Como escrever e-mails melhores: 3 dicas simples

Entender como escrever bons e-mails é uma habilidade crucial, especialmente para o trabalho. Quer você tenha uma pequena empresa ou seja autônomo, é provável que receba inúmeros e-mails todos os dias.

Você pode usar e-mails como seu principal método de comunicação com outras empresas e clientes. Escrever um e-mail pode parecer uma tarefa simples, mas as pessoas costumam ter problemas de comunicação.

Aqui estão algumas dicas que podem ajudar!

1. Seja preciso

Na comunicação por email, você precisa ser específico com o que está dizendo. Um e-mail simples, como "Preciso fazer isso até amanhã." não será suficiente se você estiver enviando uma mensagem para um funcionário.

Mesmo que seus funcionários devam entender a maior parte do que você diz, por que correr o risco de se comunicar mal se você pode ser direto?

2. Estruture seu e-mail corretamente

Otimizando a linha de assunto

Todos os aspectos do seu e-mail, da linha de assunto ao corpo, devem ser otimizados.

Você recebe inúmeros e-mails todos os dias, e alguns deles tendem a se destacar, certo? Normalmente, esses são aqueles com uma linha de assunto otimizada. A linha de assunto do seu e-mail deve ser relevante para o assunto geral do e-mail.

Quando não reconhecemos a linha de assunto, ou parece irrelevante, simplesmente apagamos o e-mail antes de lê-lo. Para evitar isso, certifique-se de que sua linha de assunto esteja estruturada corretamente.

Corpo do e-mail

Comece seu e-mail com uma saudação. É importante ser formal ao se comunicar com clientes e parceiros de negócios. É perfeitamente normal usar a linguagem informal quando apropriado, mas é melhor usar a linguagem formal na maioria dos casos.

Qual é a pergunta ou ação que você está tentando transmitir? É bom ir direto ao ponto após as saudações. Não hesite em ser direto.

Fechando

O final do seu e-mail é a última coisa que seus clientes ou parceiros de negócios lerão. Isso pode influenciar se eles respondem ou não.

Tente encerrar o e-mail como faria em uma conversa. Você terá mais chances de receber uma resposta positiva se for amigável, profissional e claro em sua frase de chamariz.

Enviando um Anexo

Se você tem um anexo grande que deseja enviar, não deve fazer isso por e-mail. Em vez disso, carregue o arquivo em um serviço de compartilhamento de arquivos e envie um link. Isso parece muito mais profissional.

3. Editar e revisar!

Ao preparar seu e-mail, imagine que todos na empresa vão lê-lo. Os e-mails são rápidos de criar, mas podem deixar uma impressão duradoura, então certifique-se de revisar seu trabalho antes de clicar Mandar.

Existem muitas ferramentas online gratuitas que podem ajudá-lo a garantir que seu trabalho seja bem escrito e gramaticalmente correto. Inclui a estrutura da frase, pontuação, ortografia, etc.

Grammarly

Grammarly irá analisar um trecho de texto que você escreveu e verificar se há erros gramaticais. Você pode instalá-lo como uma extensão do navegador e, portanto, terá acesso a ele independentemente do site que estiver usando.

Por exemplo, o Grammarly pode verificar sua gramática conforme você digita seu e-mail no Gmail ou em outros sites de e-mail.

Grammarly está disponível gratuitamente, mas também tem uma versão premium. Sua versão gratuita faz um bom trabalho na detecção de erros básicos e avançados de gramática e pontuação, como vírgulas, frases contínuas, aliteração, fragmentos, etc.

Ele também verifica se há erros de ortografia, plágio e estilo de redação. A versão premium do Grammarly adiciona um toque extra a tudo o que a versão gratuita oferece. No entanto, o Grammarly premium destina-se principalmente àqueles que planejam publicar artigos.

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Hemingway Editor

O Hemingway Editor é uma ferramenta online gratuita que o ajudará a melhorar seu estilo de escrita. A plataforma é ideal para editar peças curtas, como e-mails.

Além disso, o Editor de Hemingway o encorajará a ser claro e direto em sua redação, mesmo se você escrever artigos longos com frases complexas. Você pode usar este editor para avaliar a complexidade e legibilidade de seu trabalho.

Você sabia que o Microsoft Word tem ótimas opções de revisão? Ao abrir o Microsoft Word, clique em Arquivo> Opções> Revisão de Texto. Você pode escolher as opções de AutoCorreção e ortografia que deseja que o Microsoft Word verifique.

Além disso, a Microsoft também oferece Editor Microsoft, uma extensão do navegador que pode ajudá-lo a verificar seus documentos em busca de erros gramaticais, estilo e muito mais.

A grande vantagem de editar seus e-mails no Microsoft Word é que a edição / formatação se traduz muito bem em alguns aplicativos / sites de e-mail, como Gmail ou Outlook.

Hoje, os provedores de e-mail mais populares terão opções de edição integradas. Muitos deles verificarão se há erros gramaticais também. Além do Gmail, o Yahoo e o Outlook também têm opções de formatação para e-mails.

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Aprenda como estruturar um e-mail perfeito

A maioria de nós passa uma parte significativa do dia escrevendo e lendo e-mails. Muitas vezes, esses e-mails podem confundir os outros. As dicas mencionadas acima devem ajudá-lo a escrever e-mails concisos, claros e fáceis de entender.

Seus e-mails são um reflexo de seu profissionalismo, atenção aos detalhes e valores. Portanto, lembre-se de como outras pessoas podem interpretar o tom do seu e-mail.

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