Como aumentar a produtividade no local de trabalho com o compartilhamento de conhecimento

Vivemos em uma época em que o acesso à informação e ao conhecimento está mais fácil do que nunca, e podemos agradecer à tecnologia por isso.

No entanto, o compartilhamento de conhecimento nem sempre é uma prática padrão no local de trabalho devido à comunicação interna pouco clara, ao acúmulo de conhecimento e à falta de ferramentas digitais práticas.

Neste artigo, discutiremos por que você precisa melhorar o compartilhamento de conhecimento e como você pode conseguir isso em seu local de trabalho.

O que é compartilhamento de conhecimento no local de trabalho?

Compartilhamento de conhecimento é a troca de informações entre pessoas, equipes ou departamentos para melhorar a colaboração e atingir os objetivos da organização. Provavelmente, você contrata funcionários específicos de um grande grupo de pessoas por causa de seu conhecimento em um determinado campo e como eles o usarão em sua organização.

Agora, imagine o quanto esse conhecimento pode ser útil, uma vez que esses indivíduos comecem a compartilhar seus conhecimentos e a trabalhar como uma unidade. O compartilhamento de conhecimento ajuda a criar uma força de trabalho mais engajada, aumentando a criatividade, inovação, colaboração e produtividade.

É por isso que é vital configurar um sistema eficaz para gerenciar, compartilhar e usar o conhecimento em sua organização. Aqui estão algumas dicas e ferramentas para ajudá-lo a conseguir isso:

1. Criar um Wiki Interno da Empresa

De um modo geral, a tecnologia impulsionou significativamente a acessibilidade à informação e ao conhecimento no local de trabalho. No entanto, os funcionários ainda passam muito tempo tentando encontrar informações específicas.

Porque? Isso ocorre em parte porque as informações da empresa se espalham por diferentes ferramentas de comunicação interna como e-mails, tornando um desafio encontrar e atualizar informações, integrar efetivamente novos funcionários ou responder a dúvidas comuns de uma vez por todas.

Você pode evitar esse desperdício de tempo e produtividade e aumentar o compartilhamento de conhecimento centralizando as informações em um wiki interno.

Um wiki interno é uma enciclopédia centralizada da empresa que os funcionários podem usar para criar, organizar e compartilhar conhecimento para ajudar todos a fazerem seus trabalhos de forma produtiva. O wiki interno da sua empresa pode incluir atas de reuniões, políticas da empresa, notícias da empresa, procedimentos operacionais padrão, tutoriais de software da empresa e muito mais.

Embora isso possa soar como um empreendimento complicado, você pode usar ferramentas internas amigáveis ​​ao wiki, como Guru para criar uma base de conhecimento fácil de acessar, editar e navegar. O Guru permite que você integre outras ferramentas de gestão de conhecimento e comunicação para ter todas as informações relevantes em um só lugar.

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2. Reduza as barreiras de comunicação

Melhorar o compartilhamento de conhecimento dentro de sua organização também significa criar pontes de comunicação entre funcionários em diferentes departamentos, equipes remotas e liderança. É vital reduzir ao máximo as barreiras de comunicação para evitar que os membros da equipe se sintam desligados uns dos outros.

Você pode conseguir isso usando um software de comunicação em tempo real no local de trabalho, como Folga. Essa ferramenta permite efetivamente a comunicação individual e a colaboração multifuncional entre diferentes departamentos por meio dos canais do Slack para facilitar o compartilhamento de conhecimento.

O Slack permite que você salvar mensagens e arquivose localizá-los rapidamente por meio da pesquisa. Você também pode fazer uso de essas dicas de pesquisa avançada do Slack para economizar mais tempo.

Além disso, você pode apresentar um refrigerador de água virtual canal para os colegas interagirem durante os intervalos ou após o trabalho, trocar ideias, conhecer novas contratações, etc., para criar uma cultura de fácil comunicação e abertura.

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3. Aproveite as reuniões silenciosas

Um dos principais motivos pelos quais as reuniões silenciosas podem ajudar impulsione a colaboração e a produtividade de suas equipes é porque eles promovem o compartilhamento eficaz de conhecimento.

Isso é possível, pois os membros da equipe usam a maior parte do tempo alocado para compartilhar ideias por escrito, superando assim os colegas pressão, ou os riscos de pessoas mais francas ofuscando seus colegas introvertidos durante o convencional (verbal) Encontros.

As reuniões silenciosas podem ser particularmente benéficas para o brainstorming de ideias, já que todos os participantes têm o mesmo tempo para refletir e compartilhar o conhecimento de forma eficaz.

4. Avalie seu processo de integração

Trabalhar em um novo ambiente pode ser uma experiência intimidante para a maioria das pessoas. Os novos contratados geralmente precisam de tempo para se estabelecer em seu novo ambiente, se aclimatar a novas funções, responsabilidades e equipes.

Felizmente, designar novos contratados a um mentor ou ter um processo de integração eficaz para facilitar o fluxo de informações pode ajudar a superar esses desafios.

É por isso que é vital revisitar seu processo de integração através da lente do compartilhamento de conhecimento, pois ele fornece a você a oportunidade perfeita para enraizar seus valores em sua organização. Isso ajudará os novos funcionários a saberem que seus insights são valiosos e eles se sentirão mais à vontade para compartilhá-los desde o primeiro dia.

Dito isso, avalie seu processo de integração para determinar como você pode adicionar mais oportunidades de compartilhamento de conhecimento. Por exemplo, você pode criar um guia de treinamento em seu wiki interno para novos contratados, incluindo informações relevantes como tutoriais, políticas e expectativas da empresa, declarações de missão, etc.

Além disso, você pode usar ferramentas como Rosquinha no Slack para emparelhar novos contratados com mentores ou amigos de integração para lhes dar uma recepção calorosa, compartilhe conversas casuais para ajudar a incutir um sentimento de pertença e criar conexões significativas.

Ter equipes coesas que trabalham perfeitamente juntas em projetos diferentes é vital em qualquer organização próspera. Você pode conseguir isso criando uma cultura colaborativa que capacita os membros da equipe a compartilhar ideias, conhecimento e habilidades para atingir um objetivo comum.

As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a impulsionar a colaboração, trazendo diferentes pessoas para trabalhar em um projeto, rastrear seu progresso, adicionar informações relevantes e se comunicar.

Você pode usar ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana para manter todos os membros da sua equipe informados para garantir que eles trabalhem em sinergia. O Asana torna mais fácil para todos acessar, localizar e compartilhar informações em um só lugar. Esta ferramenta pode melhorar a produtividade da sua equipe, ajudando você a organizar todos os seus projetos e sabendo no que todos estão trabalhando para evitar a duplicação de esforços.

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Melhore a produtividade do seu local de trabalho com o compartilhamento de conhecimento

O compartilhamento do conhecimento é um dos pilares de qualquer organização produtiva.

Você pode usar as dicas e ferramentas acima para aumentar o engajamento e a produtividade de sua equipe continuamente encorajando os funcionários existentes a compartilhar conhecimento e incutir esse valor em novas contratações da começar.

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