10 dicas para evitar que os e-mails diminuam sua produtividade

Apesar de ser uma ferramenta de produtividade, o e-mail é uma grande distração durante o horário de trabalho e o impede de realizar tarefas mais importantes. Você pode até ter o hábito de verificar seus e-mails sempre que uma notificação chega.

Tais práticas prejudicam seu desempenho e causam impedimentos no caminho para atingir seu objetivo. Para maximizar a produtividade, você pode usar as seguintes abordagens para controlar o uso do e-mail.

1. Não comece seu dia com o Inbox

Durante a manhã, você deve considerar suas prioridades, faça uma lista de tarefas para o dia e concentre-se na tarefa mais importante, sem se preocupar com os pedidos de outras pessoas. Por mais tentador que seja verificar seus e-mails logo pela manhã, isso desvia sua atenção.

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Sua mente fica confusa com as possíveis respostas aos e-mails e, como resultado, seu trabalho real é prejudicado. Responder a e-mails de manhã cedo permite que as pessoas saibam que você já está disponível. Portanto, você deve começar o dia focando no trabalho, não nos e-mails.

2. Esvazie a caixa de entrada regularmente

Não é necessário responder a cada e-mail que você recebe. No entanto, você precisa processar cada e-mail para manter sua caixa de entrada cheia de e-mails não lidos. Caso contrário, você não encontrará o e-mail necessário. Você pode manter a caixa de entrada livre de mensagens em massa não lidas usando estes métodos:

• Fazer: Se o e-mail solicitar qualquer tarefa acionável que levará menos de dois minutos, faça-a imediatamente.
• Delegar: Não se trata necessariamente de entregar a responsabilidade a outra pessoa. Assim, você pode encaminhar a tarefa para as pessoas certas.
• Adiar: Se o e-mail não precisar de resposta urgente, você pode adiar o atendimento para um momento melhor.
• Excluir: Você deve excluir e-mails delegados a outra pessoa ou não críticos imediatamente para evitar confusão e desordem.

3. Abstenha-se de copiar cada e-mail para todos

Enviar e-mails em CC pode ser necessário às vezes, mas geralmente significa ser bombardeado com respostas que não têm nada a ver com você. Ao enviar um e-mail, não adicione mais de duas pessoas no campo CC.

Se seus colegas enviarem um CC para você em e-mails que contenham informações que você não precisa saber, você também poderá receber e-mails desnecessários. Nesse caso, você deve informar sua equipe para responder individualmente em vez de responder a todos, a menos que eles estejam compartilhando alguma informação que todos precisam saber.

4. Verificando e-mail em lotes

Existem dois tipos de usuários de email: O primeiro tipo depende de notificações e verifica o email imediatamente quando ele chega. O segundo tipo de remetente tem seu horário fixo para verificar todos os e-mails de um lote para que possam esquecê-los pelo resto do dia.

Você tem que ser o segundo tipo para realizar suas tarefas com eficácia. Defina suas próprias regras para quando verificar a hora.

Um dos melhores métodos para impedir que sua caixa de entrada de e-mail fique fora de controle e economize seu precioso tempo é obter ajuda externa para filtrar suas mensagens. Uma opção inteligente para gerenciar e-mails é usar ferramentas como Sanebox ou Unroll.me.

A Sanebox ajuda você a organizar e organizar sua caixa de entrada de e-mail e abrir caminho apenas para os e-mails importantes. Quaisquer outros e-mails que chegarem ao seu endereço de e-mail irão para a Lixeira ou Arquivo. Com Unroll. Eu, você pode cancelar as assinaturas de e-mail desnecessárias.

6. Escolha um novo modelo operacional para comunicação

Ao introduzir um novo modelo de comunicação entre os membros da sua equipe, você pode se tornar menos dependente de e-mails. Por exemplo, você pode utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projeto para comunicação em grupo ou organize uma breve reunião. Com as ferramentas de gerenciamento de projetos, você pode ter todos os ponteiros necessários listados em um projeto.

Da mesma forma, você pode agendar uma conversa individual pelo telefone para evitar uma longa conversa por e-mail. Para colaboração e comunicação em tempo real, você pode usar serviços de mensagens como Folga, Rebanho, Yammer, etc., para se conectar rapidamente com sua equipe para qualquer necessidade.

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7. Aprimore sua etiqueta de e-mail

Para ter mais sucesso na realização de mais tarefas sem interrupção, refine suas etiquetas de e-mail com as seguintes dicas:

• Sempre escreva uma linha de assunto clara que especifique o assunto dos e-mails. Assim, o destinatário não esquecerá os e-mails e você não precisará enviar e-mails adicionais pedindo uma resposta.
• Nunca pule revisando seus e-mails antes de atingir o Mandar botão. Isso garantirá que não haja chance de mal-entendidos devido a erros de digitação.
• Certifique-se de que sua assinatura de e-mail contenha suas informações de contato, como o número de telefone. Assim, o destinatário pode contatá-lo diretamente se houver necessidade.

8. Vá para uma resposta atrasada

Muitas vezes, você pode acabar respondendo a e-mails assim que eles chegam. No entanto, isso só tirará sua concentração de sua tarefa principal. Pare de ter pressa em responder a um e-mail. Em vez disso, reserve uma hora ou mais e responda de acordo com sua programação para gerenciar sua caixa de entrada.

Se você está preocupado em perder e-mails urgentes, não receberá e-mails nesse caso. Para qualquer emergência, você receberá um telefonema, não um e-mail.

9. Experimente o método "Yesterbox"

Criado por Tony Hsieh, esse método promove a resposta apenas ao e-mail recebido ontem, a menos que seja urgente. A regra básica dessa técnica é processar a caixa de entrada de ontem em vez da de hoje. Claro, você lerá um e-mail urgente que precisa de ação imediata, mas poucos e-mails se enquadrarão nessa categoria.

10. Diga adeus aos boletins informativos

Cada e-mail que chega à sua caixa de entrada é equivalente a um momento de distração. Uma grande parte dos e-mails que você recebe todos os dias são boletins informativos. Na maioria dos casos, você nem se lembra de quando se inscreveu no boletim informativo e por quê.

Para manter sua caixa de entrada limpa e evitar o recebimento de notificações desnecessárias em horários estranhos, cancele a assinatura dos boletins de que você não precisa. O cancelamento da assinatura pode levar algum tempo, mas você ficará para sempre livre de e-mails indesejados. Você sempre pode usar um feed RSS em vez de e-mail se não quiser perder nenhuma postagem.

Sua produtividade é mais importante do que seus e-mails

O acúmulo interminável de e-mails é suficiente para deixá-lo estressado e distraído. Ao mudar seus hábitos de e-mail com esses métodos, você pode impedir que o e-mail cause distração e se torne altamente produtivo.

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