5 razões para usar ferramentas colaborativas em vez de e-mail

Os locais de trabalho estão cada vez mais digitalizados por meio da automação e de alternativas eficientes. Embora os e-mails sejam úteis há muito tempo, a tecnologia nos apresentou ferramentas mais diretas e eficazes para comunicação e colaboração.

Você pode estar procurando ferramentas que se adaptem melhor à colaboração. Talvez você esteja cansado de e-mails devido à expectativa de usar uma linguagem profissional ou simplesmente porque não sabe como gerenciar sua caixa de entrada de e-mail sobrecarregada.

Existem inúmeras ferramentas de colaboração que você pode usar para evitar o estresse dos e-mails. Veja por que você deve usá-los!

1. Economizar tempo

As ferramentas de colaboração têm opções de notificação para alertar você ou seus colegas quando há uma mensagem. Mesmo que você possa ativar suas notificações por e-mail, as ferramentas de colaboração tornam mais fácil para os membros da equipe se comunicarem por meio de bate-papos eficientes em vez de e-mails.

Slack é uma das plataformas de colaboração usadas popularmente

para trabalho remoto. O Slack oferece uma variedade de benefícios que permitem uma comunicação eficiente. Para organizar sua comunicação, você pode criar canais separados para cada equipe e tópico.

2. Comunicação direta

As ferramentas colaborativas permitem que você desfrute de uma forma de comunicação mais eficiente. Em vez de ter que enviar um CC para várias pessoas ou enviar um e-mail de difusão, você pode simplesmente enviar uma mensagem para uma plataforma de bate-papo. Além disso, o uso de ferramentas de colaboração incentivará você e seus colegas a fazer perguntas em uma plataforma aberta, em vez de enviar e-mails.

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A parte mais eficaz sobre o uso dessas ferramentas é que você pode se comunicar em tempo real. Se você precisar fazer uma pergunta rápida, enviar um e-mail não é a melhor opção, pois seus colegas de equipe podem demorar mais para responder. Por exemplo, o Slack tem um recurso de menção que envia notificações push para chamar a atenção de alguém. São múltiplos Alternativas de folga para comunicação da equipe.

3. Evite uma caixa de entrada de e-mail sobrecarregada

Se você usa aplicativos colaborativos para comunicação e colaboração, não precisa lidar com uma caixa de entrada de e-mail sobrecarregada ou perder itens importantes em seus e-mails. Embora as ferramentas colaborativas possam não eliminar completamente a necessidade de e-mails, usando aplicativos de mensagens no local de trabalho, como Microsoft Teams ou Slack reduz a necessidade de enviar alguns e-mails.

4. Colaboração de documentos em tempo real

O software de colaboração permite que você e os membros da sua equipe trabalhem em um projeto ao vivo ao mesmo tempo. O Google Docs é uma das ferramentas de colaboração de documentos mais populares que permite a colaboração em tempo real.

Você também pode usar ferramentas como o Dropbox Paper, que tem a mesma finalidade. Enquanto você faz edições ao vivo no Dropbox Paper, sua equipe pode adicionar comentários e sugerir alterações. Isso permite que sua equipe experimente uma sessão ao vivo em vez de ter que enviar e receber seus documentos para edição.

O Google também criou aplicativos e recursos que as equipes podem usar para melhorar sua comunicação e colaboração no trabalho.

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5. Encontre informações facilmente

O software de colaboração facilita a localização de informações porque documentos importantes podem ser armazenados em uma plataforma compartilhada. O e-mail, por outro lado, não é tão eficaz para localizar informações.

Email é uma plataforma fechada que não permite que você pesquise dados que não foram enviados diretamente para você. Por exemplo, se você estiver usando o Slack e deu as boas-vindas a novos membros em sua equipe, seus novos membros podem acessar informações, links e documentos que foram compartilhados antes de entrarem para a equipe.

Portanto, esses são alguns motivos pelos quais mudar da comunicação por email para algo mais intuitivo como a colaboração em tempo real pode ser benéfico. Além da facilidade de uso, fornecem excelentes ferramentas para uma comunicação rápida e eficaz.

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