Como criar uma caixa de entrada colaborativa no G Suite

Quando sua equipe precisa gerenciar os mesmos e-mails recebidos, você pode usar o Collaborative Inbox do G Suite para adicionar vários usuários à mesma conta. A função permite que vários membros da equipe mantenham a mesma caixa de entrada simultaneamente.

Veja como criar sua própria Caixa de entrada de colaboração, usar todos os recursos, atribuir membros à equipe e conceder permissões específicas a partir de sua conta do G Suite.

O que é uma caixa de entrada colaborativa no G Suite

A caixa de entrada colaborativa do G Suite permite que um grupo de pessoas acesse, mantenha e gerencie a mesma caixa de entrada de e-mail. Isso pode ser útil para empresas e organizações que precisam que toda a equipe de marketing ou vendas responda a e-mails semelhantes.

É uma ótima maneira de aumentar a produtividade, incentivando on-line colaboração em equipe por meio de ferramentas do Google para criar um fluxo de trabalho eficiente.

Por exemplo, se seus representantes de vendas estão constantemente recebendo e-mails sobre parcerias em potencial, você pode designar todos para monitorar a mesma caixa de entrada. Qualquer pessoa pode responder e gerenciar os e-mails recebidos.

Você também pode configurar uma Caixa de entrada colaborativa se trabalhar em uma escola que recebe e-mails dos pais para que qualquer professor possa responder a esses e-mails. Qualquer membro que tenha as permissões corretas pode reivindicar um e-mail para si ou atribuí-lo a outro membro do grupo.

O Google Workplace não é o único ferramenta de colaboração para combinar com o Gmail, mas é mais eficiente se você já tem o G Suite.

Você pode usar essa ferramenta para marcar e-mails específicos, o que ajuda a organizar sua caixa de entrada e torna mais fácil pesquisar e-mails mais antigos. Se você estiver vendendo produtos, marcar todos os e-mails com esses produtos específicos ajudará outras pessoas a encontrá-los.

Antes de ter uma Caixa de entrada de colaboração, você precisa configurar um Grupo do Google e adicionar membros.

Como criar um Grupo do Google e adicionar membros

Para começar a gerenciar e acessar sua Caixa de entrada de colaboração, primeiro você precisa criar um grupo. Isso permitirá que você comece a adicionar membros à sua Caixa de entrada de colaboração.

1. Entre para Grupos Google.
2. Clique Criar grupo.
3. Entrar informação e escolher definições.
4. Clique Criar grupo.

Depois de ter seu grupo configurado, você pode começar a convidar pessoas para o grupo por e-mail, adicionando-as diretamente ao seu grupo ou aprovando as pessoas que se inscreveram.

Enviar um convite por e-mail diretamente para a caixa de entrada dos destinatários para confirmar que eles desejam ingressar no grupo. Adicionar diretamente um membro ao grupo requer seu endereço de e-mail. Ele adicionará o membro após o envio.

Ao criar seu grupo e adicionar membros, você poderá ter uma Caixa de entrada colaborativa totalmente funcional. A única coisa que o impede é a necessidade de ativar o recurso.

Como ativar recursos colaborativos

Para criar uma caixa de entrada colaborativa para seus membros existentes, você precisa habilitar os recursos colaborativos primeiro. Mas antes de seguir as etapas abaixo, certifique-se de ter habilitado o histórico de conversas para os Grupos do Google.

1. Entre para Grupos Google.
2. Clique no nome do grupo.
3. Clique Configurações do Grupo.
4. Sob Ativar recursos adicionais do Grupo do Google > Selecione Caixa de entrada colaborativa.

Depois que todos os recursos de colaboração estiverem configurados, você precisará atribuir permissões a cada membro para facilitar o gerenciamento da conta.

Como atribuir permissões a membros da caixa de entrada colaborativa

Ao atribuir permissões a membros do grupo, você permitirá que sua equipe seja capaz de conversar, atribuir conversas, marque conversas como concluídas, marque conversas como duplicadas e marque conversas como nenhuma ação necessário.

Você pode atribuir permissões diferentes a um grupo, dependendo das funções de grupo padrão (proprietários, gerentes, membros), todos na organização, todos na web ou funções personalizadas.

1. Entre para Grupos Google.
2. Clique no nome do grupo.
3. Clique Configurações do Grupo.
4. Clique no botão para alternar para Ligar permissões.
5. Mova o controle deslizante e selecione quais usuários obterão o permissões.

Você também pode criar exclusões em suas permissões para excluir membros específicos de suas configurações de permissão.

Gerenciando sua caixa de entrada de colaboração do G Suite

Uma Caixa de entrada colaborativa permite que você atribua diferentes membros a um grupo e dê a eles permissões específicas para que possam gerenciar seu e-mail com eficácia.

Cada membro da equipe terá acesso a toda a caixa de entrada e pode atribuir diferentes conversas a diferentes membros. Agora que sua equipe foi criada, você precisa pensar em manter todos na conta seguros.

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