dicas importantes sobre segurança de e-mail que você deve conhecerA segurança na Internet é um tópico que todos sabemos ser importante, mas geralmente fica no fundo de nossas mentes, enganando-nos a acreditar que "isso não vai acontecer comigo". Se... consulte Mais informação para compartilhar documentos. O e-mail não é apenas fácil de interceptar, você também pode esquecer de incluir alguém ou selecionar acidentalmente um destinatário errado. Entre em plataformas de escrita colaborativa, que podem resolver todos esses problemas.

Se você não quer ir com serviços de grandes empresas, como Google Drive ou SkyDrive (em breve o OneDrive), escolha entre vários processadores de texto online alternativos 5 ótimas alternativas ao Google Docs que você deve considerarO Google Docs tem suas falhas. Talvez você queira evitar o Google por questões de privacidade. Ou você pode precisar de recursos diferentes. Encontramos cinco excelentes alternativas e uma delas funcionará para você. consulte Mais informação . Sério sobre segurança? Use uma ferramenta como EtherPad para configurar sua própria plataforma de escrita colaborativa, auto-hospedada, privada e baseada em nuvem.

Por fim, como mencionado anteriormente, é uma grande pressa trabalhar em um documento enquanto observa as entradas criativas de outras pessoas ao mesmo tempo. É quando você entra no terreno da verdadeira co-criação e é aí que nasce o espírito de equipe.

Como você colabora com documentos e quais truques ou ferramentas ajudaram a mantê-lo saudável?

Créditos da imagem: Homem esperando via Shutterstock