Como proteger eficazmente um site de equipe do SharePoint: 11 dicas

A segurança de dados se tornou uma preocupação no setor de TI moderno. Além das violações de dados, tome cuidado com a perda de dados acidental e intencional e a exclusão de dados.

Como os sites de equipe do SharePoint armazenam dados confidenciais, você precisa protegê-los contra quaisquer ameaças internas ou externas. Neste artigo, compartilharemos algumas dicas para proteger sites de equipe do SharePoint que funcionam.

1. Atribuir um administrador por equipe do site

Um erro que geralmente leva à perda de dados é tornar várias pessoas administradores de um site de equipe. Se você for cinco administradores, como saberá quem é o responsável pela exclusão ou compartilhamento não autorizado do site? Para evitar esses problemas, certifique-se de que um site de equipe tenha um único administrador.

Este método não apenas reduzirá a chance de vazamentos de dados, mas também limitará as pessoas com acesso completo ao SharePoint site ou grupo de sites.

2. Liste IPs e locais específicos na lista de permissões

Embora colocar um número irritante na lista negra possa funcionar para o seu telefone, no caso de dados do site da equipe do SharePoint, ele deve estar na lista de permissões. Você pode não saber o IP e a localização dos criminosos, mas certamente conhece sua própria localização e IP. Você precisa designar a aprovação para o IP de onde você e sua equipe acessam o site de equipe do SharePoint.

Implementar esse método pode não ser a melhor ideia se você tiver uma equipe remota trabalhando em locais distribuídos. No entanto, você sempre pode colocar locais designados na lista de permissões para reduzir ao mínimo a chance de violação de dados.

3. Ativar processo automático de retenção de dados

A perda de dados nem sempre resulta da exclusão acidental de dados. Você pode excluir um conjunto de dados, pensando que é desnecessário. Mas, mais tarde você ficará sabendo de sua importância.

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Em tais cenários, a retenção automática de dados pode ser útil. Defina uma política de retenção de dados conveniente para trabalhar contra exclusão não intencional e outros casos.

Dependendo da sua necessidade, você pode aplicar políticas baseadas em rótulos para um arquivo, pasta ou biblioteca. Você também pode definir uma política para todo o site.

4. Sempre personalizar as configurações de compartilhamento

Compartilhar pode parecer uma questão trivial na cultura do escritório, e a maioria das pessoas não presta muita atenção a isso. Quando se trata das permissões de compartilhamento do SharePoint, a história é diferente. Ele permite que você compartilhe um item usando um único link com qualquer pessoa no SharePoint.

Uma vez que contém um risco de segurança vital, você precisa gerenciá-lo enquanto mantém todas as possibilidades e considerações em mente. Revise todas as permissões de compartilhamento definidas em vários níveis e personalize as necessárias.

5. Controle de permissões de acesso ao site

Se você deseja fortalecer a segurança do site de equipe do SharePoint, precisa controlar quem está acessando qual seção dele.

Às vezes, os usuários têm permissões mais altas do que realmente precisam. Sua biblioteca de conteúdo do SharePoint estará em risco se você conceder muito acesso do que o realmente necessário.

6. Habilite os documentos apenas para o público-alvo

A segmentação por público-alvo é um recurso que permite acessar o conteúdo de um conjunto de usuários com base em suas funções. Embora não seja um recurso de segurança, ele garante que um membro da equipe veja o que precisa ver e nada mais.

Dessa forma, você pode salvar os dados do site da equipe de acesso não autorizado. Este recurso está disponível para navegação, páginas e documentos.

7. Proibir sincronização de biblioteca para dados confidenciais

Você sabia que sincronizar dados confidenciais com seu sistema local os torna vulneráveis ​​à perda de dados? Numerosas exclusões de dados acidentais acontecem quando os usuários do SharePoint sincronizam as bibliotecas de documentos com os computadores locais e excluem todos os dados da unidade C:.

Além disso, você nem mesmo recebe um aviso ao excluir quaisquer dados do SharePoint da biblioteca local sincronizada. Desative a sincronização da biblioteca para evitar esses eventos desastrosos e manter os dados do site da equipe seguros.

8. Regular a edição da página

Você pode querer ter cuidado ao permitir que outras pessoas editem a página do site de equipe. Como o SharePoint trata suas páginas como outro conteúdo, os usuários com permissão de edição podem excluir documentos da biblioteca ou modificar as páginas.

Para impedir que esses danos aconteçam, interrompa a herança e a biblioteca somente leitura. Isso os impedirá de editar todas as páginas da biblioteca.

Se esta não for uma etapa conveniente para você, também pode impedir que eles editem uma página específica. Você pode adicionar restrições de edição apenas nas páginas críticas e deixar o resto aberto para edição.

9. Use níveis de permissão personalizados

Pode ser necessário criar um nível de permissão personalizado para seu site de equipe do SharePoint, apesar de tomar outras medidas necessárias. Se a situação exigir, não hesite em escolher um nível de permissão personalizado para qualquer membro da equipe.

De acordo com a configuração padrão, os visitantes só podem ler os dados do site, enquanto os membros do site podem adicionar, editar ou excluir conteúdo. Se você deseja que um usuário apenas edite um documento, mas não o exclua, crie um nível de permissão adequado para sua necessidade. Depois de configurar a permissão, o usuário verá apenas as opções que tem permissão para executar.

10. Uma política infalível contra vazamento de dados

O vazamento de dados pode acontecer por meio de qualquer ação simples, como impressão, compartilhamento e muito mais. Para evitar a perda de dados por meio deles, você precisa fazer uma política hermética contra vazamentos de dados. Isso pode levar você a proibir ações como compartilhamento, impressão ou download de dados com base em qualquer critério específico.

Considere todos os possíveis pontos problemáticos e crie uma política de prevenção de perda de dados adequada para sua equipe. Certifique-se de evitar a perda de dados, pelo menos nos cenários principais.

11. Treine sua equipe em segurança de sites

O último ponto desta lista é oferecer treinamento de segurança apropriado a todos os membros da equipe que usam sites de equipe. Já se foi o tempo em que apenas os administradores de TI se preocupavam com a segurança dos dados. Agora, cada membro da equipe deve fazer sua parte na proteção de dados.

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Você deve providenciar um treinamento aprofundado para fazê-los perceber as consequências da sincronização de dados e do compartilhamento externo. Além disso, ensine-os a recuperar itens excluídos dentro do tempo estipulado. Acima de tudo, faça com que eles entendam o processo de trabalho do SharePoint para que possam monitorar suas ações.

Proteja os sites da equipe de maneira eficaz

É essencial tomar precauções para proteger os dados do site da equipe do SharePoint. Experimente essas dicas para minimizar os riscos predominantes e oferecer segurança 360 ° para seus sites de equipe do SharePoint.

O SharePoint é uma ferramenta poderosa de gerenciamento de conteúdo que também ajuda você no trabalho colaborativo e no gerenciamento de projetos. Se você mantém os dados do site da equipe seguros, pode se concentrar nas coisas que importam, em vez de perseguir violações de segurança.

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