Ser um freelancer requer uma grande quantidade de administradores para manter seu negócio funcionando e lucrativo. Para garantir um fluxo constante de clientes, você precisa anunciar seus serviços, responder a perguntas e acompanhar leads anteriores. Depois de conseguir algum trabalho, você tem que acompanhar as reuniões e os e-mails e, no final, ainda há a questão do faturamento.
Todo esse administrador às vezes pode assumir o controle do dia e não deixar tempo para seu trabalho remunerado real. No entanto, com diferentes ferramentas de automação, você pode economizar tempo, evitar erros e reduzir o estresse de administrar um negócio autônomo.
1. Menção: Ouça e estude seu público
A mídia social desempenha um grande papel na publicidade de seus serviços freelance e na contratação de novos clientes. tem várias ferramentas para ajudá-lo a agendar suas publicações nas redes sociais, até mesmo permitindo que você repasse ou selecione postagens de outras fontes automaticamente.
Se você deseja postar o mesmo conteúdo em várias redes sociais ao mesmo tempo, essas são as ferramentas de que você precisa.
Mas antes de começar a programar suas mídias sociais, você precisa saber o que deve publicar para atrair novos clientes. A melhor maneira de fazer isso é com uma ferramenta de escuta social que o ajuda a estudar tanto sua área de especialização quanto seus concorrentes.
A versão gratuita do Mention permite que você configure um alerta, que rastreia sites de notícias, blogs, fóruns e mídia social. Esse alerta pode rastrear as menções à sua própria marca, olhar para seus concorrentes ou procurar palavras-chave específicas relacionadas à sua área.
Em vez de se registrar em vários boletins informativos e pesquisar constantemente na web, você pode aprender sobre o que é tendência em sua área, tudo em um só lugar. O plano gratuito do site também permite agendar postagens em três perfis sociais - automatizando ainda mais essa tarefa.
2. Calendly: Reserve reuniões com facilidade
As reuniões são uma grande parte da conquista de novos clientes, bem como do gerenciamento dos projetos em andamento. No início, quando um cliente não tem certeza de que seus serviços são exatamente o que precisa, uma breve reunião introdutória pode ajudar a fechar o negócio. Mais tarde, as reuniões são uma ótima maneira de resolver mal-entendidos e alinhar expectativas.
Agendar reuniões, no entanto, pode se tornar uma tarefa demorada. Garantir que todos estejam disponíveis ao mesmo tempo, especialmente em fusos horários diferentes, pode criar uma troca interminável de idas e vindas por e-mail. Existem vários aplicativos por aí que lidam com o agendamento de reuniões, mas o nosso favorito é o Calendly.
A versão gratuita oferece integração com seu Google Agenda ou outros calendários populares, o que permite que você compartilhe sua disponibilidade sem tornar sua agenda pessoal pública.
Você pode simplesmente enviar seu link do Calendly para quem deseja encontrar, e eles escolherão os horários que você definiu como disponíveis, exibidos em seu fuso horário local. O evento aparecerá na agenda de todos.
O software se integra a conferências online, como Zoom e Microsoft Teams, economizando o tempo de criação de um link para cada reunião. Ele também envia e-mails de lembrete antes dos compromissos, para garantir que todos cheguem a tempo. Se você tiver um site pessoal, também poderá adicioná-lo.
Os e-mails são outro consumidor de tempo - desde clientes em potencial perguntando sobre seu serviço até clientes existentes em busca de um relatório de status. Muitos desses e-mails tornam-se bastante repetitivos. Felizmente, se você estiver usando o Gmail, não há apenas uma maneira de criar modelos, mas também uma maneira de enviar alguns deles automaticamente usando Filtros.
Primeiro, você precisa habilitar Modelos em suas configurações avançadas. Depois disso, escreva um novo e-mail para responder a cada uma das perguntas mais frequentes. Em vez de salvá-lo como um rascunho, escolha Salvar rascunho como modelo em vez de. Se for algo que você enviaria manualmente, você pode deixar espaços para detalhes como nome, estimativa de preço e assim por diante.
Para enviar automaticamente um modelo de e-mail, você precisa criar um novo filtro. Escolha as palavras-chave que são mais relevantes para essa consulta e, nas ações de filtro, marque Enviar modelo.
Por exemplo, uma frase-chave pode ser "quanto é sua taxa", para a qual você terá um e-mail pré-escrito detalhando seus pacotes e serviços.
4. Fatura Zoho: Nunca persiga outra fatura
Embora alguns freelancers optem por gerenciar suas cobranças em uma planilha do Excel e usar um modelo de fatura padrão, há uma maneira muito mais fácil e organizada de receber o pagamento, com um variedade de aplicativos de faturamento. Nosso favorito é o Zoho Invoice, que tem tantos recursos em seu plano gratuito que talvez você nunca precise pagar por ele.
Você pode criar um modelo de fatura com todos os seus dados bancários e T&C para ser usado com qualquer cliente. Você também pode gerar tarefas regulares com um preço definido, economizando o tempo de inserir esses detalhes toda vez que você produz uma nova fatura.
Quando estiver pronto para enviar a fatura, o aplicativo também fornece um modelo de e-mail, que você pode modificar se necessário. Se você optar por conectar o Zoho a um sistema de pagamento online (como o PayPal), ele atualiza o status da fatura e envia uma nota de agradecimento quando você recebe o pagamento. Isso garantirá que você saiba quais contas precisam ser acompanhadas.
Mas até o acompanhamento é mais fácil com o Zoho, pois você pode definir uma série de lembretes automáticos para faturas não pagas, evitando a dor de cabeça de procurá-las. O software também permite que você monitore o tempo dos clientes em que cobra por hora e, em seguida, gere uma fatura a partir disso. Você pode até definir faturas recorrentes para projetos de preço definido.
5. Zapier: Automatizar tudo o mais
Em todos os aplicativos acima, discutimos integrações - como um software pode se conectar a outro para criar ainda mais automação. Mas o que acontece quando você deseja conectar dois aplicativos que não têm uma integração embutida? Entra em cena o mágico Zapier.
Seria necessário um artigo inteiro para falar sobre as várias opções disponíveis no Zapier. Resumindo, ajuda a criar fluxos de trabalho envolvendo quase tudo online, onde você pode "configurar e esquecer".
Por exemplo, você pode compartilhar novas menções do Twitter no Slack. Ou você pode enviar acompanhamentos por e-mail para novos respondentes do Typeform. Você pode até receber novas mensagens do Facebook como SMS.
As possibilidades são infinitas e, com a versão gratuita do Zapier, você pode criar até 100 tarefas por mês. Isso é mais do que suficiente para automatizar uma série de ações, mas você pode acabar ficando viciado em ficar de mãos dadas com seu administrador autônomo.
O que você deve automatizar?
Existem tantas ferramentas de automação por aí, especialmente se você estiver pronto para pagar uma taxa mensal. Isso pode tornar sua vida freelance muito mais fácil, mas só porque algo pode ser automatizado, nem sempre significa que deveria ser.
Especialmente no freelancer, o toque pessoal pode percorrer um longo caminho. Os clientes que recorrem a freelancers em busca de ajuda geralmente procuram construir uma relação de trabalho - esta é uma das razões pelas quais eles não escolheram uma agência ou uma grande empresa.
Tarefas como e-mails de primeiro contato, agendamento de reuniões e planilhas de atualização podem ser automatizadas. No entanto, é importante investir um pouco mais de tempo para provar ao cliente que você deseja conhecê-lo e que se preocupa com seu trabalho. Esse esforço extra fará com que eles voltem para mais.
Você pode automatizar algumas tarefas diárias e tornar seu negócio mais eficiente. Vamos ver como realmente é simples.
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Tal Imagor é jornalista freelance e redator de conteúdo há mais de 10 anos, escrevendo desde boletins informativos a artigos de fundo aprofundados. Ela é apaixonada por escrever sobre a promoção da sustentabilidade, diversidade e inclusão, especialmente no ambiente de tecnologia.
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