Como Criar um Balanço no Excel

Quer você tenha uma pequena empresa ou uma grande corporação multinacional, precisa entender como sua empresa cresce. Portanto, você deve controlar as finanças da sua empresa, analisando várias demonstrações financeiras.

A Declaração de Renda, por exemplo, mostra como a organização ganha e gasta dinheiro. Como alternativa, a Demonstração do Fluxo de Caixa permite que você veja quanto dinheiro você tem disponível, permitindo que você faça um orçamento correto de suas despesas.

Por último, existe o balanço, que também é uma das demonstrações financeiras básicas. Aqui está um guia rápido para ajudá-lo a fazer o seu próprio no Microsoft Excel.

O que é um balanço patrimonial e por que você precisa de um?

Um Balanço permitirá que você veja o detalhamento dos ativos, passivos e patrimônio líquido da sua empresa. Em um relance, você verá quanto da empresa veio de lucros retidos, patrimônio líquido e empréstimos.

Com essas informações em mãos, você pode calcular seu retorno sobre o investimento e seus diversos índices financeiros. Você pode então comparar esses valores com empresas semelhantes no mesmo setor. Isso lhe dará uma noção de como está o desempenho da empresa em relação a seus pares no setor.

1. Selecione o tempo para cobrir

Tal como acontece com outras demonstrações financeiras, você deve escolher um período a cobrir. Normalmente, isso começa em 1º de janeiro e termina em 31 de dezembro.

No entanto, você também pode escolher um período diferente para cálculo, chamado de ano fiscal, que começa em 1º de outubro e termina em 30 de setembro. Observe que qualquer período que você usar aqui deve ser consistente em suas outras declarações.

2. Prepare suas contas

Para evitar o incômodo de ter que vasculhar seus registros ao fazer o balanço, você deve prepará-lo com antecedência. Certifique-se de ter seu extrato de fluxo de caixa, extratos bancários, extratos de contas de empréstimos e saldos de cartão de crédito à sua disposição.

Antes de começar, você precisa saber o valor dos ativos e do estoque disponível. Não se esqueça de incluir o valor que você colocou para iniciar o seu negócio, bem como os investimentos feitos por outras pessoas e entidades.

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3. Crie o arquivo do Excel

Assim que você souber o período que está cobrindo e tiver os valores de que precisa, é hora de criar o arquivo Excel. Abra um novo arquivo no Microsoft Excel. Coloque em Folha de balanço da [Nome da empresa] na célula A1 para fácil identificação.

Deixe algum espaço para a formatação e, em seguida, na primeira coluna da terceira linha, escreva Ativos. Esta é a seção onde você colocará os valores de tudo o que sua empresa possui. Então, na terceira coluna da mesma linha, escreva o ano fiscal você está cobrindo.

Após Ativos, você deve criar o correspondente Passivos e patrimônio líquido do proprietário seção. O passivo refere-se ao valor que a empresa deve a terceiros, incluindo bancos, fornecedores, proprietários e governo.

Já o Patrimônio Líquido refere-se ao valor arrecadado pelos proprietários para o negócio, acrescido do eventual ganho que retém em sua conta. Esses valores nessas duas seções devem ser iguais ao valor anotado nos ativos - daí o termo Balanço Patrimonial.

No entanto, antes de criar a seção Passivos e patrimônio líquido do proprietário, você deve primeiro colocar as subcategorias para Ativos. Dessa forma, você terá menos problemas com a formatação.

4. Insira suas categorias

Ativos

Cada empresa e setor terá suas próprias subcategorias de Ativos exclusivas. No entanto, estas são as seções típicas que a maioria das empresas tem: Ativos correntes, Ativos fixos ou de longo prazo, e Outros ativos. Em seguida, eles são subdivididos em pequenas categorias.

Ativos atuais são ativos que você pode liquidar rapidamente. Normalmente são caixa, contas a receber, estoque e investimentos de curto prazo. Por outro lado, ativos fixos ou de longo prazo são mais difíceis de converter em moeda. Estes poderiam ser Propriedades reais, Equipamento de escritório, Investimentos de longo prazo, e mais.

Outros ativos são geralmente itens menores que não podem ser facilmente definidos em ativos circulantes ou de longo prazo. Estes podem incluir Despesas Pré-Pagas (como assinaturas), Ativos fiscais diferidos (como reembolsos) e Adiantamentos de funcionários.

Embora essas categorias se apliquem à maioria das empresas, sua empresa pode ter uma categoria de ativos exclusiva, portanto, você deve revisar suas operações antes de considerá-la final.

Passivo e patrimônio líquido do proprietário

Semelhante a Ativos, Passivos e Patrimônio do Proprietário tem três subcategorias principais: Passivo Circulante, Passivos de longo prazo, e Patrimônio do proprietário. Como o termo sugere, passivos circulantes são obrigações que a empresa deve cumprir em um ano ou em um ciclo operacional (onde um ciclo operacional se refere ao tempo que leva para o estoque ser convertido em vendas).

O passivo circulante pode incluir contas a pagar a fornecedores e locadores, empréstimos de curto prazo de bancos e credores, impostos de renda, salários a pagar, bens e serviços pré-pagos e a parte atual de longo prazo dívida.

Em Responsabilidades de longo prazo, você encontrará Dívida de longo prazo, Imposto de renda diferido, e Benefícios do fundo de pensão, se exigido por lei.

Por último, o patrimônio líquido consiste em Patrimônio líquido, que é o valor que você coloca no negócio. Se você dirige uma empresa, tanto esta seção quanto sua subseção são chamadas Patrimônio Líquido em vez de.

Você também encontrará Lucros acumulados na seção de patrimônio líquido, que é o valor que o negócio ganhou no período menos os dividendos pagos.

5. Adicionando Seus Valores

Em Ativos, adicione os valores para cada subcategoria para saber quanto você tem para cada seção. Em seguida, você precisa adicionar cada subtotal para obter o valor total dos ativos de sua empresa.

Da mesma forma, você também deve adicionar os valores para cada subcategoria de passivo e patrimônio líquido para descobrir quanto dos ativos de sua empresa provém de credores, proprietários e ganhos.

Observe que os valores totais da seção Ativos e da seção Passivos e patrimônio líquido devem corresponder. Caso contrário, pode ter ocorrido um erro em sua contabilidade.

6. Algumas fórmulas úteis

Você pode usar os valores encontrados no balanço patrimonial para examinar seus índices financeiros. Essas fórmulas avaliam o desempenho do seu negócio e podem ser usadas para comparação com outras empresas semelhantes no mesmo setor.

Relação de dívida

Esta é a porcentagem da dívida da empresa medida em relação aos seus ativos. A fórmula para isso é Passivo total / ativo total. Se você obtiver um valor superior a 100%, significa que sua dívida é maior que todos os seus ativos. Índices elevados também apresentam um risco maior de inadimplência - mas esse valor varia entre os setores.

Assim como no setor imobiliário e de serviços públicos, as empresas de capital intensivo normalmente obtêm valores médios de índice de dívida mais elevados do que as empresas baseadas no setor de serviços.

Relação atual

Esse valor mostra a capacidade de uma empresa de pagar seus empréstimos de curto prazo com seus ativos líquidos. Isso é calculado por divisão do ativo circulante pelo passivo circulante. Se o valor obtido aqui for inferior a zero, existe o perigo de uma empresa ficar inadimplente em seus empréstimos de curto prazo devido à falta de liquidez.

Capital de giro

Quando você subtraia o passivo circulante de uma empresa de seus ativos circulantes, você obtém capital de giro. Esse valor mostra quanto caixa e equivalente a caixa uma empresa possui após saldar suas obrigações atuais.

Se houver uma diferença positiva significativa entre os dois, a empresa pode facilmente crescer e escalar seus negócios. Mas se estiver perto de zero, ou mesmo negativo, pode ter problemas para pagar seus empréstimos e passivos ou, pior, pode ir à falência.

Índice de ativos para patrimônio

O Índice Ativo-para-Patrimônio (A / E) é calculado por dividir o patrimônio líquido total pelo total de ativos. Essa fórmula mostra quanto a empresa é financiada pelos proprietários versus o valor financiado por meio de empréstimos.

Uma empresa com um índice A / E alto pode indicar que a maior parte de seu financiamento veio dos proprietários, o que significa que ela não tem muitas obrigações a pagar. Pelo contrário, um baixo índice A / E significa que a maioria de seus ativos veio em empréstimos ou créditos.

Se a empresa tiver fluxo de caixa consistente, um baixo índice A / E terá um baixo impacto em suas operações diárias. No entanto, ele o deixa vulnerável a preços, juros e mudanças drásticas, dando-lhes menos margem de manobra para reagir.

Onde encontrar modelos de balanço patrimonial

Embora você já saiba como criar um balanço, às vezes é melhor encontrar um modelo a seguir. Você pode fazer isso no Excel clicando em Arquivo. Vá para a guia Novo e, na barra de pesquisa, digite Balanço. Depois de uma pesquisa rápida, o Excel fornecerá pelo menos três modelos que você pode usar.

Alternativamente, você também pode visitar Vertex42, FreshBooks, ou Wise.com para baixar um modelo de seu site.

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Acompanhe o seu negócio

Qualquer que seja o seu negócio, você deve manter o controle de como ele está indo. Dessa forma, você não entrará cegamente e tomará decisões sem números para apoiá-lo. Afinal, um bom empresário deve conhecer seu negócio como a palma da mão.

Um balanço patrimonial, uma declaração de renda e um documento de fluxo de caixa são apenas alguns dos documentos essenciais de que você precisa para monitorar suas finanças. Mas quando seu negócio crescer e as finanças ficarem complicadas, contrate um contador profissional para garantir que você acerte todos os seus números.

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