O que é Timeboxing e como isso aumenta sua produtividade?

Se você ou seus colegas de equipe não têm um limite de tempo para concluir uma tarefa específica, você pode ser menos produtivo. Usar timeboxing para gerenciar seu tempo ajuda a mitigar o vazamento de tempo e aumentar a produtividade.

Muitas organizações globais e profissionais de grande sucesso usam técnicas de cronometragem. O artigo explica o que é timeboxing, como funciona e seus prós e contras.

O que é Timeboxing?

Timeboxing é uma tática de gerenciamento de tempo com foco nos objetivos do projeto. Quando você aplica esta estratégia em sua vida profissional ou pessoal, você está mais equipado para pare a procrastinação e aumente a produtividade.

Timeboxes são unidades de timeboxing. Uma caixa de tempo deve ser um cronograma realista, mas fixo para uma tarefa. Você pode atribuir mais de um timebox se o trabalho for complexo. Timeboxes podem ser minutos, horas, dias, semanas ou até um mês, dependendo do projeto e suas tarefas.

O Timeboxing permite que você planeje um orçamento de tempo para cada tarefa em um projeto. Você se senta com sua equipe e cria uma lista de tarefas para o projeto. Você e sua equipe devem fazer um brainstorm juntos para definir o limite de tempo para as tarefas.

Dados como tarefas, recursos e timeboxes definidos geralmente estão disponíveis em um aplicativo de gerenciamento de tarefas. O método de cronometragem é um procedimento de gerenciamento de tempo aclamado globalmente que garante um trabalho de alta qualidade no menor prazo possível.

Como configurar o Timeboxing

A menos que você acredite que seria necessário muito esforço para configurar o timeboxing, ficará surpreso ao saber que, na verdade, não é tão difícil quanto parece. Aqui estão algumas etapas rápidas para configurar o timeboxing uma vez e usá-lo para projetos futuros:

1. Crie a lista de tarefas pendentes do projeto:

Você pode usar qualquer aplicativo online como Redbooth e OmniFocus para criar uma lista de tarefas pendentes para as tarefas de qualquer projeto. Certifique-se de que você e sua equipe pesquisem adequadamente antes de finalizar a lista de tarefas.

Relacionado: Aplicativos elegantes de lista de tarefas para o minimalista produtivo

2. Agrupe e priorize as tarefas:

Você precisa localizar tarefas semelhantes e agrupá-las nas caixas de tempo adjacentes. Isso ajudará você ou sua equipe a evitar perda de tempo desnecessária ao alternar entre as tarefas.

Você também precisa priorizar algumas tarefas e movê-las para o primeiro conjunto de caixas de tempo. Discuta com o proprietário do projeto ou cliente para priorização precisa das tarefas. Marque as tarefas priorizadas em um código de cores separado.

Você pode usar aplicativos como nTask, Wrike, Trello, Basecamp, etc., para agrupamento e priorização online mais rápidos.

3. Alocar Timebox para cada tarefa:

Para alocar tempo fixo para tarefas individuais, você precisa considerar o prazo de entrega que você ofereceu ao cliente. Agora, você pode se reunir com sua equipe para uma sessão de brainstorming para chegar a um acordo sobre a alocação de caixa de tempo realista para as tarefas do projeto.

4. Definir Timebox para Pausas:

Configure tempos fixos racionais para pausas, paradas técnicas e outras tarefas não produtivas que também consumirão o orçamento de tempo para qualquer projeto.

Existem muitos aplicativos de lembrete disponíveis que você pode usar para lembrá-lo de fazer uma pausa quando estiver no intervalo de tempo. O os aplicativos de lembrete mais populares são o TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder, etc.

Relacionado: Como rastrear suas horas de trabalho freelance com o aplicativo oportuno

5. Qual Timeboxing escolher:

Pode haver dois tipos de timeboxing: hard timeboxing e soft timeboxing. O timeboxing suave sugere no final para completar a tarefa. Por outro lado, o hard timeboxing informa para você parar de trabalhar em uma tarefa se o tempo alocado acabar, mesmo se o trabalho permanecer incompleto.

Para tarefas simples, ajudaria se você escolher cronometragem rígida. Invista o tempo que você economiza com timeboxes rígidos em tarefas complexas por meio de timeboxing simples.

6. Use um cronômetro para as tarefas:

Quando você ou sua equipe iniciarão uma tarefa, use um cronômetro para controlar o tempo. Registre o tempo gasto para concluir a tarefa em sua lista de tarefas para análise. Ajudaria se você usar aplicativos de cronômetro automático em seus computadores, como Ampulheta e SnapTimer.

7. Afaste as distrações:

As caixas de tempo ajudam você e sua equipe a se concentrarem na tarefa. Também ajuda a utilizar melhor o fluxo de tempo para aumentar a produtividade. No entanto, você só verá melhorias por meio do timeboxing se realmente dedicar sua atenção à tarefa durante o timebox em andamento.

Para interromper as distrações do trabalho, você precisa interromper todas as notificações que podem distraí-lo da tarefa em questão. Você pode usar ferramentas como Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl, etc.

8. Revisão e recompensa:

No estágio inicial, você precisa registrar muitos dados de seu processo de timeboxing. Você precisa salvar dados como números de tarefas, intervalos de tempo, tempo por tarefa, etc. Use esses dados compilados para avaliar como o cronograma está ajudando você e sua equipe a atingir o nível de produtividade desejado.

Você pode ocasionalmente recompensar os membros da sua equipe quando eles concluem tarefas dentro do timebox predefinido. Isso ajuda a aumentar a motivação entre os membros da equipe.

Prós do Timeboxing

A tática de cronometragem se aplica a qualquer coisa relacionada ao consumo de tempo. Quer se trate de tarefas domésticas ou responsabilidades profissionais, você pode ver benefícios imediatos ao praticar cronometragem. Algumas das vantagens são:

1. Você e sua equipe se tornam verdadeiramente cautelosos sobre como usam seu tempo.
2. O Timeboxing permite que você se concentre com eficiência no trabalho do projeto para fornecer produtos ou serviços de alta qualidade.
3. Timeboxing garante que você conclua uma tarefa por vez, reduzindo assim a carga da tarefa.
4. Timeboxing é uma técnica de gerenciamento de trabalho orientada para objetivos. Quando você ou sua equipe trabalham em um ambiente voltado para metas, você se sente motivado.
5. Você pode desfrutar de um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal por meio do cronograma. Timeboxes informam com eficiência quando sua agenda está livre para uma reunião casual de equipe ou para um jantar em família.

Contras do Timeboxing

Além de seus benefícios versáteis, existem algumas deficiências também, e são elas:

1. Pode ser necessária alguma experiência para configurar uma estratégia de cronometragem apropriada.
2. Alguns afirmam que, devido às metas de limite de tempo, eles são incapazes de fornecer serviços ou produtos de boa qualidade.
3. Alguns profissionais podem se sentir sobrecarregados ao ver muitas tarefas em seus calendários.
4. Algumas pessoas acreditam que os temporizadores de caixa de tempo os distraem do trabalho quando desligam.

É hora de cronometrar

As dicas e estratégias de timeboxing mencionadas acima o ajudarão a alcançar produtividade sustentável e crescimento em sua vida profissional ou pessoal.

Será mais fácil para você implementar timeboxing ao usar aplicativos de gerenciamento de tarefas automatizados e online. Se você deseja usar um aplicativo de gerenciamento de tarefas para ajudá-lo com o timeboxing, certifique-se de escolher o certo, para que você não precise trocar de aplicativo com mais frequência.

Guia de gerenciamento de tarefas online: 10 dicas para escolher o aplicativo certo

Se você está procurando um aplicativo de gerenciamento de tarefas para gerenciar seus projetos com mais eficiência, aqui estão algumas coisas a considerar!

Leia a seguir

Sobre o autor

Expandir para ler a história completa