Como usar todas as melhores técnicas de produtividade no Trello

Trello é um aplicativo versátil de gerenciamento de tarefas. Com seus recursos personalizados, você pode usá-lo com qualquer método de produtividade. Embora seja configurado como um quadro Kanban, você pode configurá-lo da maneira que desejar.

Neste artigo, você aprenderá a usar todos os métodos de produtividade mais famosos do Trello.

1. Quadro Kanban

Um quadro Kanban é uma maneira eficiente de gerenciar o fluxo de trabalho. Você divide suas tarefas em três listas: Tarefas, Tarefas e Pronto! A lista Concluído funciona como um motivador, mostrando tudo o que você realizou até agora.

Este layout é o padrão do Trello, por isso é fácil de configurar. Ao criar uma nova lista, selecione o modelo de Quadro Kanban. Seus recursos também complementam essa estratégia. Você pode clicar e arrastar os cartões entre as listas, codificá-los por cores e acompanhar o progresso com listas de verificação!

Esses recursos são todos amigáveis ​​para iniciantes - você pode vê-los em destaque na captura de tela acima! Se você nunca usou o Trello antes e precisa de um tutorial, confira nosso

Dicas Trello para iniciantes para começar!

2. Matriz de Eisenhower

Este método é creditado a Dwight D. Eisenhower. É ótimo para definir prioridades e funciona bem para qualquer pessoa com uma lista de tarefas longa e interminável.

A matriz possui quatro setores. O primeiro é Faça isso agora para tarefas que você tem que fazer rapidamente devido a prazos ou outras consequências. O segundo é Faça isso depois para tarefas que não estão pressionando. Os dois últimos são Delegar para tarefas que estão fora de sua casa do leme, e Não faça isso para tarefas que não são urgentes nem importantes.

Esses setores se traduzem muito bem em listas Trello! Se você quiser o layout 2 × 2, pode usar um extensão útil do Trello chamados de layouts de lista, ou este Modelo Trello. O Trello destaca prazos que se aproximam para você. Isso torna simples saber quando uma tarefa precisa ser movida de Faça isso depois em Faça isso agora. Você também pode adicionar outras pessoas ao seu painel como colaboradores. Dessa forma, delegar uma tarefa é tão simples quanto atribuí-la a eles usando o Membros opção.

3. Método Ivy Lee

Ivy Lee pede limitar sua lista de tarefas a 6 tarefas. Isso o ajuda a evitar ficar sobrecarregado por uma lista longa ou espalhar muito seu foco. Funciona assim: a cada dia, faça seis cartões de tarefas e trabalhe nesses cartões. No final do dia, arquive as tarefas concluídas. No dia seguinte, adicione novas tarefas, no máximo seis. A ideia é que você nunca tenha mais do que seis tarefas em seu prato ao mesmo tempo.

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Você também pode adicionar Limites de lista, um Trello Power-Up gratuito e prático que acende se você adicionar mais de seis tarefas à sua lista! Você também pode incorporar o Bloqueio de tempo método. Isso significa dividir o dia nas listas Manhã, Tarde e Noite e dividir as seis tarefas entre elas.

4. Comedor de Rã

Mark Twain disse uma vez, “coma um sapo logo de manhã, e nada pior vai acontecer com você pelo resto do dia”. Essa prática de fazer o pior primeiro não é uma técnica completa, mas aprimora outros métodos!

Existem duas maneiras de implantar o ato de comer sapo no Trello: com um rótulo e com um adesivo. O adesivo fica mais visível, por isso recomendamos. A cada dia, adicione um adesivo de sapo de sua escolha a uma tarefa, e esse é o seu sapo! Faça isso primeiro.

Os rótulos são menos visíveis, mas você pode automatizá-los. Use o recurso Mordomo para tornar uma tarefa automaticamente um Sapo se você deixá-la desfeita por muito tempo. Siga as etapas abaixo para esse método:

Abra o quadro Cardápio e selecione o Mais submenu e, em seguida, clique em Etiquetas. Crie um rótulo “FROG”. Recomendamos a cor verde para isso. Em seguida, abra o Automação menu e selecione o Regras submenu.

Crie uma nova regra com o seguinte Encontro desencadear: Quando a Data de Vencimento é marcada como Incompleta em um cartão Vencimento em menos de 7 dias. Observe que você pode selecionar um número diferente de dias, se desejar. A seguir, diremos ao conselho o que fazer quando detectar tal cartão.

Vamos adicionar duas ações no total. Comece com um Adicionar / Remover açao: adicione o rótulo FROG verde ao cartão, como mostrado acima.

Adicione o seguinte Ordenar açao: Classifique a lista por rótulo: FROG crescente. Isso faz com que tarefas com prazos iminentes se transformem em rãs e passem para o topo da lista. Conclua a regra e ela continuará aplicando essa condição até que você a remova ou desative.

5. Metas SMART

Objetivos SMART é uma maneira de garantir que você possa realmente realizar suas tarefas. Ele significa Sespecífico, Measurable, UMAcionável, Rfácil, e Timely. Isso o impede de criar metas vagas que o deixam frustrado. Você pode aplicar essa filosofia ao Trello salvando uma lista de verificação.

Crie um cartão e nomeie-o “SMART List” ou algo semelhante. Adicione uma lista de verificação com o mesmo nome com todos os critérios SMART.

• Específico. [Adicionar parâmetros específicos]
• Mensurável. [Quantifique a meta]
• Acionável. [Escreva as etapas, comece cada etapa com um verbo]
• Razoável. [Certifique-se de que é possível realizar a tarefa conforme descrito]
• Oportuno. [Defina um prazo usando a função Datas]

Salve o cartão e reserve, mas não o arquive. Agora, ao criar uma lista de verificação no futuro, você pode selecionar o copiar itens de ... lista suspensa para importar a SMART List!

6. Método de caixa de entrada

Esse método funciona melhor em um cliente de e-mail, mas você pode aplicá-lo a qualquer situação em que surjam novas tarefas. Este método usa quatro listas. O primeiro é Faça agora, para tarefas que você pode terminar em dois minutos ou menos.

A próxima lista é Delegar para tarefas que você precisa repassar para outras pessoas. Se você compartilha seu quadro, pode adicionar o membro da equipe designado selecionando Atribuir no menu do cartão. Se a placa for privada, considere adicionar um power-up como o de SendBoard Email para Trello. Ele permite que você crie cartões de seu cliente de e-mail favorito ou envie e-mails do Trello!

Você também precisará de uma lista de tarefas do Calendário com uma data anexada. Você pode adicionar rapidamente uma regra simples direto da lista! Clique no Lista menu de opções e selecione Quando um cartão é adicionado à lista ... para começar a adicionar uma regra. Escolher OrdenarLista como o tipo de ação e classificar por Data de Vencimento, ascendente.

Por último, crie Todo o resto para tarefas que não têm data de vencimento. Você também pode usá-lo para recursos, modelos e ideias de projeto que ainda não são acionáveis. Todo o resto pode ficar muito desordenado, então defina algumas regras para mantê-lo organizado.

Primeiro, crie um rótulo denominado “Recurso”. Abra o menu da lista e selecione Crie uma regra personalizada .... Selecione o gatilho Quando o rótulo do recurso é adicionado a um cartão e a ação Classifique a lista por rótulo Recurso em ordem crescente.

Isso garante que os recursos que você deseja usar com frequência estejam sempre no topo. Você também pode criar um rótulo de modelo e usar o mesmo método para manter os modelos fora de vista na parte inferior da lista.

A outra regra tem o gatilho Quando uma data de vencimento é definida em um cartão na lista “TUDO OUTRO.” Dê a ele a ação, “Mova o cartão para o topo da lista CALENDÁRIO”. Isso certifique-se de não se esquecer de adicionar uma tarefa urgente ao calendário.

Aumente sua produtividade no Trello

O estilo de cada pessoa é diferente, então experimente para descobrir a maneira que funciona para você! Você pode misturar e combinar estilos. Por exemplo, você pode adicionar o método Frog-Eating e Ivy Lee em quase qualquer estilo. Você também pode pegar a ideia de uma lista “Tudo” e incorporá-la ao seu Quadro Kanban.

Com o método certo e power-ups, você pode transformar sua placa Trello em uma potência de produtividade!

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