Como preparar listas de tarefas usando a matriz de Eisenhower

Você pode aumentar sua produtividade agendando tarefas adequadamente e minimizando distrações. Mas como priorizar tarefas? Colocar tudo em sua lista de tarefas garante que você esteja fazendo as tarefas mais importantes primeiro, seguidas pelas secundárias.

Depois de ter uma lista de todas as suas tarefas, gaste algum tempo organizando e priorizando-as para garantir que você faça as coisas certas no momento certo. Neste artigo, você aprenderá como priorizar suas tarefas dependendo da quantidade de atenção que requerem e como você pode usar o princípio de Eisenhower para executá-las corretamente.

Diferentes tipos de atenção

Antes de priorizar suas tarefas, vamos entender os diferentes tipos de atenção que cada tarefa precisa.

1. Atenção proativa: É o tipo de atenção que precisa ser focado e sustentado para completar as tarefas mais difíceis ou complexas. Escrever sua tese, enviar e-mails com propostas de projetos, resolver um problema acadêmico, criar um vídeo no youtube são as tarefas que exigem mais foco. Para realizar essas tarefas, você precisa prestar atenção proativa.

2. Atenção ativa: A atenção ativa refere-se à atenção cuidadosa exigida para lidar com tarefas diárias repetidas de nível moderado. A maioria das atividades do dia-a-dia menores, como agendar suas reuniões no google calendar, enviar e-mails pendentes, enviar documentos importantes para colegas, requerem atenção ativa. Embora você não esteja elaborando algo proativamente, ainda precisa de alguma atenção para fazer as coisas.

3. Atenção Inativa: Para tarefas relativamente fáceis que você pode automatizar, requer atenção mínima. Limpando spam de seu e-mail, cancelando rascunhos de e-mails, enviando convites de eventos para uma lista de seu colega, todas essas atividades exigem seu um clique. Para tal, você não precisa de atenção ativa adequada.

Priorizando tarefas de acordo com o nível de atenção

Priorizar suas tarefas de acordo com o nível de atenção que requerem é uma excelente forma de listar suas atividades diárias.

Todas as tarefas que requerem atenção proativa são certamente de grande importância para você. Vale a pena gastar mais tempo com essas tarefas, portanto, devem ser aquelas com as quais você começa o dia. Além disso, tente alocar as horas mais focadas e frescas do seu dia para essas atividades. Pegar uma xícara de café e colocar fones de ouvido pode ajudá-lo a se manter pró-ativo.

Tarefas que requerem atenção inativa ficam entre as atividades pró-ativas e inativas. Você pode alocar essas horas durante o dia, quando você não é pró-ativo nem inativo. Se você tiver que ligar para o seu amigo, de manhã pode não ser o momento certo para fazer isso. Portanto, não desperdice suas horas ativas nessas atividades.

Você pode agendar as tarefas que requerem apenas sua atenção inativa para as horas do dia em que você entra na zona de preguiça. Este é o momento perfeito para retirá-los de sua lista de tarefas rapidamente. Dessa forma, você utilizará suas horas de preguiça para fazer algo produtivo à medida que o dia avança.

Vamos implementar os conceitos acima para priorize suas listas de tarefas em tarefas. Para isso, olhe para a lista de 6 tarefas que você tem que fazer durante o dia.

A lista de tarefas acima, escrever o roteiro e filmar o vídeo do YouTube requer muita atenção. Portanto, clique em ambas as tarefas e defina a prioridade para uma.

1. Clique em três pontos na frente de cada tarefa.

2. Colocou o prioridade para a bandeira vermelha.

Você verá que todas as tarefas com prioridade um serão movidas acima de todas as outras tarefas.

Ao encontrar seu chefe e ligar para seu amigo, você não precisa ser proativo. No entanto, você não pode fazer as duas coisas quando é preguiçoso e letárgico. Portanto, defina essas tarefas como sua segunda prioridade, selecionando a bandeira laranja nas configurações de prioridade.

Enviar convites por e-mail para colegas e transferir os dados para o MS-Excel são duas tarefas que exigem sua atenção inativa. Portanto, defina-os para sua árvore de prioridade, escolhendo a bandeira azul nas configurações de prioridade.

É assim que você pode priorizar as tarefas em sua lista de tarefas, decidindo o que será proativo, inativo e ativo. Apenas dar a devida atenção que se adapta a cada tarefa exige que você atinja seus objetivos de eficiência.

Depois de priorizar suas tarefas diárias e entender a atenção que cada uma requer, é hora de encaixá-las no dia de trabalho real. O método Eisenhower é um método conhecido que ensina como lidar com diferentes tipos de tarefas rotineiras.

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Colocando tarefas em sua programação diária usando a matriz de Eisenhower

De acordo com Eisenhower, você pode dividir todas as tarefas em quatro categorias diferentes, dependendo de quão importante e urgente elas são. Em seguida, você pode fazer isso instantaneamente, delegar, adiar ou descartar tudo de uma vez.

Vamos discutir brevemente cada uma dessas categorias:

1. Faça: Refere-se à conclusão de uma tarefa que você não pode evitar. Conhecendo sua importância e sensibilidade ao tempo, você o completa imediatamente.
2. Delegar: Você entrega a tarefa a outra pessoa, e eles cuidam dela.
3. Adie: Você quer fazer isso sozinho, no entanto, no final do dia. Essas são as tarefas que você pode deixar de lado e programar de acordo.
4. Despejá-lo: Refere-se a largar aquelas tarefas que não valem o seu tempo, e essas tarefas nada mais são do que uma distração.

Veja como o método Eisenhower se aplica a tarefas em todoist.

Filmar o vídeo do YouTube é a primeira tarefa, então você deve faça primeiro, pois é sua prioridade. Sua próxima prioridade é escrever um script, algo que você possa delegar para o seu escritor. Da mesma forma, você pode delegar a tarefa de transferência de dados para o Excel.

Encontrar seu chefe e ligar para seus amigos pode demorar, então adiar essas duas tarefas. Por fim, se você estiver com pouco tempo, você pode jogar fora enviar convites por e-mail e depois.

Esta é a forma mais simples e eficaz de administrar adequadamente sua rotina de trabalho. Caso contrário, você pode estar superocupado concluindo as tarefas na hora errada de forma ineficiente, exceto para ser produtivo.

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Quer você seja uma pessoa matutina ou nocturna, filtre suas horas mais eficazes e aloque-as para tarefas que requeiram atenção proativa. Sua prioridade deve ser não permitir que as tarefas inativas e ativas o distraiam das proativas.

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