O que é Shadow IT e como você pode gerenciar ameaças à segurança?

Os avanços na Tecnologia da Informação (TI) criaram locais de trabalho mais produtivos. E com os gostos da computação em nuvem, o acesso às ferramentas de trabalho digital nunca foi tão fácil.

Os funcionários podem acessar softwares que os tornam mais eficientes em seus trabalhos. Funcionários eficientes tornam organizações eficientes, certo? Mas também existem implicações de segurança cibernética.

Então, o que significa shadow IT? Quais são os prós e os contras disso? E como você pode gerenciar com eficácia a ameaça que isso pode representar para sua empresa?

O que é Shadow IT?

Shadow IT é o uso de dispositivos, ferramentas, sistemas, aplicativos, software e outros serviços de tecnologia, especialmente pelos funcionários, sem a aprovação do departamento de TI.

A maioria dos funcionários que usa shadow IT não tem problemas, mas deseja aumentar sua eficiência. No entanto, seu motivo é questionável porque o departamento de TI não está ciente do que eles estão fazendo.

O Shadow IT é bom ou ruim?

Há uma discussão sobre o uso de shadow IT no local de trabalho. Enquanto algumas pessoas argumentam que isso é bom, outras argumentam o contrário.

Para ser justo, a shadow IT surge principalmente como consequência de boas intenções. Uma organização se beneficia quando seus funcionários adotam ferramentas para serem eficientes em seus trabalhos.

Por outro lado, as ferramentas utilizadas poderiam exponha seus dados na nuvem às ameaças cibernéticas.

Como essas ferramentas não são visíveis para o departamento de TI, os ataques a elas podem não ser detectados com antecedência, causando danos à organização.

Por que a Shadow IT é comum no local de trabalho

Independentemente das críticas contra a shadow IT, ela prevalece em muitas organizações.

As inovações tecnológicas tornam difícil ignorar a shadow IT. Espera-se que os funcionários tenham um desempenho excelente no cenário de negócios em crescimento, então, naturalmente, eles recorrem a outro software para melhorar seu desempenho.

O processo de verificação e aprovação de ferramentas em algumas organizações é longo e tedioso. Os funcionários preferem usar as ferramentas de que precisam em segredo, em vez de passar pelo processo cansativo.

Quais são as vantagens da Shadow IT?

A implantação de shadow IT em ambientes de trabalho pode ser benéfica para uma organização de várias maneiras. Se seus funcionários decolam em suas funções, seu negócio também decola.

Veja como a shadow IT pode ser benéfica para sua empresa.

1. Aumente a eficiência do funcionário

As ferramentas que você fornece aos seus funcionários têm como objetivo aprimorar o trabalho deles. Fica ainda melhor quando os próprios funcionários escolhem essas ferramentas.

Seus funcionários podem não se sentir confortáveis ​​com o que você fornece a eles, mas eles devem usá-los de qualquer maneira. Eles podem acabar tendo dificuldades para usar essas ferramentas e isso é contraproducente. O inverso é o caso quando eles trabalham com as ferramentas que eles próprios selecionaram. Como eles estão familiarizados com eles, sua produtividade deve estar sempre alta.

2. Reduza a carga de trabalho do departamento de TI

Um departamento de TI típico está muito ocupado. Em um local de trabalho moderno que opera em computação em nuvem, os sistemas de trabalho devem ser funcionais e é responsabilidade do departamento de TI mantê-los em funcionamento. Fazer com que a equipe de TI procure e aprove todas as ferramentas de fluxo de trabalho é um trabalho adicional para sua carga de trabalho já apertada.

Quando os funcionários procuram e usam algumas ferramentas para aprimorar seu trabalho, eles estão reduzindo a carga de trabalho da equipe de TI, especialmente quando são eficazes e não têm efeitos negativos.

3. Impulsione a inovação

Esperar que o departamento de TI forneça todas as tecnologias usadas para o trabalho pode diminuir o desempenho. Algumas ferramentas existentes no local podem estar desatualizadas e a equipe de TI pode demorar muito para substituí-las.

Os funcionários podem ter acesso a ferramentas que podem aprimorar seus empregos. Quando eles tomam a iniciativa de implementar essas ferramentas em suas funções, eles impulsionam a inovação na organização, trazendo crescimento e desenvolvimento - uma vitória para a organização.

Quais são as desvantagens da Shadow IT?

Ignorar o departamento de TI é antiético. Quando os funcionários fazem isso, eles podem expor sua organização a vários riscos e ataques cibernéticos. Como resultado disso, a shadow IT pode ser prejudicial à sua empresa de várias maneiras.

1. Não Conformidade

As organizações são guiadas por leis e regulamentos para manter a ordem em seus setores. Esses regulamentos se estendem ao uso de sistemas e ao gerenciamento de dados.

Os sistemas que sua empresa usa podem fazer ou prejudicar sua adesão aos padrões que você deve manter. O uso de ferramentas não autorizadas por seus funcionários pode colocar sua empresa do lado errado da lei e você pode ser punido por violação

2. Falta de visibilidade e controle

O departamento de TI deve ficar de olho em tudo o que é usado em uma organização. Eles são privados da oportunidade de executar este dever de forma eficaz por adotando uma estratégia de segurança proativa quando alguns sistemas estão escondidos deles devido à shadow IT.

A falta de visibilidade torna a equipe de TI incapaz de detectar ameaças de segurança cibernética.

3. Vazamentos de dados

Uma equipe de TI competente pode determinar as implicações de segurança da tecnologia. Alguns softwares podem ser eficazes, mas têm requisitos de segurança complexos. Os funcionários que usam esses sistemas podem não ter o conhecimento para configurá-los de forma eficaz, expondo assim seus dados.

Os sistemas em shadow IT podem exigir atualizações e manutenção regulares para funcionar adequadamente. Os funcionários podem não ter experiência ou tempo para fazer isso e, portanto, expor os sistemas da empresa a violações.

Como gerenciar riscos de sombra de TI

Erradicar completamente a shadow IT em sua organização pode ser uma tarefa difícil. Para ficar do lado seguro, você deve aprender a administrá-lo, pois seus funcionários podem estar se entregando a ele pelas suas costas.

Você pode resolver o problema e encontrar um terreno comum com os métodos a seguir.

1. Eduque seus funcionários

Os funcionários têm maior probabilidade de não usar a TI sombra quando estão cientes dos motivos pelos quais ela é ruim. Alguns deles podem nem estar cientes dos perigos, já que estão usando as ferramentas para aprimorar seus trabalhos. Em vez de criticá-los pesadamente, você deve educá-los sobre os perigos para sua organização.

Cultive uma cultura de segurança cibernética saudável em sua organização para que todos entendam a necessidade de manter práticas de segurança cibernética saudáveis ​​em todos os momentos, mesmo quando ninguém está observando.

Em vez de impor ferramentas aos seus funcionários, estabeleça uma comunicação aberta com eles sobre as ferramentas de que precisam para serem eficientes em seus trabalhos e tome providências.

Quando há comunicação aberta, os funcionários ficarão felizes em informá-lo sobre qualquer coisa que possa melhorar seus empregos, em vez de usá-los sem o seu conhecimento.

3. Simplifique os processos de verificação e aprovação

Tendo conquistado a confiança de seus funcionários para comunicar suas necessidades de TI a você, crie uma estrutura para implementar o processo.

Simplifique o processo de verificação para que o departamento de TI não demore muito para aprovar as ferramentas recomendadas. Caso contrário, seus funcionários voltarão às velhas maneiras de usar os sistemas pelas suas costas.

4. Priorize seus ativos

Os ciberataques não perdem seu tempo com ativos que não têm valor para eles. Eles têm como alvo os mais valiosos.

Gerencie seus recursos de forma eficaz por priorizando seus ativos digitais mais valiosos. Não se sobrecarregue concentrando-se em ferramentas de TI de sombra que são inofensivas, especialmente aquelas que não estão diretamente conectadas à internet, quando você deveria estar se concentrando em seus maiores ativos.

A Shadow IT representa uma ameaça quando as ferramentas não são detectadas. Depois de detectar as ferramentas e mantê-las sob vigilância, você não terá muito com o que se preocupar. Você pode ficar de olho em sua infraestrutura usando ferramentas avançadas de segurança cibernética para monitorar seus sistemas.

Transforme a Shadow IT em sua vantagem

Enquanto houver funcionários em uma organização, haverá shadow IT. E isso porque os funcionários naturalmente procuram maneiras de tornar seu trabalho mais fácil, especialmente quando eles não têm nenhuma intenção maliciosa para fazê-lo.

Se você puder fazer com que eles tragam essas ferramentas pela porta da frente, você pode aproveitar os benefícios da shadow IT sem realmente deixá-la nas sombras

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