As 9 melhores maneiras de gerenciar sua equipe em equipes Microsoft

Com o Microsoft Teams, os membros remotos da equipe podem trabalhar juntos perfeitamente e aumentar a produtividade.

No entanto, um líder de equipe deve supervisionar o uso desta plataforma para evitar quaisquer circunstâncias inesperadas, como vazamento de dados e acesso não autorizado. Descubra como gerenciar o Microsoft Teams para equipes remotas.

1. Estratégia de criação e nomeação de equipe

Todas as principais partes interessadas devem ser capazes de criar uma nova equipe em Microsoft Teams. Porém, esse recurso não deve ser acessível a todos. Restrinja a permissão de criação de equipe aos administradores, gerentes ou pessoas que precisam do acesso.

A menos que você conheça o propósito ou a função de uma equipe, torna-se difícil gerenciá-los. Portanto, tenha uma convenção de nomenclatura eficaz em seu Azure Active Directory.

A convenção de nomenclatura refere-se a um estilo ou estrutura consistente de nomenclatura que todas as equipes seguirão. Este estilo de nomenclatura ajudará você a saber a descrição da equipe, função, região geográfica, nome do criador, etc.

2. Defina um ciclo de vida para dados e mensagens

Ter uma política de retenção de dados feita sob medida é essencial para cada equipe. Assim, você pode salvar as mensagens por um determinado intervalo de tempo, e os textos desaparecerão automaticamente após esse tempo, quando você não precisar deles. Analise seus projetos e defina o tempo para retenção de mensagens de acordo.

Você deve aplicar o mesmo processo aos dados de sua equipe, definindo o ciclo de vida. De acordo com a Microsoft, o ciclo começa quando você cria uma equipe e estabelece um canal. O meio do ciclo é quando a equipe colabora ativamente. O fim do ciclo significa que uma equipe atingiu o fim de sua vida após concluir as tarefas pretendidas.

3. Regular o acesso externo

A configuração padrão do Microsoft Teams permite que membros de equipes de outras organizações acessem dados de comunicação. Ele também permite que você configure reuniões com partes externas que usam Teams ou Zoom.

Relacionado: Os melhores fundos virtuais com zoom para qualquer reunião

Use esta configuração com cuidado para controlar quem pode acessar seus dados organizacionais. Você pode colocar um domínio específico na lista de bloqueio ou desbloquear alguns domínios para controlar o acesso.

Embora o acesso externo seja para outros membros de sua organização, o acesso de convidado refere-se a permitir que pessoas de fora de sua empresa acessem os dados da equipe. Se o seu trabalho envolve trabalhar em estreita colaboração com clientes ou parceiros terceirizados, você pode ativar esse recurso até certo ponto.

4. Elabore uma Política de Reuniões e Mensagens de Texto

O Microsoft Teams é uma plataforma para comunicação profissional e, quanto menos pessoal for, melhor. Crie políticas para mensagens e reuniões de acordo com os padrões organizacionais.

Controle ou proíba o uso de adesivos, GIFs e memes que não sejam profissionais. Você também pode permitir que um sistema de classificação de conteúdo localize qualquer conteúdo irritante.

Você também pode permitir que os usuários editem ou excluam qualquer mensagem enviada, mas lembre-se de que pode ser necessário refazer a mensagem original. A gravação e transcrição das reuniões das Equipes também são possíveis.

No entanto, considere esses recursos de acordo com a política da empresa e, se você decidir realizar essas ações, informe claramente a todos os participantes. Você também deve fornecer acesso direto às reuniões apenas para os membros da equipe, e os convidados devem ingressar após a aprovação.

5. Regular as integrações de aplicativos de terceiros

Como líder da equipe, você deve estar feliz com o recurso de integração de terceiros perfeito do Microsoft Teams. Porém, o fato de qualquer membro poder integrar um aplicativo compatível pode se tornar um motivo de preocupação para você. Você deve manter os canais do Microsoft Teams limpos e seguros.

Para isso, você deve permitir apenas uma lista específica de aplicativos de terceiros para integração. Você pode visitar o Página de gerenciamento de aplicativos do centro de administração do Microsoft Teams para gerenciar os aplicativos do Teams que você deseja permitir aos seus colegas. Lá, você também pode modificar a experiência do aplicativo de terceiros para usuários individuais.

6. Auditar chamadas e mensagens

Os administradores do Microsoft Teams podem verificar e auditar o histórico de chamadas de qualquer membro nos últimos 30 dias. Você pode usar os dados do histórico de chamadas do indivíduo, tráfego, fone de ouvido, qualidade da rede, etc., para resolver os problemas de comunicação que eles enfrentam.

Relacionado: Microsoft Teams vs. Local de trabalho do Facebook: qual você deve usar?

Você também pode acessar os dados de tendências de qualidade das chamadas dos últimos 90 dias no portal legado do Skype for Business para obter uma visão geral do desempenho da rede.

7. Definir uma regra para classificação de dados

A categorização de dados é o método que fornece informações cruciais sobre o nível de sensibilidade dos dados. Com essa classificação, você pode saber a localização de dados confidenciais, seus fatores de risco e como os membros da equipe estão usando os dados. Para saber essas informações facilmente por meio da categorização, defina um esquema de classificação de dados.

Este conjunto de regras explicará claramente as opções disponíveis para os usuários finais. Portanto, defina as regras em uma linguagem fácil de entender. Aplique as regras de classificação para todas as equipes da Microsoft.

Depois de ter o esquema de classificação em vigor, você também pode criar e implementar prevenção contra perda de dados (DLP), rótulos de retenção, etc.

Os membros da sua equipe precisam de liberdade para incluir novos recursos, mas isso não deve colocar em risco a segurança dos dados a qualquer custo. Você pode oferecer uma solução viável para este problema personalizando o configurações de segurança do Microsoft Teams de acordo com os níveis de confidencialidade do projeto.

Dependendo da finalidade dos dados, você pode até adicionar mais restrições, como desativar o compartilhamento de link. Como o Teams é uma plataforma unificada integrada a outros aplicativos do Microsoft 365, você precisa passar por vários níveis de autorização para realizar configurações em vários centros de administração.

Ao gerenciar as configurações, considere a importância de cada equipe para chegar às configurações apropriadas.

9. Treine sua equipe nas políticas de equipes de MS

É improvável que um único membro da equipe descubra a melhor maneira de aproveitar ao máximo o Microsoft Teams. Portanto, você precisa colaborar para explorar e crescer usando esta plataforma. Quer sua equipe esteja prestes a usar o Teams pela primeira vez, ou já há algum tempo, uma sessão de treinamento regular será útil.

Lá, as pessoas podem compartilhar suas experiências no Microsoft Teams com outras pessoas. Eles também podem falar sobre quaisquer problemas anteriores com as equipes e como lidam com esses problemas de forma eficaz. Você também pode anotar suas sugestões e implementar as viáveis.

Colaboração de equipe sem esforço

A utilização adequada de ferramentas é a chave para o sucesso de qualquer equipe ou projeto. Portanto, é responsabilidade do líder da equipe fazer cumprir um conjunto de regras que organizam a maneira como os membros se comunicam e colaboram.

As dicas acima irão ajudá-lo a garantir que sua equipe use o aplicativo Teams para uma comunicação produtiva da equipe.

7 dicas e ferramentas para se comunicar com clientes e equipes em tempo real

Quer você seja um temporário ou freelancer, saber como comunicar assuntos relacionados ao trabalho ajuda a manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Descubra mais!

Leia a seguir

Sobre o autor