Software de planejamento de eventos: 5 aplicativos para gerenciar seus eventos com eficácia

Organizar um evento de sucesso é uma tarefa gratificante e estressante. Você precisa de habilidades especializadas para elaborar um orçamento que leve em conta circunstâncias imprevisíveis, encontrar um ou mais locais adequados, promover o evento, etc.

Mas, além de ter excelente atenção aos detalhes, habilidades organizacionais e ser um networker experiente, confiar no software de planejamento de eventos irá percorrer um longo caminho para agilizar o processo de gerenciamento e economizar Tempo.

Como escolher o aplicativo ideal de planejamento de eventos

Existem muitos aplicativos de planejamento de eventos, cada um oferecendo recursos específicos. Porém, o melhor software de gerenciamento de eventos é aquele que atende às suas necessidades, pois eventos diferentes requerem recursos diferentes.

Portanto, você precisará delinear suas necessidades para o seu próximo evento para saber como escolher o software ideal. Aqui estão algumas perguntas para guiá-lo nesta tarefa:

• Que tipo de evento você está organizando, presencial, virtual ou híbrido?
  instagram viewer
  Isso ajudará você a escolher um aplicativo que suporte o tipo de evento.
• É um evento fechado ou aberto? Se for um evento fechado, talvez você precise apenas de um software que o ajude a enviar convites a convidados específicos. Caso contrário, você precisaria de um aplicativo com ferramentas de marketing integradas para promover o evento.
• O software de planejamento de eventos possui versão mobile? Ter um software de planejamento de eventos compatível com dispositivos móveis permite que você tenha acesso a todas as suas informações em qualquer lugar. Você também pode usar o aplicativo para compartilhar informações relacionadas ao evento com seus participantes.
• Você tem que calcular muito o inventário de catering? Você pode usar um aplicativo com uma calculadora de planejamento de eventos integrada para ter todas as suas informações em um só lugar.
• O que você precisa para o evento? Você pode escrever todas as ferramentas de que precisa aqui, incluindo sistemas de notificação, sistemas de bilhetagem, ferramentas de check-in de atendimento, etc.
• Você precisa colaborar com outros organizadores ou partes interessadas no evento? Em caso afirmativo, você deve escolher um aplicativo que permite a comunicação.

Essas perguntas devem ajudá-lo a restringir sua lista de aplicativos de planejamento de eventos. No entanto, pode ser necessário misturar aplicativos diferentes, dependendo do tamanho do seu evento, ou se você não encontrar um que atenda a todas as suas necessidades. Com isso dito, você deve considerar estas soluções de planejamento de eventos:

Eventbrite é amplamente conhecido por ser um dos as melhores ferramentas para encontrar eventos ao seu redor, mas também possui um aplicativo de gerenciamento de eventos em seu kit de ferramentas - Eventbrite Organizer.

Esteja você planejando uma pequena reunião ou uma grande festa, você pode contar com o Eventbrite Organizer para ser sua ferramenta única para criar seus eventos, gerenciar vendas de eventos e acompanhar a participação ao vivo através de seu Smartphone.

Você também pode usar o Eventbrite para anunciar seu evento online e compartilhar informações vitais com seus convidados.

Baixar: Organizador Eventbrite para Android | iOS (grátis, preço personalizado)

Existem tantas partes móveis envolvidas no planejamento de um evento. É por isso que você precisa ter um local central para se manter organizado e controlar as tarefas concluídas e não concluídas.

monday.com é uma ferramenta poderosa que você pode usar para colocar todos os seus projetos em execução na mesma plataforma. Embora seja principalmente uma ferramenta de gerenciamento de projeto, também apresenta funcionalidades de planejamento de eventos e modelos integrados que você e outros colaboradores podem usar para planejar seu orçamento ou organizar cronogramas.

Você pode usar o Minha semana recurso para criar e atribuir tarefas a outros membros da equipe, enquanto usa seu painel para rastrear e medir seu progresso. Você também pode usar monday.com para se comunicar com os membros da equipe dentro do aplicativo, para que não tenha que se perder em uma pilha de caixas de entrada de e-mail. Experimentar As poderosas ferramentas organizacionais do monday.com para turbinar a colaboração de sua equipe.

Baixar: monday.com para Android | iOS (versão premium gratuita disponível)

3. Pocket Planner

Uma das habilidades críticas de um planejador de eventos é a capacidade de redigir orçamentos precisos que consideram situações não planejadas. Isso significa que você terá que alcançar o matemático que existe em você.

Mas fazer todos esses cálculos manuais pode ser demorado e muitas vezes você tem que lidar com cronogramas apertados. O Pocket Planner é um aplicativo eficaz e fácil de usar que pode ajudá-lo a fazer estimativas precisas para seus eventos. Ter todos os seus cálculos em um só lugar também ajudará você a economizar tempo.

Baixar: Pocket Planner para iOS (gratuitamente)

O Social Tables é uma ferramenta prática especializada em diagramação de eventos para ajudá-lo a visualizar o local, organizar a disposição dos assentos e colaborar com os participantes.

Você pode criar seu plano arquitetônico ou usar um de seus modelos 3D para começar. Basta escolher o tipo de evento, selecionar um modelo que corresponda ao estilo e ajustar de acordo com suas necessidades.

Você pode usar este software para projetar o layout do seu espaço de evento, adicionando todos os tipos de objetos pré-fabricados, incluindo projetores, palcos, mesas, etc. Você também pode compartilhar o layout com outros colaboradores por meio do software.

Se você prefere uma plataforma de gerenciamento de eventos tudo-em-um para evitar o malabarismo com várias ferramentas especializadas, você não vai errar com o Whova. É um software multifuncional que permite gerenciar seus eventos virtuais, presenciais ou híbridos usando o mesmo sistema.

Alguns de seus principais recursos incluem registro de eventos, gerenciamento de conferências, marketing de eventos, criação de site, check-in de participantes, engajamento de participantes, networking, etc.

Você também pode compartilhar informações como a agenda do evento e outras logísticas (arranjos de estacionamento e mapas) com os participantes usando o aplicativo. Além disso, os participantes podem aproveitar seus recursos de rede para compartilhar fotos do evento, trocar contatos digitalizando cartões de visita ou até mesmo enviar mensagens uns para os outros por meio do aplicativo.

Baixar: Whova para Android | iOS (demonstração gratuita, preço personalizado)

Gerencie seus eventos com confiança

Agora você pode abandonar a demorada abordagem DIY e contar com essas ferramentas de gerenciamento de eventos para facilitar o processo de planejamento, agilizar as operações e ajudá-lo a organizar eventos com mais sucesso.

Mas, considerando que não há dois eventos iguais, a chave é identificar suas necessidades e escolher o software mais adequado que irá elevar o nível de cada elemento do seu evento. Vá em frente e escolha o software que o ajudará a tornar seu próximo evento inesquecível.

6 planejadores personalizados que você pode fazer facilmente com o Google Drive

Por que não trocar seu aplicativo de tarefas por um planejador do Google Drive? Esses planejadores online feitos com ferramentas do Google provam sua versatilidade.

Leia a seguir

Sobre o autor