O primeiro passo do GTD é tirar todas as "coisas" da sua cabeça. Uma das maneiras de fazer isso é escrever tudo em cartões 3x5, e o melhor equivalente digital de cartões 3x5 é a técnica Kanban.
Vamos percorrer as etapas do GTD e ver como eles se integram ao Kanban.
Reúna suas idéias
Se você for como a maioria das pessoas, provavelmente tem 100 tarefas, projetos, ideias e outras coisas diferentes (como o GTD chama) batendo na cabeça. Vamos começar criando uma caixa de entrada para descarregar tudo isso.
Vamos usar Trello porque é a ferramenta Kanban mais popular e oferece um nível gratuito generoso. Além disso, o Trello tem ótimos atalhos de teclado e uma interface do usuário bem organizada. Isso o torna um dos programas mais rápidos e fáceis de usar para o trabalho.
Ser capaz de expressar seus pensamentos sem muitas etapas extras é vital durante o brainstorming. Mas você ainda é bem-vindo para tentar um alternativa ao Trello se você gostar.
Gosta da ideia do Trello, mas não do Trello em si? Esses aplicativos Kanban alternativos se integram a calendários, e-mail, Slack e muito mais.
Comece criando uma nova placa e chame-a de "GTD".
A seguir, vamos adicionar um Caixa de entrada lista para descarregar todas as nossas coisas.
Agora, reserve alguns minutos e crie um cartão para cada pensamento e ideia que tiver na mente. Comece clicando no Adicione um cartão botão. Em seguida, digite sua primeira tarefa ou ideia, seja ela qual for e acerte Digitar.
Repita esse processo até que você não consiga pensar em mais nada.
Configure listas para corresponder ao sistema GTD
A próxima etapa é determinar se cada um dos itens em nossa caixa de entrada é acionável. Ou seja, você pode fazer algo a respeito ou não?
Primeiro, vamos criar duas listas para itens acionáveis. Se algo for acionável, você deve decidir se levará menos de dois minutos ou não. Nesse caso, você deve trabalhar nisso o mais rápido possível.
Caso contrário, você precisará dividi-lo ainda mais em outra etapa. As duas listas de que você precisa para isso são "Projetos" e "Tarefas hoje".
Clique Adicionar outra listae, em seguida, crie as duas listas exatamente como fez ao adicionar cartões à caixa de entrada.
Se um item não for acionável, ele pode ir para alguns lugares diferentes. Primeiro, pergunte "Isso é importante?" Se não for algo pelo qual você seja apaixonado, você pode excluí-lo e esquecê-lo.
Em seguida, pergunte se isso é algo que você gostaria de fazer algum dia, mas ainda não. Talvez seja um sonho distante. Ou pode ser algo que só será possível em algum momento no futuro. Para situações como essas, crie uma lista chamada "Algum dia / Talvez".
Se o item for importante, mas for informativo em vez de acionável, ele deve ir para uma lista de "Referência". Kanban é mais adequado para itens acionáveis. Portanto, a lista de referência deve ser uma parada temporária para as informações até que sejam movidas para um lugar melhor, como um aplicativo da web leve para anotações.
Listas para adicionar se você estiver trabalhando com uma equipe
Depois de determinar que um cartão pode ser acionado, talvez você ainda não consiga realizar uma ação em relação a ele. Pode ser porque você está esperando que alguém termine outra coisa antes de começar. Ou talvez outra pessoa deva trabalhar neste projeto.
Para o primeiro cenário, crie uma lista "Adiada". Você pode definir uma data de vencimento para obter um lembrete de quando o projeto de bloqueio deve ser concluído. Abra o cartão clicando nele e selecione Data de vencimento para acessar o calendário.
Para o segundo caso, crie uma lista chamada "Delegado". Depois de mover um cartão para essa lista, você pode adicionar outros membros ao cartão. Alguém deve ter convidado os membros para acessar o conselho, no entanto.
Abra o cartão e selecione Membros. Em seguida, encontre o membro com quem deseja dividir as responsabilidades.
Primeiro tipo, depois pense em seus projetos
Agora é hora de realmente percorrer sua caixa de entrada e arrastar os itens para as listas apropriadas. Comece do topo da lista e vá descendo. Para cada item, considere as categorias que você criou e onde ele pertence.
Depois de classificar todos os seus itens, você desejará analisar seus projetos. Olhe para cada um e pense na complexidade. Se for um projeto simples, você pode adicionar uma lista de verificação ao cartão. Abra o cartão clicando nele. Então clique Lista de controle e comece a adicionar seus itens, assim como você adicionou os cartões.
Para projetos maiores, você pode criar um novo quadro para gerenciar esse projeto. Você pode então mover a carta para o novo tabuleiro. Para fazer isso, passe o mouse sobre o cartão que deseja mover e clique no ícone de lápis. Em seguida clique Jogadae escolha o tabuleiro para o qual deseja movê-lo na lista suspensa.
Outra opção para grandes projetos também envolve a criação de uma lista de verificação. É uma boa opção se você tem uma ideia do que deseja fazer com seu projeto, mas não está pronto para trabalhar muito nele.
Você pode criar uma lista aproximada de itens em uma lista de verificação como um espaço reservado. Pense nisso como um brainstorming de ideias para sua caixa de entrada - apenas esses são subprojetos em potencial. Então, quando estiver pronto, você pode mover sua carta para outro tabuleiro. E você pode transformar cada item de sua lista de verificação em um novo cartão.
Mantenha o sistema funcionando
Começar com GTD é fácil; você pode fazer isso em uma ou duas horas. Mas você precisa manter o sistema ou ele irá falhar. Faça check-in com sua placa GTD Trello uma ou duas vezes por semana. Despeje suas novas ideias na caixa de entrada e reavalie os itens em cada uma de suas listas. Descubra se eles ainda estão no lugar certo ou não.
Ao terminar os projetos, você tem duas opções. Você pode excluir o cartão se não precisar mais saber sobre ele. Ou se quiser um registro de seus projetos anteriores, você pode criar uma lista "Concluídos" e mover os projetos concluídos para lá.
Este sistema também pode ajudá-lo a planejar sua semana. Você pode adicionar outra lista chamada "Próxima tarefa". Esta lista é para projetos nos quais você planeja trabalhar nos próximos dias ou durante a próxima semana. Se você verificar o quadro do Trello no domingo à noite ou na segunda de manhã, poderá planejar o trabalho da semana.
Torne este sistema seu. Você não precisa seguir o GTD ao pé da letra se ele não estiver funcionando para você. Sinta-se à vontade para misturar e experimentar métodos diferentes. O mais importante é que você continue assim! Defina um lembrete de calendário se for necessário, pois o sistema só continuará funcionando se você continuar funcionando.
Veja como usar a técnica japonesa de gerenciamento de projetos Kanban para otimizar seu fluxo de trabalho em grupo ou solo.
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Lee é um nômade em tempo integral e um polímata com muitas paixões e interesses. Algumas dessas paixões giram em torno da produtividade, do desenvolvimento pessoal e da escrita.
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