Como obter melhores impressões no Microsoft Word

O Microsoft Word tornou a impressão simples e direta. Mas só porque algo funciona, não significa que você não possa fazer melhor.

Você pode ajustar as configurações de impressão do Word para tornar a impressão mais fácil e melhor. Se imprimir é algo que você faz com frequência, essas dicas são uma leitura obrigatória para você.

1. Imprima muitas cópias de páginas específicas

Você pode instruir o Word a imprimir muitas cópias de um documento no Word inserindo um número para as cópias. No entanto, isso imprimirá todo o documento várias vezes.

E se você quiser imprimir um número diferente de cópias para páginas diferentes? Essa tarefa ainda é surpreendentemente fácil de fazer.

Depois de ter seu documento pronto para imprimir, vá para o menu Imprimir. Vamos para Arquivo> Imprimir no menu de navegação ou use o atalho Shift + P.

Sob Configurações, há uma caixa de texto para selecionar as páginas a serem impressas. O truque para imprimir páginas específicas várias vezes é inseri-las várias vezes. Por exemplo, se você deseja imprimir uma única cópia da Página 1, três cópias da Página 2 e duas cópias da Página 3, você deve inserir: 1, 2, 2, 2, 3, 3.

Observe que a ordem inserida é importante porque a impressora imprimirá as páginas nessa ordem. Por exemplo, se você colocar 3, 2, 1 na caixa de texto, sua impressora imprimirá a página 3 antes da página 2 e imprimirá a página 1 por último.

Clique Imprimir e sua impressora imprimirá várias cópias das páginas desejadas na ordem desejada.

O Microsoft Word tenta diferenciar hiperlinks de texto sem formatação, sublinhando-os e dando-lhes uma cor diferente. Porém, os hiperlinks não podem ser usados ​​quando são impressos em papel e também quebram a uniformidade do texto. Portanto, é uma boa prática removê-los antes de imprimir o documento.

Os hiperlinks podem ser removidos da mesma forma que são feitos originalmente no Word. Veja como fazer:

1. Selecione o texto âncora e clique com o botão direito nele.
2. No menu, selecione Remover hiperlink.

Isso é direto, mas demorado se houver muitos hiperlinks no documento. Use este atalho de teclado.

1. Selecione o texto com todos os hiperlinks. (Se este for o documento inteiro, você pode usar o atalho Ctrl + A)
2. Depois de selecionar o texto, pressione Ctrl + Shift + F9. Isso deve eliminar todos os hiperlinks em seu texto.

Os comentários facilitam a revisão, revisão e colaboração no trabalho de cada um. O Word também pode imprimir esses comentários junto com o texto principal.

Você pode ler nosso artigo sobre como usar comentários no Microsoft Word se você deseja utilizar esta ferramenta com mais eficiência. Os comentários são considerados marcação e, para que sejam impressos, você deve marcar uma caixa específica antes de começar a imprimir.

Como remover comentários e aceitar todas as alterações no Word

Se você trabalha com colaboradores, deve saber como remover comentários no Word. Vamos ver como gerenciar comentários em um documento.

1. Vá para o Imprimir cardápio (Ctrl + P).
2. Selecione a primeira opção no Configurações seção. (Deve dizer Imprimir todas as páginas se você não mudou.)
3. No menu suspenso, verifique o Imprimir marcação opção. Você pode ver imediatamente as alterações em Visualizar impressão.
4. Quando estiver pronto, clique Imprimir.

Veja um exemplo de documento impresso com a marcação de impressão ativada.

4. Configurar atalhos de impressão

Os atalhos são feitos para facilitar a vida e isso se aplica à impressão no Microsoft Word. Mas o Microsoft Word tem um conjunto limitado de atalhos de teclado para impressão com Ctrl + P (também Ctrl + Shift + F12) como o principal para o menu Imprimir.

Relacionado: Atalhos de teclado do Microsoft Word no Windows

Você pode criar seus próprios atalhos de teclado que economizam tempo com Macros e, em seguida, atribua atalhos a eles. Macros são grupos de comandos que permitem automatizar uma tarefa usada com frequência.

Se você não sabe como usar macros ou precisa refrescar a memória, leia nosso guia sobre como usar macros no Word.

Criação de uma macro para impressão

Vamos criar uma macro que imprima duas cópias da página atual do documento. Portanto, na prática, se você executar essa macro quando estiver na página 5 de um documento de 20 páginas, ela imprimirá duas instâncias da página 5.

1. Vou ao Desenvolvedor guia e selecione Macro de registro. Isso irá abrir o Macro de registro janela.
2. Na caixa de diálogo, insira um nome e uma descrição para sua macro. Deixe o Macro da loja em fixando em Todos os documentos para que você possa usar essa macro em todos os outros documentos.
3. Em seguida, no Atribuir macro a seção, clique em Teclado para definir um atalho de teclado. Isso abrirá a janela Personalizar teclado.
4. No Personalizar teclado janela, clique na caixa de texto sob o Pressione a nova tecla de atalho. Em seguida, pressione o teclado de atalho que deseja atribuir a esta macro no seu teclado. O Microsoft Word informará se o atalho inserido já está atribuído a outra tarefa.
5. Clique em Atribuir. Você sempre pode alterar o atalho mais tarde, então não se preocupe se não estiver satisfeito com o atalho ou se ele conflitar com outro.
6. Clique Fechar. Isso iniciará imediatamente a gravação.
7. Vá para o Imprimir tela e altere o número de cópias para 2. Em seguida, altere a configuração de Imprimir todas as páginas para Imprimir página atual. Clique Imprimir.
8. No Desenvolvedor guia, clique Pare de gravar.
9. Sua macro agora está gravada e salva.

Experimente sua nova macro pressionando o atalho do teclado. Se você ainda não atribuiu um atalho, também pode encontrar a macro clicando em Macros no Desenvolvedor aba. Selecione-o e clique em Corre. Você deve obter duas cópias da página atual do seu documento.

O código por trás da macro de impressão

Agora que a macro está configurada, vamos dar uma olhada no que você gravou.

1. De Desenvolvedor guia, clique em Macros. Isso abrirá uma janela contendo todas as suas macros.
2. Selecione sua macro e clique em Editar. Isso abrirá o Microsoft Visual Basic for Application, uma plataforma que permite a você editar suas macros. Você pode ver o código associado à sua macro na janela principal.

O código deve ser algo assim:

Sub PrintCurrentPageX2 ()
'
Macro 'PrintCurrentPageX2
'
'
Inscrição. PrintOut FileName: = "", Intervalo: = wdPrintCurrentPage, Item: = _
wdPrintDocumentContent, Copies: = 2, Pages: = "", PageType: = wdPrintAllPages, _
Collate: = True, Background: = True, PrintToFile: = False, PrintZoomColumn: = 0, _
PrintZoomRow: = 0, PrintZoomPaperWidth: = 0, PrintZoomPaperHeight: = 0
End Sub

O principal método neste código que imprime o documento é Inscrição. Imprimir. Todas as linhas até antes de End Sub são parâmetros para este método. Dê uma olhada nos parâmetros, especialmente os parâmetros Range e Copies.

Você pode ver que o intervalo está definido na página atual e o número de cópias está definido como 2 e isso faz com que esta macro faça o que você deseja.

Crie outras macros

Uma macro registra todas as ações no Word até que você pare de gravar. Isso permite que você crie atalhos para qualquer ação com uma macro.

Por exemplo, você pode criar uma macro que imprime os comentários com o documento se houver mais de três comentários, ao mesmo tempo que reduz o documento para 75% do tamanho real. Ao anexar um atalho a essa macro, você pode instruir o Word a fazer isso pressionando algumas teclas.

Para criar e modificar macros, é melhor ter uma ideia dos parâmetros do método em sua macro. No nosso caso, o Imprimir método foi usado.

Existem mais de uma dúzia de parâmetros para o método PrintOut e você pode explorá-los no Documentação da Microsoft. A documentação também cobre alguns exemplos úteis de utilização do método PrintOut.

Você pode imprimir como um profissional

Você pode obter melhores resultados com sua impressora e mais rápido do que nunca. Ainda há mais coisas relacionadas à impressão no Microsoft Word, e vale a pena conhecê-las.

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