Como exportar dados do Microsoft Access para um documento do Word

O pacote Office da Microsoft possui diferentes aplicativos para diferentes tarefas. Então, por exemplo, se você quiser criar um banco de dados, o Microsoft Access está de costas. O Access fornece a maioria dos recursos que você esperaria de um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional. Você pode criar tabelas, formulários, consultas, relações, relatórios, macros, módulos, para citar alguns.

Mas de vez em quando, você pode querer exportar dados do Microsoft Access para o Word. Se você está procurando uma maneira fácil de exportar dados do Access para o Word, você está no lugar certo.

Como o Access exporta objetos para o Word

Antes de mostrar como exportar dados do Microsoft Access para o Word, você precisa entender alguns princípios básicos. Primeiro, você não pode exportar todos os tipos de objetos do Access para o Word.

Atualmente, você só pode exportar tabelas, consultas, formulários e relatórios. Porém, cada objeto ainda possui algumas limitações. Começando com registros, o Access exporta apenas aqueles que estão em uma visualização selecionada. O aplicativo não incluirá todos os dados ocultos em um relatório. Da mesma forma, o Access só pode exportar formulários e planilhas de dados com subformulários e sub-planilhas de dados.

A única maneira de contornar isso é exportar todos os subformulários e subfolhas de dados. Se você exportar o relatório principal, poderá exportar vários subformulários e sub-relatórios.

Em segundo lugar, você não pode exportar relacionamentos, macros, módulos e objetos gráficos como imagens e objetos do Microsoft Graph do Access para o Word. Além disso, o Access só exportará resultados de expressões e não as próprias expressões.

Por último, não há como importar dados do Microsoft Access para o Word. Você deve iniciar no Access, exportar seus dados para um novo documento, então copiar o conteúdo e colá-lo em seu documento Word existente.

Como exportar dados de acesso para um documento do Word

A exportação de dados do Access para o Word usa uma ferramenta interna Export - RTF File Wizard. Claro, a ferramenta tem muitas limitações em relação à exportação de dados do Access, mas é melhor do que nada.

Mas se isso for muito limitante, você pode olhar para alguns dos melhores alternativas gratuitas do Microsoft Access para uma possível substituição. Caso contrário, siga estas etapas para exportar seus dados do Access para o Word:

1. Abre o teu Banco de dados de acesso.
2. Selecione o objeto você deseja exportar no Painel de navegação.
3. Examine a tabela, consulta, formulário ou relatório para garantir que está livre de erros. O acesso geralmente inclui indicadores de erro sempre que reconhece um erro. Isso pode incluir triângulos verdes e uma variedade de números de erro. Esta etapa é importante, pois o Access substituirá automaticamente os locais de erro por um valor nulo após exportar seus dados.
4. Selecione a vista ou parte dos dados a serem exportados. A melhor maneira de selecionar dados para exportar de várias tabelas é por executando consultas do MS Access. Se você deseja exportar todos os dados de um objeto, pule esta etapa.
5. Clique no Dados Externos guia e selecione Mais> Word. A ferramenta Exportar - assistente de exportação de arquivo RTF será aberta.
6. Na janela pop-up Export - RTF File export wizard, insira o nome do arquivo e selecione um destino.
7. Verifica a Abra o arquivo de destino após a operação de exportação ser concluída caixa de seleção se você precisar.
8. Se você selecionou certos dados para exportar, verifique o Exportar apenas os registros selecionados caixa de seleção. Caso contrário, deixe a caixa de seleção para exportar todos os dados do objeto.
9. Clique OK para iniciar o processo de exportação.

Se existir um arquivo com um nome semelhante, você pode selecionar se o Access deve sobrescrevê-lo ou não. Selecione sim para substituir o arquivo, ou Não para escolher um novo nome para o arquivo no pop-up.

Por padrão, o Access criará um arquivo no formato Rich Text do Microsoft Word com uma extensão RTF. Para adicionar seus dados de acesso a um documento do Word, siga estas etapas:

1. Abra o documento RTF.
2. Copie todo o conteúdo do documento.
3. Cole os dados em seu documento do Word.

Se você achar que a ferramenta Exportar - assistente de exportação de arquivo RTF entediante, existe uma saída mais fácil. Copie dados de sua tabela, consulta, formulário ou relatório do Access e cole-os diretamente em seu documento do Word.

Relacionado: Como criar um formulário no Microsoft Access

Exportar dados de acesso para o Word sem complicações

Os bancos de dados são uma ótima maneira de armazenar dados. Se você precisar exportar seus dados do Access para outros aplicativos como Word ou Excel, o Export — RTF File Wizard integrado torna todo o processo contínuo, embora com algumas limitações.

Se você tiver muitos dados para trabalhar, os formulários do Access oferecem uma maneira mais poderosa de adicionar mais dados ao seu banco de dados. Eles são mais fáceis de trabalhar ao editar tabelas e adicionar mais dados.

Como criar um formulário no Microsoft Access

Existem muitas maneiras de adicionar dados a uma Tabela do Microsoft Access. Usar formulários é a maneira mais fácil de construir seu banco de dados.

Leia a seguir

Sobre o autor